Drogi czytelniku w paru artykułach postaram się przybliżyć problematyczne sytuacje z którymi zmagałam się w swojej codziennej pracy. Może ktoś z Was miał podobny przypadek i w chwili obecnej boryka się z problemem jak w danej sytuacji postąpić i jakie ma możliwości. Mam nadzieję, że artykuły chociaż części z Was okażą się pomocne.

W dzisiejszym artykule zajmiemy się problemem stanowisk kierowniczych w jednostkach budżetowych i możliwości prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące takie funkcje.

Opis zdarzenia

W jednostce budżetowej pracownik na stanowisku Inspektora od 3 lat pełni obowiązki kierownika działu merytorycznego. Jako p.o. kierownika posiada upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta/burmistrza/prezydenta. Wydawanie decyzji administracyjnych ma wpisane w zakres czynności. Pracownik, o którym mowa w okresie od 15.01.2024 r. – 31.03.2024 r. był nieobecny w pracy z powodu choroby. Dnia 02.04.2024 r. tj. po powrocie do pracy poinformował pracodawcę o tym, że w dniu 26.02.2024 r. założył działalność gospodarczą, której przedmiotem jest świadczenie usług kurierskich. Oświadczył również, że za miesiąc planuje zrezygnować z działalności gospodarczej.

Powstały problem

Opisana wyżej sytuacja niestety narusza dwa akty prawne. Po pierwsze ustawę o pracownikach samorządowych, a po drugie ustawę o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne. Pracownik, o którym mowa nie tylko przekroczył ustawowy 30 dniowy termin na poinformowanie pracodawcy o założeniu własnej działalności gospodarczej, ale także  jako osoba posiadająca upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta/burmistrza/prezydenta naruszył ustawowy zakaz prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z tym, że przede wszystkim w takiej sytuacji upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych powinno zostać dla tego pracownika cofnięte, nie może on dłużej pełnić obowiązków kierownika działu merytorycznego. Tym samym powstał problem na jakie stanowisko „wróci” pracownik skoro pełnił obowiązki kierownika przez okres 3 lat, a więc posiada kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, które uprawnia go do zajmowania stanowiska wyższego aniżeli stanowisko Inspektora.

Rozwiązanie problemu

W omawianym przypadku nie ma znaczenia, że pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, przebywanie na nim nie zwalniało go z obowiązku poinformowania pracodawcy o fakcie rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej. Nie ma także znaczenia charakter prowadzonej przez pracownika działalności i to, że za miesiąc tej działalności prowadzić nie będzie, gdyż fakt posiadania przez pracownika upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnej wyklucza go z: możliwości prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek lub wspólnie z innymi osobami, zarządzania taką działalnością,  pełnienia funkcji przedstawiciela lub pełnomocnika w prowadzeniu takiej działalności. Wobec powyższego pracodawca może z takim pracownikiem rozwiązać umowę o pracę w trybie art. 52 KP bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jeśli jednak pracodawca z pewnych względów nie chce tego robić, powinien takiego pracownika odwołać ze stanowiska wraz z cofnięciem mu upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych. Pracodawca po ściągnięciu pracownika z pełnienia obowiązków kierownika działu merytorycznego może:

• zostawić go na obecnym stanowisku pracy tj. Inspektor i obniżyć mu kategorie zaszeregowania oraz wynagrodzenie zasadnicze (oczywiście w takim przypadku pracownik traci również dodatek funkcyjny). Dzieje się tak dlatego, że pracownik nie zajmował stanowiska kierowniczego, a jedynie pełnił obowiązki kierownika, wobec tego formalnie nie awansował. Obniżenie wynagrodzenia zasadniczego wraz z obniżeniem kategorii zaszeregowania również ma swoje uzasadnienie, gdyż zarówno kategoria zaszeregowania jak i wynagrodzenie zasadnicze było ustalone na czas pełnienia przez pracownika powierzonych mu obowiązków. Oprócz ściągnięcia pracownika z pełnionej funkcji pracodawca powinien również w takim przypadku zastosować jedną z kar porządkowych zgodnie z art. 109 Kodeksu pracy, gdyż pracownik nie dotrzymał ustawowego terminu złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej.
• ściągnąć pracownika z pełnienia funkcji kierownika i formalnie go awansować na wyższe stanowisko niż obecnie zajmowane, kierując się w tym przypadku doświadczeniem i kwalifikacjami pracownika. Pamiętajmy, aby w takim przypadku zwrócić uwagę na przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin awansu zawodowego), a mianowicie czy taki awans (np. o kilka stanowisk „w górę”) nie narusza wspomnianych przepisów. W mojej opinii pomimo awansu wobec pracownika powinna być zastosowana kara porządkowa, gdyż nie został dotrzymany termin złożenia oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej. Przy zastosowaniu takiego rozwiązania możemy mówić o  pewnej niekonsekwencji w działaniu, gdyż z jednej strony pracownik za rażące naruszenie obowiązków pracowniczych jest nagradzany formalnym awansem zawodowym, a z drugiej karany np. karą upomnienia.

Kończąc dodam, że w jednostce w której pracuję zastosowaliśmy pierwsze rozwiązanie i w mojej opinii jest ono najbardziej prawidłowe.

Podstawy prawne:

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne.

 Autor: Magdalena Łapaj

Mimo ugruntowanego w praktyce art. 105 ust. 1 Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 901 ze zm.), powoływanej dalej Ups, w kwestii dotyczącej wydawania zaświadczeń przez pracodawców na wniosek OPS/CUS, nadal napotykamy trudności.

Pracodawcy nadal często odmawiają wydania takiego zaświadczenia, uzasadniając brakiem podstaw prawnych w wyżej cyt. przepisie (twierdząc, że nie są wymienieni enumeratywnie, z nazwy) lub zasłaniają się ochroną danych osobowych czy naruszeniem dóbr osobistych pracownika. Zdarza się także odmowa „bo szef tak kazał”.

Jednakże dostrzegam inny problem, po stronie OPS/CUS. Bardzo często posługujemy się wyłącznie art. 105 ust. 1 Ups. Naszą rolą – administracji – jest przekonanie adresata, aby wydał nam wymagane zaświadczenie, tak więc szczegółową podstawą prawną będzie nie tylko art. 105 ust. 1 Ups, ale także art. 77 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Przepisy te stanowią prawidłową podstawę prawną do żądania m. in. informacji o zarobkach pracownika w formie zaświadczenia.

Uprawnienie do żądania informacji po stronie OPS/CUS jest wykorzystywane zwłaszcza w sytuacjach, gdy istnieje wątpliwość dotycząca danych przedstawionych przez osobę lub rodzinę starającą się o przyznanie pomocy, albo gdy występują trudności z przeprowadzeniem wywiadu środowiskowego. Wobec powyższego powinniśmy w piśmie zasygnalizować, że toczy się postępowanie w sprawie „Kowalskiego”. A pracodawca ma obowiązek udostępnić informacje, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczeń z pomocy społecznej, dla np.: ustalenia wysokości odpłatności za świadczenia z pomocy społecznej lub dla weryfikacji uprawnień do świadczeń z pomocy społecznej, wysokości tych świadczeń lub odpłatności za te świadczenia. Warto napomknąć, że przekazane informacje, OPS/CUS będzie traktować jako dowód w postępowaniu administracyjnym z zakresu pomocy społecznej.

W piśmie do potencjalnego pracodawcy warto dopisać, że jest on zobowiązany udzielić informacji, wydać zaświadczenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku kierownika OPS, dyrektora CUS lub pracownika socjalnego.

Co istotne, dostęp do informacji tego rodzaju nie wymaga wyrażenia zgody przez pracownika, którego dane dotyczą. Orzecznictwo w tym zakresie nie jest bogate, lecz nie należy zapominać, że informacje mające znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczenia z pomocy społecznej mogą zostać pozyskane – niezależnie od woli strony – w trybie, o którym mowa w art. 105 ust. 1 Ups (WSA we Wrocławiu z 5 lutego 2015 r., IV SAB/Wr 288/14, LEX nr 2038684).

W przypadku odmowy, bądź przekroczenia ustawowego terminu, zapewne należy ponaglić dany podmiot, ale też mamy prawo zawiadomić zwierzchnika podmiotu nierealizującego obowiązku określonego w przedmiotowym przepisie.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 3 sierpnia 2024 r.

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, wyboru lub powołania w jednostkach samorządu terytorialnego staje się pracownikiem samorządowym. W jednostkach samorządu terytorialnego zatrudniać możemy pracowników na stanowiska urzędnicze oraz stanowiska pomocnicze i obsługi. Rekrutację w formie procedury konkursowej przeprowadzamy w stosunku do zatrudnienia osób na wolne stanowiska urzędnicze. W większości jednostek samorządu terytorialnego procedury konkursowe określa regulamin wewnętrzny tych jednostek. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze winno być podane do publicznej wiadomości na stronie BIP oraz na tablicy ogłoszeń jednostki, w której nabór jest ogłoszony. Ogłoszenie, o którym mowa winno zawierać:

• nazwę i adres jednostki ogłaszającej nabór,
• nazwę wolnego stanowiska pracy,
• określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
• wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,
• informację o warunkach pracy na danym stanowisku,
• informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%,
• wskazanie wymaganych dokumentów,
• określenie terminu i miejsca składania dokumentów.

Musimy pamiętać, że ostateczny termin składania wymaganych dokumentów przez kandydatów nie może być krótszy aniżeli 10 dni od dnia ogłoszenia naboru na stronie BIP.

                Do przeprowadzenia procedury konkursowej zazwyczaj kierownik jednostki powołuje komisję rekrutacyjną, a z przeprowadzonego naboru sporządza się protokół który zawiera:

• nazwę stanowiska,
• liczbę kandydatów,
• liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
• informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
• uzasadnienie dokonanego wyboru;
• skład komisji przeprowadzającej nabór.

                Informacja o wyniku naboru ogłaszana jest na stronie BIP oraz na tablicy ogłoszeń jednostki, w której przeprowadzany był nabór na wolne stanowisko urzędnicze nawet jeśli komisja konkursowa nie wyłoniła spośród kandydatów odpowiedniej osoby.

Jeśli jednak taki kandydat został wybrany możemy z nim zawrzeć umowę o prace na:

• czas określony – jest to umowa terminowa, czyli zawarta na określony czas jej trwania. W zakresie zawierania umów na czas określony kierujemy się zasadą 3/33 (łączny stosunek pracy pomiędzy tymi samymi podmiotami nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba zawartych umów o pracę  nie może przekroczyć 3)
• nieokreślony – czyli umowa, która nie określa terminu jej zakończenia.

W przypadku zatrudniania pracowników samorządowych nie ma zastosowania forma umowy na czas próbny. Pamiętajmy, jednak, że jeżeli zatrudniamy osobę, która nigdy wcześniej nie pracowała na stanowisku urzędniczym, jedyną dopuszczalną formą umowy w takim przypadku jest umowa o pracę na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy, w celu odbycia służby przygotowawczej. Służba przygotowawcza, która stanowi formę teoretycznego i praktycznego przygotowania pracownika do wykonywania swoich obowiązków służbowych, kończy się egzaminem. Pozytywny wynik egzaminu warunkuje dalsze zatrudnienia pracownika. Służba przygotowawcza nie może trwać dłużej aniżeli 3 miesiące. 

                Przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych, każdy pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym w obecności kierownika jednostki składa ślubowanie o ustawowo określonej treści.

Pamiętajmy, że procedury konkursowej nie musimy przeprowadzać w stosunku do zatrudnia osób na wolne stanowisko urzędnicze na czas zastępstwa za długotrwale nieobecnego pracownika oraz co do naboru na wolne stanowiska pomocnicze i obsługi.

                Jak zapewne można zauważyć zatrudnianie pracownika samorządowego jest bardziej skomplikowane w swojej formie aniżeli zatrudnianie pracownika w sektorze prywatnym, gdyż nie opiera się ono jedynie o przepisy Kodeksu Pracy, ale także o ustawę o pracownikach samorządowych.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U.2022.530 t.j.),
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U.2023.0.1465 t.j.)

 Autor: Magdalena Łapaj

Zapewne od kilku tygodni słyszymy mnóstwo informacji na temat dodatków w wysokości 1 000 zł dla pracowników pomocy społecznej. Czy dodatki te przysługiwać będą wszystkim pracownikom pomocy społecznej? Oczywiście, że nie. Coś co pięknie wybrzmiewa w mediach nie koniecznie ma swoje odzwierciedlenie na pasku wynagrodzenia pracownika samorządowego zatrudnionego w jednostkach zajmujących się zadaniami z zakresu pomocy społecznej.

                Z opublikowanych w Monitorze Polskim uchwał wynika, że dodatek w wysokości 1 000 zł przysługiwać będzie w ramach 4 programów dofinansowań:

• dodatków motywacyjnych wraz z pochodnymi od wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę  w jednostkach pomocy społecznej,
• dodatków wraz z pochodnymi od wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w tzw. systemie pieczy zastępczej i wspierania rodziny.,
• dodatków wraz z pochodnymi od wynagrodzeń osobom prowadzącym rodzinne domy dziecka oraz zawodowym rodzicom zastępczym,
• dodatków motywacyjnych oraz pochodnych od tych wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w samorządowych instytucjach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3.

Wobec powyższych informacji wypłatą dodatku objęte zostaną następujące grupy zawodowe:

• Pracownicy pomocy społecznej,
• Asystenci rodziny ,
• Koordynatorzy rodzinnej pieczy zastępczej,
• Pracownicy placówek opiekuńczo-wychowawczych,
• Osoby zatrudnione do pomocy w rodzinach zastępczych zawodowych i rodzinnych domach dziecka na podstawie umowy o pracę,
• Pracownicy regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych,
• Pracownicy interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych,
• Pracownicy placówek wsparcia dziennego,
• Pracownicy instytucji opieki nad dziećmi w wieku do 3 lat prowadzonych przez samorządy, czyli żłobki, kluby dziecięce, i dziennych opiekunów,
• Osoby pełniące funkcje rodzin zastępczych zawodowych i prowadzących rodzinne domy dziecka,

                W uzasadnieniu uchwał czytamy, że dodatek w wysokości 1 000 zł jest formą docenienia ciężkiej pracy pracowników pomocy społecznej i służyć ma wzmocnieniu prestiżu zawodowego tej grupy pracowników. Dlaczego, więc obejmuje ona tylko wybrane grupy zawodowe pracowników zatrudnionych w jednostkach pomocy społecznej? Przecież w jednostkach tych zatrudnieni są także m.in. pracownicy merytoryczni wydający decyzje administracyjne w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych czy świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Dlaczego dodatkiem nie zostały objęte również centra świadczeń, które realizują również inne zadania z zakresu pomocy społecznej takie jak np. dodatki mieszkaniowe?

Czy takie „docenienie” tylko pracowników pomocy społecznej do końca jest sprawiedliwe? Musimy zdawać sobie sprawę z bałaganu, który za chwile powstanie w znacznej większości ośrodków pomocy społecznej, w których to jeden pracownik merytoryczny realizujący zadania z zakresu pomocy społecznej będzie zarabiać o 1 000 zł brutto więcej, aniżeli pracownik merytoryczny zatrudniony na równorzędnym stanowisku pracy, który realizuje zadania z zakresu świadczeń rodzinnych. Mało z tego dojdzie do sytuacji, w której szeregowy pracownik zatrudniony w ośrodku pomocy społecznej będzie otrzymywać zbliżone wynagrodzenie do pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w centrum świadczeń. Kolejną ważną kwestią jest to, że taka forma wsparcia dla określonych grup zawodowych będzie dla nich nie korzystna chociażby z tego powodu, że dodatek ten nie będzie wliczany np. do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dzieje się tak dlatego, gdyż pracownicy mają otrzymać dodatek w ramach czasowego programu, a nie podwyżkę  stałych składników swojego wynagrodzenia. Należy zwrócić również uwagę na fakt, że pracownicy nie otrzymując podwyżki swojego wynagrodzenia zasadniczego, a jedynie dodatek, muszą liczyć się z tym, że wysokość ich zarobków będzie zależała od przyjmowania kolejnych programów na kolejne lata. A co z podwyżkami wynagrodzeń pozostałych pracowników samorządowych? Czy mają zbyt niskie kwalifikacje i wykazują mniejsze zaangażowanie w realizację swoich obowiązków? No cóż co do tego tematu były tylko apele rządzących o wygospodarowanie przez prezydentów, wójtów i burmistrzów środków finansowych na przeprowadzenie podwyżek, bez wskazania samorządom jak przy tak niskich dochodach budżetowych wygospodarować środki na ten cel. Jak to jest, że na dodatki do wynagrodzenia dla części pracowników samorządowych środki finansowe zostaną przekazane, a na dodatki czy podwyżki dla pozostałych pracowników samorządowych rząd ogranicza się do apeli. Nadmienię, iż ustawodawca szykuje kolejną podwyżkę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych za którą oczywiście nie płyną przekazywane z budżetu środki finansowe (czyt. artykuł Skutki wprowadzenia zapowiadanych zmian rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych).

                Dodatki w wysokości 1 000 zł mają przysługiwać od 1 lipca 2024 r., a środki finansowe na ich wypłatę mają pochodzić z budżetu państwa. Budżet Programu w latach 2024-2027 jak podaje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przewidywany jest na kwotę 2,08 mld zł. W chwili obecnej gminy mogą składać zapotrzebowania na środki finansowe na ten cel do wojewodów.

 Autor: Magdalena Łapaj

W swojej pracy zawodowej nierzadko spotykam się z problemem, tzw. pasków do wynagrodzeń. Czy pracodawca jest zobowiązany wydać zatrudnionemu pracownikowi pasek każdego miesiąca? Wydawało mi się, że zagadnienie to jest ugruntowane w zakładach pracy, jednakże praktyka uświadamia mnie, że pracodawcy nadal mają z tym problem.

Bardzo często posługujemy się pojęciem „pasek wynagrodzeń”. Brak jest w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465), powoływanej dalej Kp. wyjaśnienia tego pojęcia, a nawet należy dostrzec, że ustawodawca nie posługuje się tym pojęciem. Oznacza to, że jest to potoczne określenie dokumentu zawierającego miesięczne zestawienie składników płacowych, na które składa się indywidualne wynagrodzenie pracownika.

Zgodnie z art. 149 § 1 Kp pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca zobowiązany jest udostępnić taką ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Z takiej ewidencji pracodawca wylicza pracownikowi jego miesięczne wynagrodzenie uwzględniając jego obecności, nieobecności w pracy usprawiedliwione w tym np. zwolnienia lekarskie, prace w godzinach nadliczbowych i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Pracodawca obowiązany jest udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie. Chodzi tu o umożliwienie pracownikowi kontrolowania, czy prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie rozbieżności oceny pracownik może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do społecznej inspekcji pracy lub Państwowej Inspekcji Pracy, a także wystąpić do sądu z odpowiednim roszczeniem majątkowym, np. o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Sąd wówczas w toku postępowania dowodowego będzie badał, czy ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie odmowy udostępnienia pracownikowi ewidencji jego czasu pracy może on zwrócić się z prośbą o interwencję do reprezentującej go zakładowej organizacji związkowej oraz do społecznej lub Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca nie może jednak udostępniać związkom zawodowym ewidencji czasu pracy bez wiedzy i woli zainteresowanego pracownika (M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV). Ta wspomniana ewidencja czasu pracy odzwierciedla jakie pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 85 § 5 Kp pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Przepis stanowi, że chodzi o dokumentację, na podstawie której pracodawca obliczył wynagrodzenie za pracę. Obejmuje ona wszystkie materiały źródłowe, bez względu na ich nazwę. W utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego (Uchwała SN z dnia 13 sierpnia 2013 r., III CZP 21/13) dominuje pogląd, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia innym osobom (bez podstawy prawnej) może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1610 ze zm.). Oznacza to, że udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych nie powinno obejmować danych innych pracowników. Pracownik może milczeć w zakresie wysokości swojego wynagrodzenia, jednakże jeżeli ma wolę jego ujawnienia, może to zrobić (pod warunkiem, że umowa łącząca go z pracodawcą nie zawiera w tym zakresie zakazów ujawniania wynagrodzenia).

Wracając na grunt art. 85 § 5 Kp wydawanie pracownikom comiesięcznych pasków płacowych nie należy do obowiązków pracodawcy. Jeśli w regulaminie zakładu pracy, pracodawca reguluje, że będzie sporządzać paski płacowe, to w takim przypadku ma on obowiązek sporządzać. Pracodawca może wydać paski wynagrodzeń w formie papierowej jak i elektronicznej. Elektroniczne paski płacowe, mają na celu ułatwienie dostępu pracowników do swoich danych. Jeśli będzie on wysyłany na jego adres e-mail, należy wówczas od pracownika uzyskać pisemną zgodę na tą czynność. Pracodawca ma inne możliwości elektronicznego przekazywania pasków wynagrodzeń np. poprzez logowanie się do programu obsługującego płace u danego pracodawcy. W tym przypadku pracodawca przekazuje pracownikowi login i startowe hasło, które pracownik powinien zmienić. Elektroniczne przekazywanie pasków zobowiązuje administratora danych czyli pracodawcę do przestrzegania przepisów ochrony danych jak i zapewnienia w tym zakresie technicznych i organizacyjnych zabezpieczeń.

Reasumując, pracownik zawsze może żądać wydania paska płac, ale Kp nie uwzględnia przymusu wydania takiego dokumentu. Mimo, że nie jest to obowiązek, to pracodawcy zazwyczaj decydują się wydać paski wynagrodzeń. Przekazując paski wynagrodzeń nie muszą odpowiadać na pytania dotyczące wynagrodzenia, a pracownicy mogą zweryfikować, jak zostało policzone ich wynagrodzenie do wypłaty.

Nie może umknąć uwadze fakt, że zgodnie z art. 41 ust. 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 497) płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu raport w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji. Raport ten powinien zawierać w szczególności: zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek i inne.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 19 czerwiec 2024 r.

Drodzy Czytelnicy,

dziś przedstawię Wam temat związany z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Czy przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS wymaga zgody?

Pierwszą istotną kwestią, którą musimy rozważyć, jest fakt, że przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS nie wymaga zbierania zgód od pracowników i innych osób uprawnionych do świadczeń z tego funduszu. Pewnie zastanawiacie się, dlaczego tak jest. Otóż zarówno art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak i art. 6 ust. 1 lit. c RODO stanowią w tym zakresie podstawę prawną do pozyskiwania danych osobowych od uprawnionych osób przez pracodawcę lub byłego pracodawcę.

Jakie dokumenty może przetwarzać pracodawca w ramach ZFŚS?

W celu przyznania pomocy socjalnej, pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika oraz członków jego rodziny. Ważne jest jednak, aby przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do realizacji celu, w jakim zostały one pozyskane, i przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Udostępnienie pracodawcy danych dotyczących sytuacji materialnej i bytowej pracownika następuje w formie oświadczenia pracownika.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia, może żądać udokumentowania danych podanych przez pracownika. Dokumenty te mogą być użyte jedynie do weryfikacji oświadczenia i nie mogą być przechowywane przez pracodawcę po zakończeniu weryfikacji.

Jakie jeszcze dane może przetwarzać pracodawca?

Pracodawca, oprócz danych dotyczących dochodów pracownika i członków jego rodziny, może także przetwarzać dane osobowe dotyczące zdrowia, zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO. Przetwarzanie tych danych jest upoważnione tylko przez pracodawcę, a pracownik, który ma do nich dostęp, musi posiadać pisemne upoważnienie oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy tych danych.

Obowiązki pracodawcy w ramach przetwarzania danych osobowych

Jednym z obowiązków pracodawcy jest konieczność corocznego sprawdzania, jakie dane są przetwarzane, oraz usuwanie zbędnych danych z dokumentacji dotyczącej ZFŚS. Oznacza to, że pracodawcy muszą dokonywać corocznych przeglądów dokumentacji, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie niezbędne dane.

Dane, które powinny być zachowane w dokumentacji ZFŚS, to dokumenty poświadczające sytuację socjalną osób uprawnionych oraz inne dokumenty, które mogą stanowić dowód poprawności przyznanych świadczeń z ZFŚS w przypadku roszczeń odpowiednich organów.

Pracodawca ma również obowiązek przekazania osobie uprawnionej do ZFŚS informacji określonych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Jednakże nie jest zobowiązany do przekazywania takich informacji członkom rodziny osoby uprawnionej, zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c) RODO.

Aktualizacja regulaminu ZFŚS

Pamiętajmy również o konieczności uzupełnienia regulaminów ZFŚS o przepisy RODO. Jednym z najczęstszych błędów pokontrolnych jest nieuaktualnianie zapisów regulaminu ZFŚS do nowych przepisów.

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł przybliżył Wam temat przetwarzania danych osobowych w dokumentacji ZFŚS. Zachęcam do śledzenia kolejnych publikacji, w których będę poruszać istotne zagadnienia związane z tą tematyką.

 Autor: Magdalena Łapaj