Informacja o warunkach zatrudnienia i jej aktualizacja w dobie obowiązujących przepisów.

Obowiązek przekazywania pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia jak zapewne wiemy został wprowadzony w 2023 roku. Informacja ta jest dokumentem określającym obowiązki i uprawnienia pracownika i powinno się w nim zawrzeć:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
  • przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
  • przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
  • zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
  • w przypadku pracy zmianowej –zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
  • w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy –zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
  • innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych w tym informacji o świadczeniach jednorazowych np. odprawach emerytalno-rentowych.
  • wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania,
  •  obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia,
  • prawie pracownika do szkoleń jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
  • układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje nazwie takich organów lub instytucji,
  • w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy,

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być doręczona przez pracodawcę w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia  pracownika do pracy. Pamiętajmy, że dokument ten zgodnie z obowiązującymi przepisami może być przekazany w formie papierowej bądź też elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym. Jeśli pracodawca otrzyma pisemny lub elektronicznego wniosek o wystawienie takiej informacji od pracownika pozostającego z nim w stosunku pracy, wtedy ma on 3 miesiące od dnia otrzymania takiego wniosku na przekazanie pracownikowi takiego dokumentu. Przy czym należy pamiętać, ze każda zmiana warunków zatrudnienia wymaga aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Taka aktualizacja powinna być sporządzona niezwłocznie, aby jeszcze przed obowiązywaniem zmian informacja o warunkach zatrudnienia została przekazana pracownikowi.

Jeśli chodzi o formę w jakiej powinniśmy sporządzić informację o warunkach zatrudnienia, są tak na dobrą sprawę dwa sposoby. Jeden z nich to po prostu wskazanie przepisów z jakich wynika dany obowiązek czy tez uprawnienie, drugi to forma opisowa, która w sposób szczegółowy opisuje indywidualne obowiązki i uprawnienia danego pracownika.

Pamiętajmy także, że nieprzekazanie informacji o warunkach zatrudnienia nowo zatrudnionemu pracownikowi oraz nieuaktualnianie informacji pracownikom już zatrudnionym zgodnie z art. 281 § 1 jest wykroczeniem i podlega krze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. W kolejnych artykułach znajdziecie dwa wzory informacji o warunkach zatrudnienia, które może przydadzą się w Waszej codziennej pracy.

Autor: Magdalena Łapaj

Staż pracy, a świadczenia pracownicze.

Drodzy Czytelnicy zapewne każdy z nas w swojej codziennej pracy spotyka się z terminem stażu pracy. Jest on szczególnie ważny ze względów płacowych w sferze finansów publicznych. Jak zapewne wiemy to staż pracy uprawnia pracownika zatrudnionego chociażby w jednostce budżetowej do niektórych korzyści, a są to m.in.:

  • Prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego,
  • Prawo do nagrody jubileuszowej.
  • Prawo do dodatku stażowego.
  • Możliwość awansu zawodowego.

Jeśli chodzi o kwestię urlopu wypoczynkowego zgodnie z Kodeksem Pracy pracownikowi należy się:

  • 20 dni urlopu wypoczynkowego dla zatrudnionych krócej niż 10 lat.
  • 26 dni urlopu wypoczynkowego dla zatrudnionych co najmniej 10 lat.

Do okresów zatrudnienia wliczamy wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy, a także okres nauki.

Prawo do nagrody jubileuszowej pracownik nabywa po raz pierwszy po 20 latach udokumentowanego stażu pracy. Do stażu pracy uprawniającego do wypłaty nagrody jubileuszowej wlicza się okresy:

  • zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.
  • prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie,
  • pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
  • przebywania na urlopie wychowawczym.

Ważny w tym przypadku jest fakt udokumentowania stażu pracy przez pracownika i to na nim ciąży ten obowiązek. Musimy pamiętać, że pracownik w każdej chwili ma prawo do uzupełnienia dokumentów poświadczających jego staż pracy i jeśli te dokumenty poświadczą staż pracy uprawniający pracownika do nagrody jubileuszowej, nagrodę tą należy wypłacić. Wysokość nagrody jubileuszowej jest ściśle powiązana z udokumentowanym stażem pracy i wynosi ona:

  • po 20 latach pracy – 75% miesięcznego wynagrodzenia,
  • po 25 latach pracy -100% miesięcznego wynagrodzenia
  • po 30 latach pracy – 150% miesięcznego wynagrodzenia
  • po 35 latach pracy – 200% miesięcznego wynagrodzenia
  • po 40 latach pracy – 300% miesięcznego wynagrodzenia
  • po 45 latach pracy – 400% miesięcznego wynagrodzenia.

Prawo do dodatku stażowego pracownik samorządowy nabywa po raz pierwszy po 5 latach udokumentowanego stażu pracy. Dodatek ten po każdym przepracowanym roku zwiększa się o 1%, aż do osiągnięcia jego maksymalnego 20% poziomu. Dodatek stażowy naliczany jest od wynagrodzenia zasadniczego i wypłacany razem z nim. Pamiętajmy, że jeżeli nabycie prawa do dodatku za wysługę lat nastąpiło w trakcie miesiąca, to jego wypłata nastąpi w następnym miesiącu następującym po miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do tego dodatku. Przy obliczaniu wysokości dodatku stażowego brane są pod uwagę wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Często zapominamy o tym, że staż pracy jest także istotny w sytuacji, gdy pracownik samorządowy chciałby np. awansować. W tej sytuacji musi on spełniać minimalne wymagania kwalifikacyjne w zakresie wykształcenia i właśnie odpowiedniego stażu pracy, Minimalne wymagania kwalifikacyjne określono w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Wymóg odpowiedniego stażu pracy na poszczególnych stanowiskach kierowniczych i urzędniczych jest różny i zdarza się, że wlicza się do niego różne okresy aktywności zawodowej. I tak np. jeśli chodzi ,o objęcie stanowiska kierowniczego do wymaganego 4 letniego stażu pracy możemy wliczyć wykonywanie działalności gospodarczej o charakterze zgodnym z wymaganiami na tym stanowisku zgodnie z art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Staż pracy to nie tylko prawo do różnego rodzaju świadczenia pracowniczych ale także zdobyta wiedza, umiejętności i zdobyte doświadczenie. Niestety w dzisiejszych czasach często spotykam się z wygórowanymi oczekiwaniami osób rozpoczynających swoją karierę zawodową w samorządzie. Często osoby te zupełnie nie biorą pod uwagę tego, że aby zdobyć odpowiednią wiedzę i doświadczenie, a tym samym starać się o awans, potrzebny jest czas, a liczy się go właśnie na podstawie m. in. stażu pracy. Oczywiście jak zawsze od reguły zdarzają się wyjątki i nie zawsze długi staż pracy oznacza wysoko wykwalifikowanego i zaangażowanego pracownika. Niemniej jednak myślę, że większość z nas na pewne korzyści z pracy w samorządzie musiała sobie „zapracować” i tej świadomości niestety niektórym brak.

Autor: Magdalena Łapaj

Wybrane problemy kadrowo – płacowe.

W dzisiejszym artykule przedstawię Państwu dwa wybrane zagadnienia związanych z wypłatą i nabywaniem praw do niektórych świadczeń pracowniczych. Postaram się opisać dwa zdarzenia związane z wypłatą i nabywaniem prawa do nagrody jubileuszowej, z którymi w ostatnim czasie zetknęłam się w pracy.

Opis pierwszej sytuacji

Pracownik nabył prawa do nagrody jubileuszowej w dniu 25 lutego br. Jednostka zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania nagrodę tą wypłaciła w dniu wypłaty wynagrodzenia tj. 27 lutego.

Powstały problem

Czy postąpiono prawidłowo wypłacając nagrodę jubileuszową pracownikowi 2 dni po nabyciu prawa do jej wypłaty? Czy oprócz tego jednostka musi wypłacić pracownikowi odsetki za opóźnienie? Czy można wypłacić prawnikowi nagrodę jubileuszową wcześniej np. z wynagrodzeniem styczniowym?

Wyjaśnienie

Przepisy regulujące sprawy związane z nagrodami jubileuszowymi znajdziemy w ustawie z dni 21 listopada 2008 r o pracownikach samorządowych,  Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz orzecznictwem w tym zakresie nagroda jubileuszowa winna zostać wypłacona w dniu nabycia do niej prawa, chyba że dzień ten przypada w sobotę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy. Jeśli faktycznie tak się stanie nagroda jubileuszowa powinna zostać wypłacona w najbliższym dniu roboczym zgodnie z przepisami art. 115 Kodeksu Cywilnego. Jeśli przysługująca pracownikowi nagroda jubileuszowa z jakiś przyczyn zostanie mu wypłacona w późniejszym terminie pracownik może zażądać od pracodawcy zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie na zasadach wynikających z art. 481 § 1 k.c. Jeśli chodzi o wypłatę nagrody jubileuszowej przed terminem nabycia do niej prawa jest to działanie nieprawidłowe. Wypłata tego świadczenia pracowniczego przed terminem może nastąpić tylko w jednym przypadku. Wcześniejsza wypłata nagrody jubileuszowej jest możliwa tylko w przypadku ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę przez pracownika, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia ustania stosunku pracy. W takiej sytuacji zgodnie z  § 8 ust. 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych nagrodę tą wypłaca się w dniu ustania stosunku pracy.

Opis drugiej sytuacji

Pracownik zatrudniony w jednostce budżetowej przebywał na zwolnieniu lekarskim od 12.12.2024 r. do dnia 26.03.2025 r. W dniu 15.03.2025 r. nabył prawa do wypłaty nagrody jubileuszowej.

Powstały problem

Czy pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nagrodę jubileuszową podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim, czy po jego powrocie? W jakiej wysokości taka nagroda powinna zostać wypłacona skoro podstawą jej naliczenia jest wynagrodzenie należne w miesiącu nabycia do niej prawa, a w tym okresie pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim?

Wyjaśnienie

Pracodawca  w tej sytuacji powinien wypłacić nagrodę jubileuszową w dniu nabycia do niej na prawa bez znaczenia w tym przypadku jest przebywanie pracownika na zwolnieniu lekarskim. Zwolnienie lekarskie nie ma również znaczenia jeśli chodzi o wysokość podstawy nagrody jubileuszowej. Przepisy określające zasady przy ustalaniu podstawy tego świadczenia pracowniczego uregulowane są w § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z przytoczonym przepisem z podstawy wymiaru wspomnianej nagrody wyłącza się:

  • jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź za określone osiągnięcie,
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  • gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
  • wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  • ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
  • dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
  • nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  • odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy
  • jednorazowe i nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź konkretne osiągnięcia.

W związku z tym podstawa naliczenia nagrody jubileuszowej będzie składać się z wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej (bez pomniejszenia za czas nieobecności pracownika) oraz ze składników zmiennych ustalonych w średniej wysokości (jeśli takie wystąpiły).

Autor: Magdalena Łapaj

Nieodpłatne przekazanie środka trwałego pomiędzy jednostkami budżetowymi.

Moi Drodzy w chwili obecnej trwają prace nad prawidłowym sporządzeniem bilansów jednostek, w których pracujemy. Pewnie nie jeden z nas zastanawia się, czy operacje gospodarcze zaewidencjonowane w naszych księgach rachunkowych są poprawne. W dniu dzisiejszym zajmiemy się nieodpłatnym przekazaniem środka trwałego, jego ewidencją księgową na kontach bilansowych i pozabilansowych oraz jego ujęciu w sprawozdaniu finansowych i informacji dodatkowej.

Opis sytuacji

W grudniu 2024 roku jednostka budżetowa otrzymała nieodpłatnie serwer o wartości 48 500 zł od jednostki samorządu terytorialnego. Z otrzymanych dokumentów wynika, że dotychczasowe umorzenie wynosi 31 864,50 zł. Jednostka otrzymała od jednostki przekazującej dowód PT.

Problem

Jak prawidłowo zaewidencjonować środek trwały i jego dotychczasowe umorzenie? Na jakiej podstawie jednostka powinna zewidencjonować nieodpłatnie przekazany środek trwały? Czy jednostka powinna wystawić dowód OT poświadczający przyjęcie tego środka trwałego? Jak zaprezentować go w sprawozdaniu finansowym i informacji dodatkowej?

Proponowane rozwiązanie

Po pierwsze musimy pamiętać, że jeśli otrzymaliśmy nieodpłatnie środek trwały wraz z dowodem PT (przekazanie/przyjęcie środka trwałego), nie powinniśmy sporządzać dowodu OT (przyjęcie środka trwałego). Dzieje się tak dlatego, że dowód PT ma charakter przychodowo – rozchodowy, a więc będzie on stanowił podstawę wyksięgowania z ksiąg rachunkowych danego składnika majątku w jednostce przekazującej i zaksięgowania przyjęcia tego składnika w jednostce przyjmującej. Stosowanie dwóch dokumentów księgowych poświadczających tą samą operację gospodarczą jest nieprawidłowe. W omawianej sytuacji dowód PT w jednostce przyjmującej środek trwały powinien być zaewidencjonowany w następujący sposób:

  • Konto 071  „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” strona MA – kwota 31 864,50 zł
  • Konto 800 „Fundusz jednostki”, strona MA – kwota 16 635,50 zł
  • Konto 011 „Środki trwałe”, strona WN – kwota 48 500 zł.

Nie zapominajmy także o koncie pozabilansowym 976 na którym powinny znaleźć odzwierciedlenie wszystkie rozliczenia w danym roku pomiędzy jednostkami budżetowymi. Na koncie tym po stronie WN powinniśmy zaksięgować wartość netto otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych. Pamiętajmy, że wartość nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych wykazana na koncie 976 winna być tożsama z wartością zwiększenia funduszu jednostki z tego tytuły na koncie 800.

W sprawozdaniu finansowym na koniec roku obrotowego nieodpłatnie otrzymany środek trwały ujmiemy w pozycji 1.3 w wartości netto (wartość początkowa pomniejszona o umorzenia).

Nieodpłatne otrzymany serwer będzie także wykazany w zestawieniu zmian w funduszu jednostki w pozycjach dotyczących zwiększeniu funduszu.

Jeśli chodzi o ujęcie nieodpłatnie przekazanego środka trwałego w informacji dodatkowej zostanie on ujęty w tabeli :

  • Szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych zawierający stan tych aktywów na początek roku obrotowego, zwiększenia i zmniejszenia z tytułu: aktualizacji wartości, nabycia, rozchodu, przemieszczenia wewnętrznego oraz stan końcowy, a dla majątku amortyzowanego – podobne przedstawienie stanów i tytułów; w kolumnie „nabycie”
  • Zmiana stanu umorzenia/amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – stan na dzień 31 grudnia 2024 roku; w kolumnie „inne”

Jak sami widzimy księgowanie i ujęcie nieodpłatnie przekazanego środka trwałego wcale nie jest takie oczywiste. Zgodnie z zawartymi powyżej informacjami umorzony w całości nieodpłatnie przekazany środek trwały będzie „widoczny” tylko w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w tabeli dotyczącej środków trwałych oraz ich dotychczasowego umorzenia.

Autor: Magdalena Łapaj

Inwentaryzacja – czas na weryfikację sald

Drodzy czytelnicy w artykule dotyczącym inwentaryzacji wyjaśniłam, że inwentaryzacja w jednostce nie może zakończyć się z dniem 15 stycznia następnego roku budżetowego. Ostatnim etapem inwentaryzacji jest właśnie weryfikacja sald. Myślę, że czas bezpośrednio przypadający przed terminem sporządzenia przez nas sprawozdań finansowych jest odpowiednim momentem do przeprowadzenia takiej weryfikacji. Zatem pojawia się pytanie jakie salda kont powinniśmy weryfikować i jak poprawnie udokumentować ten etap inwentaryzacji. W dzisiejszym artykule postaram się to Państwu przybliżyć.

Weryfikacja sald ma służyć przede wszystkim sprawdzeniu poprawności przyjętych wartości do ksiąg rachunkowych. Powołany przez kierownika jednostki zespół weryfikacyjny powinien tej weryfikacji dokonywać z dokumentami źródłowymi. No i w tym miejscu może pojawić się zapytanie co rozumiemy poprzez pojęcie dokumentu źródłowego. Otóż jest to dokument stanowiący podstawę dokonanego zapisu księgowego. Poniżej przedstawię przykładowy zakres weryfikacji poszczególnych kont księgowych z określeniem dokumentów źródłowych.

KONTOPRZEDMIOT WERYFIKACJIDOKUMENT ŹRÓDŁOWY
011GruntyDokument potwierdzający własność.
020Wartości niematerialne i prawneDokument potwierdzający zakup.
080Środki trwałe w budowieDokumenty potwierdzające poniesione nakłady na budowę czy ulepszenie środka trwałego.
141Środki pieniężne w drodzeWyciąg bankowy
201Rozrachunki z dostawcami i odbiorcamiWeryfikacja odbywa się poprzez dopisanie/odpisanie wartości dokumentów, które wpłynęły do jednostki po 15 stycznia
221,226Należności publicznoprawneDecyzje administracyjne, postanowienia, protokoły, pisma, informacje, wyciągi bankowe.
222Rozliczenie dochodów budżetowychWyciągi bankowe oraz sprawozdania budżetowe za IV kwartał
223Rozliczenie wydatków budżetowychWyciągi bankowe oraz sprawozdania budżetowe za IV kwartał
225Rozrachunki z budżetamiPit-4R, listy płac, deklaracje
229Pozostałe rozrachunki publicznoprawneDeklaracja DRA, listy płac
231Rozrachunki z tytułu wynagrodzeńListy płac
234Pozostałe rozrachunki z pracownikamiListy płac, inne dokumenty stanowiące podstawę wypłaty
240Pozostałe rozrachunkiListy wypłat, listy płac,
290Odpisy aktualizująceDokument stanowiący podstawę do zaewidencjonowania odpisów aktualizujących w określonej wartości
800Fundusz jednostkim.in. Sprawozdania budżetowe za IV kwartał, dokumenty potwierdzające otrzymanie/przekazanie nieodpłatnie środka trwałego, sprawozdanie finansowe za rok poprzedni.
840Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodówm.in. Sprawozdania budżetowe za IV kwartał, decyzje, informacje, postanowienia itp.
851Zakładowy Fundusz Świadczeń SocjalnychWyciągi bankowe, listy wypłat świadczeń, dokumenty stanowiące podstawę do dokonania odpisu w określonej wysokości.
860Wynik FinansowyDokumenty stanowiące podstawę ewidencji wszystkich kosztów i przychodów
999Zaangażowanie wydatków budżetowych roku następnegoSprawozdania budżetowe za IV kwartał.

Pamiętajmy, że powyższa tabela stanowi tylko przykład, a szczegóły dotyczące inwentaryzacji powinny zostać określone w naszych instrukcjach inwentaryzacyjnych. Weryfikacja sald powinna być udokumentowana za pomocą protokołu, z którego jasno powinien wynikać jej przebieg oraz wyniki. Wyniki inwentaryzacji powinny być spójne z danymi ujmowanymi przez nas w sprawozdaniach finansowych. Dlatego też poprawne przeprowadzenie i zakończenie inwentaryzacji jest tak ważne. Do inwentaryzacji powinniśmy dołączyć zestawienie obrotów i sald kont analitycznych na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego.

Autor: Magdalena Łapaj

Sprawozdawczość budżetowa w 2025 roku i zamieszanie ze „środkami w drodze”.

Drodzy czytelnicy w ostatnim czasie na przeróżnych forach jest mnóstwo zapytań związanych z wejściem w życie nowego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 stycznia 2025 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Zamieszanie i wątpliwości budzi zmiana dotycząca wykreślenia ze wspomnianego aktu prawnego niektórych zapisów dotyczących wykazywania w kolumnie „dochody wykonane” tzw. „środków w drodze”. Całe zamieszanie wg mojej opinii wprowadził projekt owego rozporządzenia, w którym to zmiany dotyczące wyeliminowania obowiązku wykazywania w kolumnie „Dochody wykonane”, dochodów stanowiących wpłatę za pośrednictwem placówki pocztowej, w biurze usług płatniczych, w instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego, miały dotyczyć sprawozdania Rb-27s. Taka zmiana byłaby absurdalna, gdyż wymuszałaby wykazywanie dochodów wykonanych ze wspomnianych tytułów w sprawozdaniu Rb-27zz,  które to w części należnej gminie są wykazywane w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27s przez jednostkę samorządu terytorialnego. Na szczęście korekta zapisów projektu i finalna postać rozporządzenia zmiany, o których mowa wprowadziła zarówno do sprawozdania Rb-27s jak i Rb-27zz.(załączniku nr 38 do niniejszego rozporządzenia w rozdziale 1 §3 ust.1 pkt 4 oraz rozdziale 2 § 6 ust. 1 pkt 4). Wobec tego zarówno w sprawozdaniu Rb-27s jak i Rb-27zz nie wykazujemy wpłat zleconych na koniec danego okresu sprawozdawczego i zasilających rachunek jednostki z początkiem kolejnego okresu sprawozdawczego dokonanych za pośrednictwem: placówki pocztowej, w biurze usług płatniczych, w instytucji płatniczej lub w instytucji pieniądza elektronicznego.

Po rozmowach z pracownikami różnych instytucji pojawiła się jeszcze jedna wątpliwość. Czy we wspomnianych sprawozdaniach wykazywać jako „środki w drodze” wpłaty od dłużników dokonane za pośrednictwem przelewu bankowego z datą transakcji, która wskazywałaby dokonanie tego przelewu z datą przypadającą na koniec danego okresu sprawozdawczego, a której wpływ odnotowany jest na rachunku jednostki w kolejnym okresie sprawozdawczym. Przykład takiej wpłaty znajduje się poniżej:

PRZELEW PRZYCHODZĄCY 04.03.25

 Tytuł Płatności: Pan/Pani xxxxx

 Dane kontrahenta. : KOMORNIK xxxxxxx

 Nr Banku kontrahenta: xxxxxxxx

 Nr Rachunku bankowego kontrahenta: xxxxxxxx

 Data Stempla/przelewu: 28.02.2025

 Kwota Przekazu: xxxx PLN

Omawiając powstałą wątpliwość przypomnijmy sobie czym zgodnie z definicją są środki w drodze”. Najprościej rzecz ujmując, są to środki, które znajdują się pomiędzy kasą, a bankiem danej jednostki oraz środki pieniężne znajdujące się pomiędzy różnymi rachunkami bankowymi tej samej jednostki. Idąc dalej należy przytoczyć przepis rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, który mówi:

„(…) w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów powiększone o środki w drodze, które nie wpłynęły na rachunek bieżący – subkonto dochodów do końca okresu sprawozdawczego, stanowiące wpłaty z tytułu dochodów dokonanych w kasie jednostki i zapłaconych kartą płatniczą oraz wpłaty przekazane do banków w ramach zastępczej obsługi kasowej; (…)” Zgodnie z przytoczoną definicją „środka w drodze” omawiana wpłata nie jest środkiem pieniężnym, który znajduje się pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki, nie jest to również wpłata dokonana w kasie jednostki, wobec tego nie powinna ona zostać zewidencjonowana na koncie 141. Interpretując jednocześnie przytoczony przepis rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wpłata ta nie powinna być wykazana w kolumnie „dochody wykonane” w sprawozdaniach Rb-27s lub Rb-27zz. Powyższe podyktowane jest tym, że wpłata należności od komornika, o której mowa nie stanowi zasilenia konta bankowego jednostki na podstawie dokonanej płatności w kasie jednostki lub za pośrednictwem karty płatniczej czy zastępczej obsługi kasowej.

 Autor: Magdalena Łapaj

Co z kosztami obsługi na zadania zlecone? Czy przysługujące gminie koszty w pełni pokrywają koszty realizacji zadań zleconych?

Drodzy czytelnicy w dzisiejszym artykule postaram się z Wami podzielić swoimi spostrzeżeniami dotyczącymi kosztów realizacji zadań zleconych gminie oraz poziomu ich pokrycia z przyznanej dotacji.

Pracuję w dość dużej jednostce budżetowej na terenie Województwa Śląskiego i muszę Państwu powiedzieć, że w ostatnim czasie zaczęłam bardziej wnikliwie przyglądać się kosztom działalności własnej jednostki. Zapewne na przeróżnych branżowych stronach słychać opinie o tym, ze koszty obsługi zadań zleconych są nieadekwatne do ponoszonych przez gminę kosztów, ale czy faktycznie tak jest? Po wstępnej analizie budżetu zadań zleconych okazało się, że na zadania na które zgodnie z zgodnie z art. 49 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego gmina powinna otrzymać dotację w wysokości zapewniającej ich realizację, nie do końca gmina takie środki dotacyjne otrzymuje. A dlaczego tak się dzieje? Jak zapewne wiemy, poziom kosztów obsługi na poszczególnych zadaniach zleconych z reguły uzależniony jest od np. otrzymanej dotacji, wysokości wypłaconych świadczeń, bądź też od ilości wydanych rozstrzygnięć w sprawie. Jednak jeśli wskaźnik określający poziom tych kosztów pozostaje niezmienny od lat i ustawowo nie podlega on waloryzacji to zapewne w większości gmin poziom przysługujących kosztów obsługi zadań zleconych niestety nie jest współmierny z rosnącymi kosztami. Dlaczego wspominam o waloryzacji? Otóż od ostatniego czasu mamy do czynienia z dużą ilością zdarzeń gospodarczych, które to mają bezpośredni wpływ na wzrost kosztów, o których mowa, a mianowicie:

  • znaczące wzrosty wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
  • coroczne zmiany rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych,
  • wzrost kosztów związanych z bieżącym utrzymaniem takich jak np. zakup energii elektrycznej, usług i materiałów,
  • wzrost kosztów związanych z odpisem na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Czy na skutki finansowe powyższych zdarzeń gospodarczych gmina otrzymuje dodatkowe środki? Oczywiście, że nie i w związku z tym stoi przed wyborem pomiędzy redukcją etatów i jednoczesnym dodatkowym obciążeniu pracą innych pracowników, a dokładaniem z własnych środków do kosztów realizacji tych zadań. Ciekawym przypadkiem takiego zadania zleconego jest świadczenie wychowawcze, którym to zgodnie z nowelą do ustawy  o świadczeniu wychowawczym ma zajmować się Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ciekawym jest fakt, że w tejże ustawie nie ma wzmianki o tym, że do dnia dzisiejszego są gminy, w których wypłata tego świadczenia za stare okresy zasiłkowe w dalszym ciągu jest realizowana. Mało z tego w gminach tych sama obsługa nienależnie pobranego świadczenia wychowawczego wymaga utrzymania zatrudnienia i ponoszenia z tym związanych kosztów. Ile gmina dostaje? No przeważnie 2 000 zł rocznie…….pozostaje tylko przemilczeć ten przykry fakt.

Kolejnym takim przykładem jest świadczenie rodzinne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Poziom wskaźnika określającego wysokość kosztów obsługi nie zmienił się w tym przypadku od 2005 roku! Dla przypomnienia minimalne wynagrodzenie w 2005 roku wynosiło 849 zł, w roku 2025 wynosi 4 666 zł, co stanowi kwotę blisko 5,5 krotnie wyższą! Nie wspomnę już o wzrostach kosztów związanych z energią elektryczną, wodą, zakupem materiałów czy kosztem usług takich jak np. usługi pocztowe.  Fakt ilość wniosków dotyczących tych świadczeń rok rocznie spada, ale obsługa nienależnie pobranych świadczeń i obsługa dłużnika alimentacyjnego oraz realizacja nowych zapisów ustawowych wcale nie wpływa na zmniejszenie ilości pracy. Musze w tym miejscu wspomnieć, że gmina pobiera część dochodów z pozyskanych od dłużników alimentacyjnych należności. Te pozyskane dochody zgodnie z obowiązującymi przepisami w pierwszej kolejności powinna przeznaczyć na obsługę dłużników alimentacyjnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Zapewne w wielu gminach tak też się dzieje, lecz czy wysokość tych dochodów jest wystarczająca i pokrywa stronę wydatkową wspomnianego zadania? Od kilku lat niestety wysokość dochodów z tego tytułu ustawodawca ograniczył, wprowadzając zapis w art. 27 pkt. 11 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, zgodnie z którym wpłaty należności od dłużników winny być w pierwszej kolejności rozliczane na odsetki. Taki stan rzeczy jest niekorzystny jeszcze z jednego powodu, a mianowicie rozliczanie wpłat w ten sposób powoduje brak możliwości spłaty należności głównej przez dłużnika i ciągły przyrost należności wymagalnych.

Moi Drodzy temat jest bardzo rozległy i złożony, mogłabym przytaczać miliony takich przykładów. Jeśli jeszcze tego nie zrobiliście przyjrzyjcie się kosztom ponoszonym przez własną jednostkę. Ciekawa jestem czy macie podobne wnioski i spostrzeżenia. Reasumując, aby coś w kwestii finansowania zadań zleconych się zmieniło konieczne są natychmiastowe  zmiany ustawowe. Zmiany te powinny być poparte głębokimi analizami i zaproszeniem do rozmów strony samorządowej, która mierzy się bezpośrednio z problemem nieadekwatności otrzymywanych środków na realizację zadań zleconych.

 Autor: Magdalena Łapaj

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 r.

W związku z art. 3 ustawy z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw ( Dz.U. z 2023 r. poz. 1586) w roku 2025 wysokość podstawy wymiaru dokonania odpisów podstawowych i uznaniowych na ZFŚS wynosi 7 262,39 zł (Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r.), czyli o 816,68 zł więcej niż w roku 2024 (6 445,71 zł). Wzrost podstawy wymiaru dokonania odpisów na ZFŚS w 2025 r. będzie powodować wzrost kwot odpisu na ZFSS w 2025 r. Wysokość odpisu na ZFŚS w latach 2024 i 2025 pokazuje poniższa tabela.

Wysokość odpisów obowiązująca w 2024 r. i 2025 r.

Osoba, na którą jest dokonywany odpis Wysokość odpisu podstawowego i uznaniowego w 2024 r.  Wysokość odpisu podstawowego i uznaniowego w 2025 r.  
na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%)2 417,14 zł2 723,40 zł
na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%)3 222,86 zł3631,20 zł
na jednego pracownika młodocianego: w pierwszym roku nauki (5%) w drugim roku nauki (6%) w trzecim roku nauki (7%)322,29 zł 386,74 zł 451,20 zł363,12 zł 435,74 zł 508,37 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie odpisu podstawowego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczący lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego402,86 zł453,90 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie funduszu na każdego uprawnionego do opieki socjalnej emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną, fundusz może być zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego402,86 zł453,90 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie funduszu na każdą zatrudnioną osobę fundusz można zwiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tych zwiększeń na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę483,43 zł544,68 zł

Jak widać odpis podstawowy na jednego pracownika wzrósł o 306,26 zł, co w jednostkach zatrudniających dużą liczbę osób zapewne da pokaźną sumę, którą będzie trzeba zabezpieczyć w planach finansowych jednostki. W chwili obecnej musimy przygotować się do zmian w planie finansowym, aby móc w poprawny sposób w maju przekazać 75% naszego odpisu na rachunek ZFŚS. W związku z tym proponuję jak najszybciej dokonać przeliczeń odpisu. Aby wyliczyć wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Socjalny oprócz określenia obowiązującej w danym roku kalendarzowym kwoty odpisu powinniśmy określić także przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, skorygowaną w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przy ustalaniu przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych musimy kierować się przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Wzór na obliczenie odpisu na ZFŚS w 2025 r.Odpis podstawowy (Planowana przeciętna liczba zatrudnionych w roku 2025 x 2 723,40 zł) +odpis uznaniowy/dobrowolny np. (liczba emerytów/rencistów w 2025 roku x 453,90 zł) + liczba zatrudnionych osób z orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w 2025 roku x 453,90 zł ) = odpis na ZFŚS w 2025 roku

 Autor: Magdalena Łapaj

PIT 2 – instrukcja wypełniania krok po kroku

Jak już wspomniałam we wcześniejszym artykule, w dokumencie PIT 2 znajdują się wszystkie wnioski i oświadczenia podatnika, które mają wpływ na sposób ustalenia zaliczki na podatek dochodowy.

Rozpoczynając wypełnianie PIT 2 w punkcie 1 podatnik podaje swój numer identyfikacyjny lub NIP (jeżeli prowadzi dodatkowo działalność gospodarczą).

Blok A – Dane identyfikacyjne podatnika (pracownik podaje swoje podstawowe dane osobowe);

  • Blok B – Dane płatnika, któremu składane jest oświadczenie/wniosek; (pracownik wskazuje zakład pracy – płatnika zaliczek na podatek dochodowy);
  • Blok C – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek;

Kwota zmniejszająca podatek (300zł) może być podzielona i wykorzystana u maksymalnie 3 płatników, (pozycja 6) czyli:

–  1/12 kwoty zmniejszającej podatek – 300 zł (u jednego płatnika);

–  1/24 kwoty zmniejszającej podatek – po 150 zł (u dwóch płatników);

–  1/36 kwoty zmniejszającej podatek – po 100 zł (u trzech płatników).

Zaznaczenie odpowiedniej pozycji określi jaką część kwoty wolnej od podatku pracodawca uwzględni przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy.

Pozycja 7 dotyczy wycofania wcześniej złożonego wniosku.

  • Blok D – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie pomniejszenia o kwotę zmniejszającą podatek – dotyczy podatników, którzy mają przyznane m.in. prawo do emerytury lub renty;

Organy rentowe uwzględniają ulgę podatkową w pełnej wysokości. Blok D wypełnia podatnik wnioskujący o stosowanie niższej kwoty wolniej od podatku, czyli: 150zł (1/24) lub 100 (1/36). Tak samo należy postąpić w przypadku, jeżeli podatnik pobierający rentę lub emeryturę chce zrezygnować z ww. oświadczeń bądź z całej kwoty wolnej od podatku – 300zł (1/12), wtedy wypełnia pozycję 9 zaznaczając odpowiednie pole.

  • Blok E – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem / jako osoba samotnie wychowująca dziecko);

W pierwszej części (pozycja 10) należy zaznaczyć, czy pracownik będzie się rozliczał z małżonkiem, czy jako samotny rodzic. Kolejnym krokiem jest określenie przewidywanego dochodu,

I tak, jeżeli:

  1. przewidywane dochody pracownika nie przekroczą 120 000 zł, a współmałżonek albo dziecko nie osiąga żadnych dochodów, które łączą się z jego dochodem, wtedy pracodawca będzie pobierał zaliczkę w wysokości określonej w I progu skali podatkowej i będzie stosował podwójną kwotę zmniejszającą podatek; 
  2. przewidywane dochody pracownika przekroczą 120 000 zł, a przewidziane dochody współmałżonka lub dziecka, które łączą się z jego dochodami nie przekroczą kwoty 120 000 zł, wtedy pracodawca będzie pobierał zaliczkę w wysokości określonej w I progu skali podatkowej i będzie stosował pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Pracownik powinien wykreślić pozycję, z której nie będzie korzystał.

  • Blok F – Oświadczenia podatnika składanego zakładowi pracy w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów;

Blok ten może uzupełnić pracownik, którego miejsce zamieszkania jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę (pozycja 12). Jeżeli jednak w ciągu roku pracownik zmieni miejsce zamieszkania na miejscowość, w której znajduje się zakład pracy musi on dokonać aktualizacji PIT 2, wycofując poprzednie oświadczenie (pozycja 13).

  • Blok G – Oświadczenia podatnika składanego płatnikowi w sprawie zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152–154 ustawy, czyli:

                        – ulga na powrót (art. 21 ust. 1 pkt 152) – zaznaczając tę opcję, należy podać lata, w których ulga może być stosowana (ulga ograniczona jest do 4 lat),

                        – ulga dla rodzin 4+ (art. 21 ust. 1 pkt 153),

                         – ulga dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154);

Chcąc wycofać uprzedni złożone oświadczenia, pracownik zaznacza pozycję 15.

Zaznaczając dowolną opcję w pozycji 14 pracownik ponosi odpowiedzialność karną za składanie fałszywego oświadczenia.

  • Blok H – Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów;

Ulgę dla młodych stosuje się z mocy ustawy i polega ona na zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych przez podatnika do ukończenia 26 roku życia oraz do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł. Jednakże pracownik w każdym momencie może wnioskować o obliczanie zaliczek na podatek dochodowy bez stosowania ulgi i pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Wtedy może złożyć PIT 2 zaznaczając odpowiednie pozycje bloku H. Po złożeniu takiego wniosku pracodawca będzie obliczał i pobierał zaliczkę na podatek dochodowy.

Pozycję 17 zaznaczamy, gdy chcemy wycofać wcześniej złożony wniosek.

  • Blok I – Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodu;

50% koszty uzyskania przychodu w przypadku wskazanym w ustawie dotyczą: tytułu zapłaty lub opłaty licencyjnej twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego – w wysokości 50% uzyskanego przychodu oraz z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu.

Autor: Wioletta Frach

PIT 2

PIT 2 to dokument, który od 2023 r. jest mocno rozbudowany i ma służyć pracownikowi do przekazania pracodawcy informacji według jakich zasadach powinien on prawidłowo obliczyć miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Aktualnym wzorem takiego formularza jest PIT 2(9).

  1. Oświadczenie/wniosek może złożyć podatnik osiągający przychody np. z:
    • tytułu zatrudnienia (umowa o pracę, stosunek służbowy, praca nakładcza, spółdzielczy stosunek pracy)
    • tytułu umów cywilnoprawnych, czyli z umowy zlecenie i umowy o dzieło
    • kontraktów menadżerskich
    • wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej
    • zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconego przez zakład pracy
  2. Zgodnie z przepisami, pracodawca zobowiązany jest do naliczania i odprowadzania z  wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy, a każdy pracownik może (nie musi) złożyć PIT 2 określający sposób jej wyliczenia w chwili podjęcia pracy jak również w trakcie trwania stosunku pracy.
  3. Płatnik (pracodawca), ustalając kwotę zaliczki na podatek za pracownika, pomniejszy co do zasady kwotę podatku o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. I tak:
    – kwota wolna od podatku wynosi: 30 000 zł;
    – roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi: 30 000 zł × 12% = 3600 zł;
    – miesięczna kwota zmniejszająca podatek wynosi: 3600 zł / 12 miesięcy w roku = 300 zł miesięcznie,
  4. Powołując się na Art. 31a ust. 1 podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki. Mogą być one składane np. w formie elektronicznej poprzez system kadrowo-płacowy.
  5. Nie ma obowiązku składania PIT 2 każdego roku. Wyjątkiem od tej reguły jest oświadczenie w sprawie niepobierania zaliczek na podatek w danym roku – ten wniosek należy składać co roku.
  6. Oświadczenia/wnioski złożone w PIT 2 mają wpływ na wysokość wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Po złożeniu wniosku pracodawca ma obowiązek uwzględnić go najpóźniej w kolejnym miesiącu rozliczeniowym.
  7. Oświadczenia/wnioski złożone przez podatnika dotyczą jego indywidualnej sytuacji.
  8. Pracodawca nie ma żadnych podstaw ani umocowań prawnych, aby weryfikować, czy składane przez podatnika informacje są prawdziwe.
  9. Cała odpowiedzialność za prawidłowość składanych oświadczeń ciąży na podatniku. Jeśli ulegnie zmianie jego sytuacja, to na nim ciąży obowiązek zaktualizowania złożonych wcześniej oświadczeń/wniosków.
  10. Oświadczenia złożone płatnikowi zostaną automatycznie zweryfikowane przez urząd skarbowy przy rozliczeniu zeznania rocznego podatnika.
  11. Oświadczenia/wnioski złożone przez pracownika powinny być przechowywane w  dokumentacji płacowej.
  12. Po ustaniu zatrudnienia pracodawca nie powinien stosować wcześniej składanych wniosków i  oświadczeń z wyjątkiem wniosków o:
    • obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku, tzw. ulgi dla młodych;
    • stosowanie tzw. pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (standardowych i  podwyższonych);
    • rezygnacji ze stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów.
  13. W PIT 2 nie ma już oświadczenia podatnika, o nieprowadzeniu działalności gospodarczej. W  związku z tym nawet osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę i  jednocześnie prowadzącą działalność gospodarczą może złożyć oświadczenia/wnioski swojemu pracodawcy. Jeżeli jednak tego nie zrobi i będzie pomniejszała zaliczkę na podatek dochodowy z dwóch źródeł, to w zeznaniu rocznym może powstać niedopłata podatku dochodowego, a wtedy będzie musiał dopłacić różnicę.

Autor: Wioletta Frach

Nowości kadrowo-płacowe cz.III

Potrącenia komornicze -przykłady

W poprzednim artykule opisałam podstawowe zasady jakie obowiązują pracodawcę przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Teraz kolej na przykłady.

Jak należy wyliczyć wysokość potrącenia z wynagrodzenia przy założeniu, że jest to potrącenie alimentacyjne?

Dokonując potrąceń alimentacyjnych z wynagrodzenia nie istnieje kwota wolna od potrąceń. Pracodawca wyliczając wynagrodzenie może dokonać potrącenia w pełnej wysokości tj. 60%, a wtedy pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie otrzyma 40% minimalnego wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie brutto wynosi 4666 zł. Z wynagrodzenia pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej. Na rzecz swojego małoletniego syna ma zasądzone alimenty w wysokości 1500zł.

 Wyliczenie wynagrodzenia do wypłaty
Wynagrodzenie brutto4 666,00
Podstawa ZUS4 666,00
Składki na ub. społeczne639,71
Podstawa ub. zdrowotne4 026,29
Ubezpieczenie zdrowotne362,37
Podstawa zaliczki na podatek dochodowy3 776,00
podatek153,00
Wynagrodzenie netto3 510,92
Potrącenie alimentacyjne1 500,00
Wynagrodzenie do wypłaty2 010,92

Pracodawca mógł potrącić alimenty w pełnej wysokości, ponieważ potrącenie nie przekroczyło 60 % wypłaconego wynagrodzenia netto.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie brutto wynosi 4666 zł. Z wynagrodzenia pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej. Na rzecz swojego małoletniego syna ma zasądzone alimenty w wysokości 2500zł.

 Wyliczenie wynagrodzenia do wypłaty
Wynagrodzenie brutto4 666,00
Podstawa ZUS4 666,00
Składki na ub. społeczne639,71
Podstawa ub. zdrowotne4 026,29
Ubezpieczenie zdrowotne362,37
Podstawa zaliczki na podatek dochodowy3 776,00
podatek153,00
Wynagrodzenie netto3 510,92
Potrącenie alimentacyjne2106,55
Wynagrodzenie do wypłaty1404,37

 Pracodawca mógł potrącić alimenty do wysokości 2106,55 – do wysokości 60 % wypłaconego wynagrodzenia netto. Pracownik otrzymał 40% wynagrodzenia netto.

Jak należy wyliczyć wysokość potrącenia z dwóch wynagrodzeń w miesiącu, przy założeniu, że są to tylko potrącenia niealimentacyjne?

Z pierwszego wypłaconego w miesiącu wynagrodzenia dokonujemy potrącenia należności określając przy tym kwotę wolną od potrąceń oraz kwotę graniczną. W terminie wypłaty kolejnego wynagrodzenia ponownie przeliczamy i korygujemy potrącenie uwzględniając już to potrącone. W związku z tym musimy zsumować składniki wynagrodzeń netto, ustalić jeszcze raz łączną kwotę potrącenia i kwotę graniczną.

Przykład

Pracownikowi zaplanowano wypłacić wynagrodzenie 26 lutego 2025 r. w kwocie 5000 zł brutto a na dzień 28 lutego 2025 r. zaplanowano wypłacić „13” w wysokości 4200 zł brutto. W związku z niespłaconą pożyczką bankową w wysokości 15000zł powstała u pracownika należność komornicza. Pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej.

Lista wypłat26.02.202528.02.2025Narastająco
wynagrodzenie za luty brutto5000—————-5000
Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. brutto——————-42004200
Podstawa ZUS500042009200
Składki ub. społ.685,50575,821261,32
Podstawa składki zdrowotnej4314,503624,187938,68
Składka zdrowotna388,31326,18714,48
Podstawa opodatkowania z uwzględnieniem406536247689
Zaliczka na podatek dochodowy188435623
Kwota netto3738,193397,587135,77
Dopuszczalna kwota potrącenia netto x 1/21869,091698,793567,88
Wysokość potrącenia227,27Przeliczamy narastająco3340,61
Kwota do wypłaty3510,92 56,97

Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązująca w miesiącu wypłaty 4666 zł.

Wynagrodzenie za luty

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Kwota do potrącenia 3738,19 – 3510,92 = 227,27

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Korekta wynagrodzenia

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Kwota do potrącenia 7135,77– 3567,88 = 3567,89

W powyższej sytuacji kwota jaką można potrącić w lutym wynosi po korekcie 3340,61 (dopuszczalna kwota potrącenia wynosi 3567,88 -227,27(potrącone już 26.02.2025 r.)) Łącznie z wypłatą „13” pracownik otrzyma wynagrodzenie przewyższające kwotę wolna od potraceń (3510,92 + 56,79 = 3567,71)

Autor: Wioletta Frach

Nowości kadrowo-płacowe cz.II

Potrącenia komornicze w 2025 r.

Rok 2025 to kolejny, kiedy ustawodawca podwyższył kwotę wynagrodzenia minimalnego. W
tym roku zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1362) jest to kwota 4666zł brutto natomiast stawka godzinowa wyniesie 30,50 zł.

Zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia ma bezpośredni wpływ na wysokości kwot wolnych od potrąceń, które również będą obowiązywać przez cały rok. W bieżącym roku bazowa kwota wolna od potrąceń wynosi 3510,92 zł.

Najważniejsze informacje dotyczące potrąceń z wynagrodzenia za pracę

1- Wysokość potrącenia będzie uzależniona od kilku czynników, a mianowicie:

  • od wymiaru czasu pracy,
  • od rodzaju dokonywanego potrącenia,
  • od wysokości wpłat dokonywanych na PPK,
  • od wysokości koszów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek,
  • od tego czy pracownik korzysta z „ulgi dla młodych”, „ulgi na powrót”, „ulgi dla rodzin” czy „ulgi dla seniorów”.

    2- Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek, w ściśle określonych sytuacjach i limitach, dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Bez zgody pracownika może on dokonywać potrąceń tylko z następujących należności:
  • sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
  • sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne np.: kredyty bankowe, pożyczki, grzywny,
  • zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • kar pieniężnych przewidziane w art. 108 KP.
    przy czym potrąceń tych pracodawca może dokonać zachowując ww. kolejność zgodnie z przyjętą przez ustawodawcę zasadą, że w pierwszej kolejności należy zaspokoić potrzeby egzystencjalne osób uprawnionych do świadczeń alimentacyjnych, a dopiero w drugiej kolejności zaspokoić potrzeby samego pracownika.

    3- Pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzeń dopiero po:
  • odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczek na podatek dochodowy,
  • wpłat dokonywanych na PPK oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.

    4- Dokonując potrąceń z wynagrodzenia pracodawca musi pamiętać również o kwocie wolnej od potrąceń tzw. kwocie granicznej (art.87 § 3 KP)
  • w przypadku potrąceń dokonywanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do wysokości 3/5 wynagrodzenia bez względu na to jaka kwota pozostanie po potrąceniu.
  • w przypadku potrąceń innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych do wysokości ½ wynagrodzenia.

    5- Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
  • minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  • 75% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • 90% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych.

6- Pracodawca powinien pamiętać, że wypłacane nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. (art.87 § 5)

7- Jeżeli w jednym miesiącu pracodawca dokonuje kilku wypłat ze stosunku pracy, to każdą z nich może pomniejszyć o należności komornicze. Przy czym naliczając potrącenia, pracodawca musi pamiętać o zachowaniu jednej kwoty wolnej od potrąceń i jednej maksymalnej kwoty potrąceń. Oznacza to, że potrącenia będą dokonywane od łącznej kwoty dokonanych wypłat. Sytuacja taka będzie miała miejsce np. w miesiącu wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Poniższa tabela przedstawia obowiązujące od 2025 roku kwoty wolne od potraceń dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Kwoty wolne od potrąceń obowiązujące w okresie od stycznia do grudnia 2025 r. dla pracownika zatrudnionego na cały etat
Wartość minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowyPPK
 Podstawowe koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek

 Podstawowe koszty uzyskania przychodów i bez kwoty zmniejszającej podatek

 Podwyższone koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek

 Podwyższone koszty uzyskania przychodów i bez kwoty zmniejszającej podatek

100%
bez uwzględnienia PPK3510,923210,923516,923216,92
uwzględniająca PPK3408,63108,63414,63114,6

90%
bez uwzględnienia PPK3159,832889,833165,232895,23
uwzględniająca PPK3067,742797,743073,142803,14

80% (inne należności z zgoda pracownika
bez uwzględnienia PPK2808,742568,742813,542573,54
uwzględniająca PPK2726,882486,882731,682491,68

75% (zaliczki pieniężna)
bez uwzględnienia PPK2633,102408,192637,692412,69
uwzględniająca PPK2556,452331,452560,952335,95

 Autor: Wioletta Frach