Nowości kadrowo-płacowe cz.III

Potrącenia komornicze -przykłady

W poprzednim artykule opisałam podstawowe zasady jakie obowiązują pracodawcę przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Teraz kolej na przykłady.

Jak należy wyliczyć wysokość potrącenia z wynagrodzenia przy założeniu, że jest to potrącenie alimentacyjne?

Dokonując potrąceń alimentacyjnych z wynagrodzenia nie istnieje kwota wolna od potrąceń. Pracodawca wyliczając wynagrodzenie może dokonać potrącenia w pełnej wysokości tj. 60%, a wtedy pracownik otrzymujący minimalne wynagrodzenie otrzyma 40% minimalnego wynagrodzenia.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie brutto wynosi 4666 zł. Z wynagrodzenia pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej. Na rzecz swojego małoletniego syna ma zasądzone alimenty w wysokości 1500zł.

 Wyliczenie wynagrodzenia do wypłaty
Wynagrodzenie brutto4 666,00
Podstawa ZUS4 666,00
Składki na ub. społeczne639,71
Podstawa ub. zdrowotne4 026,29
Ubezpieczenie zdrowotne362,37
Podstawa zaliczki na podatek dochodowy3 776,00
podatek153,00
Wynagrodzenie netto3 510,92
Potrącenie alimentacyjne1 500,00
Wynagrodzenie do wypłaty2 010,92

Pracodawca mógł potrącić alimenty w pełnej wysokości, ponieważ potrącenie nie przekroczyło 60 % wypłaconego wynagrodzenia netto.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Wynagrodzenie brutto wynosi 4666 zł. Z wynagrodzenia pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej. Na rzecz swojego małoletniego syna ma zasądzone alimenty w wysokości 2500zł.

 Wyliczenie wynagrodzenia do wypłaty
Wynagrodzenie brutto4 666,00
Podstawa ZUS4 666,00
Składki na ub. społeczne639,71
Podstawa ub. zdrowotne4 026,29
Ubezpieczenie zdrowotne362,37
Podstawa zaliczki na podatek dochodowy3 776,00
podatek153,00
Wynagrodzenie netto3 510,92
Potrącenie alimentacyjne2106,55
Wynagrodzenie do wypłaty1404,37

 Pracodawca mógł potrącić alimenty do wysokości 2106,55 – do wysokości 60 % wypłaconego wynagrodzenia netto. Pracownik otrzymał 40% wynagrodzenia netto.

Jak należy wyliczyć wysokość potrącenia z dwóch wynagrodzeń w miesiącu, przy założeniu, że są to tylko potrącenia niealimentacyjne?

Z pierwszego wypłaconego w miesiącu wynagrodzenia dokonujemy potrącenia należności określając przy tym kwotę wolną od potrąceń oraz kwotę graniczną. W terminie wypłaty kolejnego wynagrodzenia ponownie przeliczamy i korygujemy potrącenie uwzględniając już to potrącone. W związku z tym musimy zsumować składniki wynagrodzeń netto, ustalić jeszcze raz łączną kwotę potrącenia i kwotę graniczną.

Przykład

Pracownikowi zaplanowano wypłacić wynagrodzenie 26 lutego 2025 r. w kwocie 5000 zł brutto a na dzień 28 lutego 2025 r. zaplanowano wypłacić „13” w wysokości 4200 zł brutto. W związku z niespłaconą pożyczką bankową w wysokości 15000zł powstała u pracownika należność komornicza. Pracownik ma potrącane zwykłe koszty uzyskania przychodu oraz kwotę ulgi podatkowej.

Lista wypłat26.02.202528.02.2025Narastająco
wynagrodzenie za luty brutto5000—————-5000
Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2024 r. brutto——————-42004200
Podstawa ZUS500042009200
Składki ub. społ.685,50575,821261,32
Podstawa składki zdrowotnej4314,503624,187938,68
Składka zdrowotna388,31326,18714,48
Podstawa opodatkowania z uwzględnieniem406536247689
Zaliczka na podatek dochodowy188435623
Kwota netto3738,193397,587135,77
Dopuszczalna kwota potrącenia netto x 1/21869,091698,793567,88
Wysokość potrącenia227,27Przeliczamy narastająco3340,61
Kwota do wypłaty3510,92 56,97

Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązująca w miesiącu wypłaty 4666 zł.

Wynagrodzenie za luty

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Kwota do potrącenia 3738,19 – 3510,92 = 227,27

Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Korekta wynagrodzenia

Kwota wolna od potrąceń 3510,92

Kwota do potrącenia 7135,77– 3567,88 = 3567,89

W powyższej sytuacji kwota jaką można potrącić w lutym wynosi po korekcie 3340,61 (dopuszczalna kwota potrącenia wynosi 3567,88 -227,27(potrącone już 26.02.2025 r.)) Łącznie z wypłatą „13” pracownik otrzyma wynagrodzenie przewyższające kwotę wolna od potraceń (3510,92 + 56,79 = 3567,71)

Autor: Wioletta Frach

Nowości kadrowo-płacowe cz.II

Potrącenia komornicze w 2025 r.

Rok 2025 to kolejny, kiedy ustawodawca podwyższył kwotę wynagrodzenia minimalnego. W
tym roku zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1362) jest to kwota 4666zł brutto natomiast stawka godzinowa wyniesie 30,50 zł.

Zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia ma bezpośredni wpływ na wysokości kwot wolnych od potrąceń, które również będą obowiązywać przez cały rok. W bieżącym roku bazowa kwota wolna od potrąceń wynosi 3510,92 zł.

Najważniejsze informacje dotyczące potrąceń z wynagrodzenia za pracę

1- Wysokość potrącenia będzie uzależniona od kilku czynników, a mianowicie:

  • od wymiaru czasu pracy,
  • od rodzaju dokonywanego potrącenia,
  • od wysokości wpłat dokonywanych na PPK,
  • od wysokości koszów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek,
  • od tego czy pracownik korzysta z „ulgi dla młodych”, „ulgi na powrót”, „ulgi dla rodzin” czy „ulgi dla seniorów”.

    2- Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek, w ściśle określonych sytuacjach i limitach, dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Bez zgody pracownika może on dokonywać potrąceń tylko z następujących należności:
  • sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
  • sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne np.: kredyty bankowe, pożyczki, grzywny,
  • zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • kar pieniężnych przewidziane w art. 108 KP.
    przy czym potrąceń tych pracodawca może dokonać zachowując ww. kolejność zgodnie z przyjętą przez ustawodawcę zasadą, że w pierwszej kolejności należy zaspokoić potrzeby egzystencjalne osób uprawnionych do świadczeń alimentacyjnych, a dopiero w drugiej kolejności zaspokoić potrzeby samego pracownika.

    3- Pracodawca dokonuje potrąceń z wynagrodzeń dopiero po:
  • odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczek na podatek dochodowy,
  • wpłat dokonywanych na PPK oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.

    4- Dokonując potrąceń z wynagrodzenia pracodawca musi pamiętać również o kwocie wolnej od potrąceń tzw. kwocie granicznej (art.87 § 3 KP)
  • w przypadku potrąceń dokonywanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do wysokości 3/5 wynagrodzenia bez względu na to jaka kwota pozostanie po potrąceniu.
  • w przypadku potrąceń innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych do wysokości ½ wynagrodzenia.

    5- Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
  • minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  • 75% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • 90% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych.

6- Pracodawca powinien pamiętać, że wypłacane nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. (art.87 § 5)

7- Jeżeli w jednym miesiącu pracodawca dokonuje kilku wypłat ze stosunku pracy, to każdą z nich może pomniejszyć o należności komornicze. Przy czym naliczając potrącenia, pracodawca musi pamiętać o zachowaniu jednej kwoty wolnej od potrąceń i jednej maksymalnej kwoty potrąceń. Oznacza to, że potrącenia będą dokonywane od łącznej kwoty dokonanych wypłat. Sytuacja taka będzie miała miejsce np. w miesiącu wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Poniższa tabela przedstawia obowiązujące od 2025 roku kwoty wolne od potraceń dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.

Kwoty wolne od potrąceń obowiązujące w okresie od stycznia do grudnia 2025 r. dla pracownika zatrudnionego na cały etat
Wartość minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowyPPK
 Podstawowe koszty uzyskania przychodu i kwota zmniejszająca podatek

 Podstawowe koszty uzyskania przychodów i bez kwoty zmniejszającej podatek

 Podwyższone koszty uzyskania przychodów i kwota zmniejszająca podatek

 Podwyższone koszty uzyskania przychodów i bez kwoty zmniejszającej podatek

100%
bez uwzględnienia PPK3510,923210,923516,923216,92
uwzględniająca PPK3408,63108,63414,63114,6

90%
bez uwzględnienia PPK3159,832889,833165,232895,23
uwzględniająca PPK3067,742797,743073,142803,14

80% (inne należności z zgoda pracownika
bez uwzględnienia PPK2808,742568,742813,542573,54
uwzględniająca PPK2726,882486,882731,682491,68

75% (zaliczki pieniężna)
bez uwzględnienia PPK2633,102408,192637,692412,69
uwzględniająca PPK2556,452331,452560,952335,95

 Autor: Wioletta Frach

Nowości kadrowo-płacowe cz.I

Co nas czeka w 2025 roku

Już od pierwszych dni nowy rok szykuje nam wiele zmian. Duża część z nich została już uchwalona, kolejne czekają na zatwierdzenie.

  1. Kluczową zmianą, która będzie nas obowiązywać już od 01.01.2025 r. to wzrost kwoty minimalnego wynagrodzenia do wysokości 4666 zł. oraz minimalnej stawki godzinowej zleceniobiorców do kwoty 30,50 zł. Unormowań tych dokonano w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1362). W związku z tymi zmianami pracodawca zatrudniając pracownika na umowę o pracę musi zagwarantować mu minimalne wynagrodzenie. Tym samym pracodawca poniesie wyższe koszty zarówno pracownicze jak i związane z ubezpieczeniami ZUS. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej szacuje, że z podwyżki skorzysta ponad 3,1 mln pracowników.
  1. Zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia spowoduje zmianę wysokości kwot wolnych od potrąceń w 2025 r. Na ten temat szerzej napiszę w kolejnym artykule.
  1. Wzrost minimalnego wynagrodzenia będzie mieć również wpływ na dodatek za pracę w porze nocnej. Jak wiemy dodatek ten wynosi 20% stawki godzinowej wyliczonej z obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. W związku ze zróżnicowaną liczbą dni roboczych, w miesiącach kalendarzowych w roku, wysokość dodatku za pracę w porze nocnej będzie się zmieniać.

Poniższa tabela przedstawia zestawienie stawek dodatku w 2025 r.

miesiącwymiar czasu pracydodatek za pracę w porze nocnej
styczeń1685,55
luty1605,83
marzec1685,55
kwiecień1685,55
maj1605,83
czerwiec1605,83
lipiec1845,07
sierpień1605,83
wrzesień1765,30
październik1845,07
listopad1446,48
grudzień1685,55

np. w styczniu wymiar czasu pracy wynosi168 godzin. Wyliczając dodatek należy kwotę minimalnego wynagrodzenia (4666 zł) podzielić przez liczbę godzin do przepracowania w styczniu (168 godz.) a następnie wynik pomnożyć przez 20%. W tym miesiącu dodatek za pracę w porze nocnej wyniesie 5,55 zł,

4. Wprowadzenie nowego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego to kolejna zmiana zatwierdzona już w 2024 r. Będą mogli z niego skorzystać rodzice dzieci urodzonych przedwcześnie i rodzice dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających dłuższej hospitalizacji po urodzeniu. Wymiar tego urlopu będzie się wahał od 8 do 15 tygodni i powinien być wykorzystany w jednej części oraz przypadać bezpośrednio po zakończeniu dotychczas znanego urlopu macierzyńskiego. Zasiłek macierzyński za ten okres będzie wynosił 100 proc. podstawy wymiaru. Rodzic-pracownik sam będzie decydować o możliwości skorzystania z tego urlopu. składając wniosek do pracodawcy.

5. Ministerstwo Zdrowia planuje rozszerzyć zakres badań w ramach medycyny pracy zakładając, że rozszerzenie zakresu tych badań może przyczynić się do poprawy stanu zdrowia. Do dotychczasowych badań obowiązkowych mają zostać wliczone: lipidogram, poziom cukru we krwi, oznaczenie antygenu PSA i określenie wskaźnika BMI. W programie profilaktycznym mają się znaleźć takie badania jak: mammografia, cytologia czy prześwietlenie płuc.  Jeżeli zakłady opieki zdrowotnej przystąpią do tego programu to zarówno badania obligatoryjnej, jak i fakultatywne będą nieodpłatne. Zmiany mają wejść w życie w pierwszym kwartale 2025 r.

 Autor: Wioletta Frach

Bon senioralny nowe zadanie dla jednostek OPS?

Drodzy Czytelnicy odpowiadając wprost na zadane w tytule pytanie, odpowiadam tak, dla jednostek ops szykuje się nowe zadanie. W dzisiejszym artykule postaram się pokrótce przybliżyć Wam co też projektodawca planuje i jakie zadania mogą być zlecone jednostkom budżetowym, w których pracujemy.

Projekt ustawy o bonie senioralnym pojawił się na stronie Rządowego Centrum Legislacji w dnia 14 października 2024 r. i zakłada on wprowadzenie nowej usługi wsparcia dla rodzin aktywnych zawodowo w opiece nad seniorami. W omawianym projekcie są zapisy, które wskazują, że realizacją bonu senioralnego ma zająć się gmina, gdyż to ona zna najlepiej potrzeby swoich lokalnych mieszkańców. Zgodnie z dalszymi zapisami ustawodawca umożliwia gminie zlecenie realizacji zadania podmiotom takim jak:

  • ośrodki pomocy społecznej,
  • centra usług społecznych,
  • ośrodki wsparcia,
  • organizacje pozarządowe,
  • podmioty pożytku publicznego,
  • inne podmioty posiadające status przedsiębiorstwa społecznego,
  • podmioty prowadzące działalność gospodarczą

Na pierwszy rzut oka wydaje się więc że wcale to zadanie nie musi być zlecone jednostkom pomocy społecznej. Jednakże projektodawca zastrzegł sobie, że zadania z zakresu ustalania prawa do bonu senioralnego i jego weryfikacji, może realizować oprócz gminy tylko jednostka ops ( w tym dps, ośrodki wsparcia czy centra usług społecznych). W związku z tym jeśli projekt zostanie przyjęty, tak jak wspomniałam na wstępie jego realizacją w większości gmin zajmować się będą jednostki pomocy społecznej.

A co to takiego bon senioralny i na czym ma polegać realizacja tego zadania?  Bon senioralny zgodnie z założeniami ma służyć m.in. rozszerzeniu dostępu do usług wsparcia na rzecz osób w wieku 75+ w czynnościach życia codziennego, wsparcie to będzie mieć charakter niemedyczny i nie będzie go można wymienić na gotówkę bądź też na inny środek płatniczy. Maksymalna wartość bonu senioralnego ma wynieść 2 150 zł, co wg projektodawcy przełoży się na 50 godzin usług wsparcia na rzecz seniorów. Przyznawanie odpowiedniej wartości bonu senioralnego będzie odbywało się poprzez ocenę przez pracownika gminy poziomu niezaspokojonych potrzeb seniora w czterech obszarach: zaspokojenie podstawowych codziennych potrzeb życiowych, pomoc w uzyskaniu dostępu do świadczeń zdrowotnych, podstawową opiekę higieniczno – pielęgnacyjną, zapewnienie kontaktów z otoczeniem. Przyznanie prawa do bonu senioralnego będzie uzależnione m.in. od przychodu (w tym dodatek pielęgnacyjny), posiadanego prawa do np. świadczenia uzupełniającego czy świadczenia wspierającego i będzie przyznawane na wniosek strony na podstawie wydanej decyzji. Realizacja zadania przez gminy ma być w 100% finansowana z budżetu państwa, a koszty obsługi zadania mają wynieść 6% kwoty przeznaczonej na bon senioralny. Środki na realizacje zadania mają być przekazywane na podstawie kwartalnych wniosków składanych wojewodzie do 15. dnia miesiąca poprzedzającego dany kwartał. Dotacja ma być przekazywana przez wojewodę na podstawie wniosku w miesięcznych ratach. Nadpłata dotacji w danym kwartale będzie mogła być zaliczana na poczet dotacji należnej w kolejnym kwartale. Rozliczenie dotacji i przekazanie niewykorzystanych środków za dany rok budżetowy będzie następować do 20 stycznia następnego roku. Do obowiązków gminy będzie także należeć składanie kwartalnych rozliczeń z otrzymanej dotacji.

Projekt ustawy zakłada, że wejdzie ona w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Projekt ustawy znajduje się pod linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12390454/katalog/13087466#13087466.

Do wprowadzenia projektowanych zmian zostało zatem jeszcze trochę czasu, ale zawsze warto wiedzieć z czym możemy mierzyć się w niedalekiej przyszłości.

 Autor: Magdalena Łapaj

Zmiany w sprawozdawczości budżetowej w 2025 roku, na co powinniśmy się przygotować?

Drodzy czytelnicy jak zapewne już wiecie w 2025 roku szykują się zmiany w sprawozdawczości budżetowej. Myślę, że niektóre z tych zmian z pewnością przyczynią się do sprawniejszego sporządzania przez nas wymaganych sprawozdań budżetowych. Zmiany zawarte w projekcie rozporządzenia dotyczyć będą budżetu państwa, budżetu środków europejskich oraz budżetu jednostek samorządu terytorialnego. Z uwagi na to, że z pewnością Państwa jak i mnie osobiście najbardziej interesować będą zmiany dotyczące jst postaram się je pokrótce przybliżyć. Planowane zmiany w opublikowanym projekcie Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 28 października 2024 r., które dotyczyć będą jednostek samorządu terytorialnego zakładają następujące zmiany:

  • Zmianę załącznika nr 9 do rozporządzenia dotyczącego wzoru sprawozdania Rb-PDP, który dostosowany jest do wykazu podstawowych dochodów podatkowych, o których mowa w art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 1 października 2024 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz wynikających z decyzji wydawanych przez organ podatkowy zgodnie z art. 24 ust. 7 wspomnianej ustawy.
  • Zmianę załącznika nr 31 do rozporządzenia dotyczącego wzoru sprawozdania Rb-ST polegającej na uwzględnieniu we wzorze art. 40 ust. 1 ww. ustawy. Ponadto dodanie do wzoru wiersza umożliwiającego wykazywanie odsetek od środków zgromadzonych na rachunku wydatków niewygasających.
  • Zmianę § 7 ust. 1  załącznika nr 38 do rozporządzenia dotyczącego instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-PDP. Zmiana polega na usunięciu przepisów dotyczących wykazywania udziałów we wpływach z PIT i CIT.
  • Zmianę § 3 ust. 6 pkt 2 załącznika nr 38 dotyczącego instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-27s. Zmiana obejmuje zakres subwencji ogólnej w zakresie nowych terminów przekazywania rat tej subwencji. Ponadto projekt zakłada przywrócenie zasad wykazywania w kolumnie „Dochody wykonane” tylko tych dochodów, które na rachunek dochodowy jst wpłynęły w okresie objętym sprawozdaniem budżetowym. W instrukcji doprecyzowano także sposób sporządzania sprawozdania jednostkowego Rb-27s w § 6 ust.1 pkt 3 rozporządzenia oraz § 2 ust. 4 załącznika nr 38 do niniejszego rozporządzenia.
  • W § 12 ust. 7 rozporządzenia zawarto zmianę w zakresie przedłużenia terminu na złożenie sprawozdań jednostkowych do zarządu w przypadku nieprawidłowego działania systemu informatycznego.

Projekt rozporządzenia zakłada wejście w życie nowych przepisów po upływie 14 dni od daty ich ogłoszenia oraz to, że po raz pierwszy będą mieć zastosowanie do sprawozdań sporządzanych za okresy sprawozdawcze rozpoczynające się od dnia 1 stycznia 2025 r. Zatem sprawozdania za IV kwartał 2024 r. należy sporządzić i przekazać zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Obecnie projekt rozporządzenia jest procedowany, znajduje się na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12390454/katalog/13087466#13087466.

Podsumowując, mając na uwadze wskazane wyżej terminy musimy pamiętać o tym, że dane wykazywane w sprawozdaniach za okres od 01.01.2024 r. – 31.12.2024 r., które przekazujemy już w nowym roku budżetowym winny być sporządzone na „starych” wzorach i na „starych” zasadach. Natomiast sprawozdania przekazywane za okres od 01.01.2025 – 31.01.2025 r. winny projektowane zmiany uwzględniać. Warto już teraz zaznajomić wszystkie osoby odpowiedzialne za sprawozdawczość budżetową w naszych jednostkach z projektowanymi zmianami, aby uniknąć niepotrzebnego zamieszania na początku przyszłego roku budżetowego.

Wykorzystane materiały:

Projekt z dnia 28 października 2024 r. – Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

 Autor: Magdalena Łapaj

Stanowisko RIO w sprawie dodatku motywacyjnego

Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu pismem nr NA.III-422-31/2024 z dnia 7 października 2024 r. wydała opinię na temat dodatku motywacyjnego dla pracowników pomocy społecznej, tzn. 1000 zł wypłacanego na podstawie rządowego programu „Dofinansowanie wynagrodzeń pracowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej w postaci dodatku motywacyjnego na lata 2024-2027”. Dodatek motywacyjny ma znaczący wpływ na wynagrodzenie i potencjalne świadczenia pracowników, dlatego interpretacje przepisów dotyczących jego wliczania w zasiłki chorobowe i inne świadczenia są znaczące.

RIO w Opolu w odpowiedzi na wniosek Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Walcach, wyjaśniła w jaki sposób uwzględniać dodatek motywacyjny przy wyliczaniu podstawy zasiłku chorobowego oraz podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „trzynastek”.

W ocenie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu, dodatek motywacyjny będący dofinansowaniem do wynagrodzenia pracownika pomocy społecznej należy uznać za przychód pracownika, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Zatem powinien być uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. RIO w Opolu argumentuje, że w szczególności pkt 4 Programu stanowi, że dodatek motywacyjny przysługuje za okres faktycznie wykonywanej pracy, za który przysługuje wynagrodzenie (z wyjątkiem okresów czasowej niezdolności do pracy).

Natomiast, zdaniem RIO w Opolu dofinansowanie, w formie dodatku motywacyjnego, nie stanowi podstawy naliczania świadczeń, odszkodowań i innych wypłat, wynikających z odrębnych przepisów, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego i nagród rocznych. Zatem dodatek motywacyjny nie jest wliczany do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu podkreśla, że jej wyjaśnienia nie mają charakteru prawnie wiążącego. Są to jedynie wskazówki interpretacyjne, które mogą pomóc pracodawcom w rozumieniu przepisów dotyczących składek i zasiłków. Stanowisko RIO nie wiąże innych, a także nie jest prawnie obowiązujące dla pracodawców, którzy korzystają z opinii RIO jako dodatkowego źródła informacji. Taka opinia jest wskazówką dla pracowników i pracodawców w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej.

Szczegóły opinii zwarte są na stronie internetowej BIP RIO w Opolu pod linkiem: https://bip.rio.opole.pl/1376/500/podstawa-wymiaru-zasilku-chorobowego-i-trzynastek.html

 Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 2 listopada 2024 r.

„Dostosowanie polityki rachunkowości w jednostkach pomocy społecznej wobec wyzwań cyfryzacji i e-księgowości – rok 2025 jako czas na zmiany”

W miarę postępu technologicznego i rosnących wymagań w zakresie cyfryzacji, jednostki pomocy społecznej stają przed koniecznością dostosowania swoich polityk rachunkowości oraz procesów księgowych. Ministerstwo Finansów, dostrzegając ten trend, prowadząc prace nad zmianą ustawy o rachunkowości w ramach projektu „Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji”. Wprowadzenie e-dowodów księgowych oraz obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest kluczowym krokiem w kierunku nowoczesnej e-księgowości. Koniec roku to idealny moment na dokonanie niezbędnych zmian i przygotowanie się na nadchodzące wyzwania w roku 2025 i latach następnych.

Kluczowe działania dostosowawcze

  1. Przegląd i aktualizacja polityki rachunkowości
    • Jednostki pomocy społecznej powinny przeanalizować swoje dotychczasowe procedury rachunkowe, aby zapewnić ich zgodność z nowymi przepisami, zwłaszcza w kontekście digitalizacji, które już funkcjonują w środowisku księgowym. Kluczowe jest ustalenie zasad przechowywania i archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej oraz określenie metod weryfikacji e-dowodów księgowych.
    • Warto również zadbać o wdrożenie procedur umożliwiających płynną integrację z systemem KSeF, co zapewni automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych.
  2. Szkolenie personelu w zakresie e-księgowości
    • Przejście na cyfrowe procesy księgowe wymaga zainwestowania w rozwój kompetencji pracowników. Szkolenia dotyczące korzystania z KSeF, e-dowodów księgowych oraz procedur przechowywania dokumentów w chmurze mogą znacząco podnieść efektywność pracy.
    • Warto również wdrożyć systemy monitoringu, które pozwolą na ocenę wydajności i zgodności z procedurami.
  3. Modernizacja infrastruktury IT
    • Jednostki pomocy społecznej, które chcą w pełni wykorzystać możliwości e-księgowości, muszą zapewnić sobie nowoczesną i bezpieczną infrastrukturę IT. Obejmuje to zarówno oprogramowanie do księgowości elektronicznej, jak i odpowiednio zabezpieczone systemy przechowywania danych.
    • W przypadku wrażliwych danych klientów, takich jak dane osób korzystających z pomocy społecznej, zawarte są na listach wypłat świadczeń ważnym staje się stosowanie zaawansowanych zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem.
  4. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
    • Obowiązkowe korzystanie z KSeF, które ma wejść w życie w najbliższych latach tj. od 1 lutego 2026r., wymaga dostosowania zarówno oprogramowania księgowego, jak i polityki obiegu dokumentów. Konieczna będzie analiza możliwości automatyzacji procesu wystawiania i przesyłania faktur, co skróci czas pracy i zminimalizuje ryzyko błędów.
    • Przygotowanie do obsługi faktur w KSeF powinno obejmować także testowanie procedur oraz opracowanie scenariuszy awaryjnych na wypadek problemów technicznych.
  5. Dostosowanie polityki archiwizacji danych
    • W dobie cyfryzacji warto zaktualizować politykę archiwizacji danych, aby spełniała ona nowe wymagania prawne, w tym przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Zastąpienie papierowej dokumentacji elektroniczną pozwoli na ograniczenie kosztów i ułatwi zarządzanie dokumentami.
    • Należy także uwzględnić przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), które nakładają obowiązek szczególnej ochrony informacji przechowywanych w systemach cyfrowych.

Dlaczego koniec roku to dobry czas na zmiany?

Koniec roku jest naturalnym momentem na przeprowadzanie zmian w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym jednostkach pomocy społecznej. Jest to czas, gdy dokonuje się bilansów i podsumowań, co pozwala na ocenę skuteczności bieżących rozwiązań i przygotowanie się do nadchodzących wyzwań. Dzięki odpowiednim dostosowaniom, organizacje mogą zyskać na efektywności i poprawić jakość obsługi, jednocześnie zwiększając swoją zgodność z dynamicznie zmieniającym się prawem.

Podsumowanie

Dostosowanie polityki rachunkowości i e-księgowości w jednostkach pomocy społecznej to konieczność wynikająca zarówno z wymagań technologicznych, jak i nowych regulacji prawnych. Projekt „Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji”, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, jasno wskazuje kierunek, w jakim podąża sektor finansów publicznych. Wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości oraz wdrożenie e-dowodów i KseF może początkowo wymagać nakładów pracy i zasobów, jednak w dłuższej perspektywie przyniesie liczne korzyści, w tym automatyzację procesów i zwiększenie transparentności działań.

Zastosowanie powyższych rekomendacji pozwoli jednostkom pomocy społecznej na dostosowanie się do nowoczesnych wymogów i sprawniejsze funkcjonowanie w świecie cyfryzacji.

 Autor: Małgorzata Jaźwińska

Dodatek specjalny – kontrowersje i zasady przyznawania

Czytelnicy dziś zajmiemy się sprawami związanymi z dodatkiem specjalnym. W swojej pracy wielokrotnie spotkałam się z wątpliwościami związanymi właśnie z tym składnikiem wynagrodzenia, w związku z tym postanowiłam w dzisiejszym artykule bliżej dodatkowi specjalnemu się przyjrzeć.

Dodatek specjalny – co to za składnik wynagrodzenia pracownika samorządowego
Dodatek specjalny jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia, ma charakter obligatoryjny tylko w przypadku burmistrza/wójta/prezydenta. Pracownicy samorządowi mogą otrzymać dodatek specjalny w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych oraz w przypadku powierzenia dodatkowych zadań nie znajdujących się w zakresie czynności danego pracownika. Wszystkie kwestie związane z przyznawaniem dodatku winny być zawarte i określone w wewnątrzzakładowych regulaminach – w tym przypadku w regulaminie wynagradzania. 

Kiedy, z jakiego powodu, na jaki okres ?
Podstawowym pytaniem jakie powinniśmy sobie postawić to kiedy możemy wystąpić o dodatek specjalny dla pracownika, ile taki dodatek może wynieść i na jaki okres możemy go przyznać. Dodatek specjalny co do zasady powinien być przyznawany na wniosek bezpośredniego przełożonego lub za pośrednictwem pisma przyznającego taki dodatek dla konkretnej osoby. We wniosku/piśmie zawsze powinno być jasno określone za jakie konkretnie czynności pracownikowi przyznaje się dodatek specjalny. Unikajmy ogólnikowych pojęć tj. „za zwiększony zakres obowiązków”, „ za dodatkowe czynności”. Powinniśmy jasno wskazać na czym polegał zwiększony zakres obowiązków lub czego konkretnie dotyczyły dodatkowe zadania zlecone do wykonania konkretnemu pracownikowi. Równie ważną kwestią jest okres na jaki dodatek zostaje przyznany, gdyż zasadniczo nie może on być przyznany pracownikowi na „stałe”. Czy jednak przyznając dodatek specjalny musimy wskazywać konkretną datę graniczną jego obowiązywania? Otóż nie zawsze, możemy go przyznać na konkretnie wskazany okres (czyli od….do….), ale również na czas trwania danej okoliczności, która uprawnia pracownika do otrzymania takiego składnika wynagrodzenia (np. pełnienie obowiązków koordynatora na czas trwania zadania, pełnienie zastępstwa na czas nieobecności itp.). Jeśli chodzi o kwestie wysokości takiego dodatku, wszystko zależy jakie zapisy znajdą się w naszych wewnątrzzakładowych regulaminach.

Najczęstsze błędy
Najwięcej problemów przy przyznawaniu dodatków specjalnych sprawia nam z pewnością uwzględniania tego dodatku w podstawie naliczenia nagród jubileuszowych, odpraw emerytalno – rentowych, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.  Zaznajamiając się z wieloma orzecznictwami i interpretacjami w zakresie przyznawania dodatku specjalnego do najczęściej pojawiających się błędów w tym zakresie zaliczyć możemy:

  • Uwzględnianie w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz odprawy emerytalnej i rentowej,  dodatku specjalnego, który nie przysługiwał w miesiącu nabycia prawa do tych świadczeń;
  • Nieuwzględnienie w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dodatku specjalnego wypłaconego periodycznie;
  • Traktowanie dodatku specjalnego jak stałego składnika wynagrodzenia;
  • Nieuzasadnienie powodu przyznania dodatku specjalnego, bądź przyznanie go za czynność, która należy do podstawowych obowiązków pracownika;
  • Przyznanie dodatku specjalnego na czas nieokreślony (bez wskazania czasookresu w jakim ten dodatek przestaje obowiązywać).

Podsumowanie
Pamiętajmy, że wszelkie kwestie związane z przyznawaniem dodatków specjalnych winniśmy zawrzeć w naszych wewnątrzzakładowych przepisach. Pamiętajmy również o tym, że dodatek ten może być przyznawany procentowo albo kwotowo. Ograniczenia ustawowe co do wysokości dodatku specjalnego dotyczą tylko wójta/burmistrza/prezydenta.  Co ważne nie traktujmy dodatku specjalnego jak „podwyżki” dla pracownika. Jeśli istnieją przesłanki mówiące o tym, że dany pracownik będzie realizował dodatkowe zadania przez długi okres czasu, zwiększmy mu zakres obowiązków i podwyższmy mu z tego tytułu wynagrodzenie zasadnicze. Będzie to bezpieczniejsze dla pracodawcy i pracownika. Pracodawca nie narazi się na ewentualne zarzuty co do zbyt długiego okresu przyznawania dodatku specjalnego jednemu pracownikowi. Pracownik będzie wiedział, że za dodatkowe czynności będzie otrzymywał co miesiąc stałe wynagrodzenie, a nie dodatek, który w każdej chwili można mu odebrać.

Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy.

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych

 Autor: Magdalena Łapaj

Trudne sprawy kadrowego w administracji publicznej – cz.IV

Drogi Czytelniku dziś zajmiemy się sprawami związanymi z końcowym rozliczeniem się z pracownikiem odchodzącym na emeryturę. Poruszymy dzisiaj kwestie składników wynagrodzenia, które powinny być wliczane w podstawę naliczenia niektórych świadczeń pracowniczych związanych z rozwiązaniem stosunku pracy z powodu nabycia praw emerytalnych.

Przedstawienie sytuacji

Pracownik samorządowy złożył w zespole kadrowo – płacowym dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy z dniem 31.10.2024 r. z powodu przejścia na emeryturę. Po sprawdzeniu danych w programie kadrowo – płacowym oraz w teczce akt osobowych okazało się, iż pracownik:

– w październiku pracownik otrzymywał wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny oraz dodatek specjalny,

– w dniu 25.10.2025 r. pracownikowi mija 40 lat pracy,

– na dzień 31.10.2024 r. pracownik posiadać będzie 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

– pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 01.10 – 15.10.2024 r.

Jakie świadczenia będą przysługiwać temu pracownikowi i jakie składniki wynagrodzenia wliczyć w podstawę każdego przysługującego świadczenia.

Rozwiązania przedstawionej sytuacji.

Pracownikowi oprócz wypłaty wynagrodzenia za pracę za miesiąc październik w terminie przyjętym u danego pracodawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami w dniu 31.10.2024 r. winniśmy również wypłacić:

– zgodnie z art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych pracownikowi należy wypłacić sześciomiesięczną odprawę emerytalno – rentową, gdyż przekroczył on liczbę 20 lat pracy. Pamiętajmy, że prawo do odprawy emerytalno – rentowej nie jest zależne od rodzaju umowy o pracę oraz od wymiaru etatu. Natomiast należy pamiętać, że jest wypłacana danemu pracownikowi tylko raz w życiu, w związku z tym stosowna informacja na temat jej wypłaty winna znaleźć się we świadectwie pracy. Powinniśmy również sprawdzić czy w poprzednich zakładach pracy taka odprawa nie została pracownikowi już wypłacona.

– zgodnie z art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych oraz zgodnie z § 8 Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych .pracownikowi przysługuje nagroda jubileuszowa w wysokości 300% wynagrodzenia miesięcznego. Dzieje się tak dlatego, iż do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej z tytułu 40 lat pracy w dniu rozwiązania umowy o pracę z powodu odejścia na emeryturę brakuje mniej niż 12 miesięcy.

– pracownikowi winniśmy wypłacić ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,

– pracownikowi, jeśli tak mówią przepisy wewnątrzzakładowe winniśmy biorąc pod uwagę kryterium socjalne wypłacić dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS (należy sprawdzić regulamin ZFŚS).

Do podstawy wyliczenia odprawy emerytalno – rentowej, nagrody jubileuszowej oraz ekwiwalentu za urlop zaliczany wszystkie składniki wynagrodzenia, które należne były w miesiącu nabycia prawa do wspomnianych świadczeń czyli: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny oraz dodatek specjalny. Kontrowersyjnym składnikiem wynagrodzenia jest dodatek specjalny, gdyż zgodnie z przeprowadzonymi kontrolami RIO to min. on sprawia problem przy naliczaniu wynagrodzeń w sferze budżetowej. Proponuje zapoznać się z protokołami pokontrolnymi RIO, które w 2023 roku przeprowadziły kontrole w 91 gminach. Krajowa Rada Regionalnych Izb Obrachunkowych przedstawiła swoje podsumowanie tych kontroli w sprawozdaniu z działalności RIO i wykonaniu budżetu przez jst w 2023 r. oraz w informacji o wynikach kontroli koordynowanej „Wynagrodzenia w jednostkach samorządu terytorialnego” w czerwcu 2024 r.

Pamiętajmy, że ostatecznym dniem rozliczenia się z pracownikiem jest dzień ustania stosunku pracy, a więc w tym przypadku 31.10.2024 r.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy.

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych

 Autor: Magdalena Łapaj

Trudne sprawy kadrowego w administracji publicznej – cz.III

Drogi Czytelniku w dzisiejszym artykule poruszymy kwestie zmian warunków umowy i towarzyszącej tej sytuacji dokumentacji, którą musimy przygotować. Często w swojej pracy spotykam się z pytaniem czy w sytuacji zmian warunków umowy powinniśmy zastosować formę porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego i w dniu dzisiejszym postaram się Państwu tą kwestię przybliżyć.

W ostatnim czasie kadrowi mają bardzo dużo pracy związanej z dokumentacją, którą muszą przygotować w związku ze zmianami kwot minimalnego wynagrodzenia za prace czy też kwoty minimalnego wynagrodzenia zasadniczego pracownika samorządowego. Dzieję się tak dlatego, iż zgodnie z art. 29 § 4 K.p każda zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej. W opisanej wyżej sytuacji czyli podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi (czyli dzianie na korzyść pracownika wnikająca z przepisów) zazwyczaj stosujemy formę porozumienia zmieniającego, które może przybrać poniższa formę:

                                                                                                                                              ………………………………..

(miejsce, data)

……………………………………………….

pieczęć nagłówkowa pracodawcy

…………………………………………………..

 ( numer REGON- PKD )

ZMIANA WARUNKÓW UMOWY ZA POROZUMIENIEM STRON

………………………………………………….                                                            …………………………………………..

(nazwa i adres pracodawcy)                                                              (imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy)

Działając na podstawie ………………………………………………………………………………………………………………

                                                                               (podstawa dokonania zmian)

od dnia ……………….  ustalam dla Pani następujące warunki zatrudnienia:

  ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

  ( wpisujemy jakie warunki umowy ulegają zmianie z dokładnym ich określeniem)

  Pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.

……………………………………                                             ………………………………………….

     (podpis pracownika)                                                                    (podpis pracodawcy)

Musimy pamiętać, że forma porozumienia zmieniającego wymaga zgody obu stron umowy. Oczywiście może zdarzyć się tak, że pracownik nie przyjmie nowych warunków pracy i płacy, bo np. oprócz podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego pracodawca będzie chciał zmienić również miejsce wykonywania pracy. Jeśli taka zmiana nie zostanie w całości zaakceptowana przez pracownika wówczas pracodawca może zastosować w trybie art. 42 § 1 K.p. wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy. Czym ono różni się od wspomnianego wcześniej porozumienia zmieniającego? Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronną czynnością prawną, która zmierza do zmiany dotychczasowych warunków pracy lub płacy zachowując przy tym określony przepisami okres wypowiedzenia. Skutkiem nie przyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy, zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym, jest jej rozwiązanie z upływem okresu wypowiedzenia, obowiązującego tego pracownika. Wypowiedzenie zmieniające może przybrać poniższą formę:

………………………………..

(miejsce, data)

……………………………………………….

pieczęć nagłówkowa pracodawcy

…………………………………………………..

 ( numer REGON- PKD )

WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ

………………………………………………….                                                            …………………………………………..

(nazwa i adres pracodawcy)                                                  (imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy)

Wypowiadam Panu (Pani) umowę o  pracę zawartą w  dniu …………… w  części dotyczącej…………………………………………………………………………………………

                 (postanowienia umowy o  pracę podlegające wypowiedzeniu)

z  zachowaniem…………………………………. okresu wypowiedzenia, który upłynie w  dniu…………….                                        

                   (długość okresu wypowiedzenia)

Przyczyną wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o  pracę jest……………………………………………………………………………………………………

Po upływie okresu wypowiedzenia, tj. od dnia……………. proponuję następujące, nowe warunki umowy o  pracę: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pozostałe warunki umowy o  pracę nie ulegają zmianie.

Jeżeli Pan (Pani) przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, tj. do dnia ………………, nie złoży oświadczenia o  odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o  pracę, będzie to równoznaczne z  wyrażeniem zgody na proponowaną zmianę warunków umowy.

W  razie odmowy przyjęcia przez Pana (Panią) zaproponowanych warunków umowy o  pracę, umowa rozwiąże się z  upływem okresu wypowiedzenia, tj. z  dniem…………………..

Jednocześnie informuję, iż w  terminie 21 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu (Pani) prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w……………………………….

                                                                                                                                                   (siedziba sądu)

Jeśli pracownik otrzymujący wypowiedzenie zmieniające nie zgodzi na zaproponowane nowe warunki pracy i płacy, wówczas składa pracodawcy stosowne oświadczenie w tej sprawie. Termin przedłożenia pracodawcy takiego oświadczenia określono w przepisach Kodeksu pracy jako datę przypadającą bezpośrednio przed upływem połowy obowiązującego pracownika okresu wypowiedzenia. Jeśli termin złożenia oświadczenia nie zostanie przez pracownika dochowany uznaje się, że wyraził on zgodę na nowe warunki pracy (art. 42 § 3 K.p.). Pamiętajmy, że jeżeli w piśmie wypowiadającym warunki pracy i płacy nie będzie zawarte pouczenie dotyczące okresu w jakim pracownik winien złożyć oświadczenie, wówczas pracownik może złożyć je do końca okresu wypowiedzenia.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

 Autor: Magdalena Łapaj

Trudne sprawy kadrowego w administracji publicznej – cz.II

Drogi czytelniku w kolejnej odsłonie cyklu artykułów dotyczących spraw kadrowych zajmiemy się sprawą przygotowania dokumentacji dotyczącej podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego w dość nietypowej sytuacji.

Opis zdarzenia

Do kadr dnia 24.07.2024 r. trafił zaopiniowany pozytywnie przez kierownika jednostki budżetowej wniosek o zwiększenie wynagrodzenia zasadniczego dla Starszego Inspektora o kwotę 250 zł od sierpnia br. W związku z tym przygotowano dla pracownika nowe warunki zatrudnienia, w których powołano się na regulamin wynagradzania jednostki. Po podpisaniu przez pracownika w dniu 26.07.2024 r. nowych warunków zatrudnienia, zgłosił on, że nie zgadza się z przekazanym mu dokumentem. Tłumacząc to tym, że 01.08.2024 r. wejdzie w życie zmiana rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, według której jego wynagrodzenie zasadnicze będzie wyższe aniżeli zaproponowana mu podwyżka na przekazanym do niego dokumencie. Pracownik wobec tego poinformował, że zmiana jego warunków zatrudnienia winna mu zostać przekazana w sierpniu i powinna na niej widnieć kwota 5 050 zł ( XIII kat. zaszeregowania – 4 800 zł tj. minimalne wynagrodzenie zasadnicze wg rozporządzenia + 250 zł podwyżki z pozytywnie zaopiniowanego wniosku przez kierownika jednostki).

Powstały problem

Opisana wyżej sytuacja niestety nie jest tak oczywista. Zatwierdzony wniosek przez kierownika jednostki wpłynął do kadr w lipcu, a więc w mojej opinii postąpiono prawidłowo wprowadzając zmiany warunków zatrudnienia do systemu kadrowo – płacowego i wystawiając dokument o zmianach warunków zatrudnienia powołując się na regulamin wewnątrzzakładowy. Niemniej jednak faktycznie pracownik mógł wnosić uwagi, gdyż zarówno zmiana jego warunków zatrudnienia jak i zmiana rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zbiegły się w czasie. Nadmienić należy, że zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia kwoty minimalnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego mają zastosowanie do wynagrodzeń należnych od 01.07.2024 r. Wobec powyższego powstało pytanie czy przepisy rozporządzenia „skonsumują” wnioskowaną podwyżkę pracownika, czy też pracownikowi winno się wprowadzić wnioskowaną podwyżkę po zwiększeniu jego wynagrodzenia zasadniczego do minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z przepisów ww. rozporządzenia. Problematyczne stało się w tej sytuacji również samo przyjęcie przez pracownika dokumentu zmieniającego warunki zatrudnienia (poświadczone podpisem na dokumencie).

Rozwiązanie problemu

W mojej opinii fakt wystawienia dokumentacji dotyczącej zmiany warunków zatrudnienia z datą lipcową wyprzedza termin wejścia w życie przepisów Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, a więc wnioskowana podwyżka powinna zostać „skonsumowana” przez wspomniane rozporządzenie. Poza tym dokumentacja dotycząca zmiany warunków zatrudnienia została pracownikowi przekazana i przez niego podpisana również w lipcu. W związku z tym w sierpniu br. pracownik powinien dostać kolejny dokument dotyczący zmiany warunków zatrudnienia (powołując się na ww. rozporządzenie), który będzie wyrównywał poziom jego wynagrodzenia zasadniczego do minimalnego poziomu wskazanego we wspomnianym rozporządzeniu (czyli do kwoty 4 800 zł od 01.07.2024 r.). Niemniej jednak decyzja należy tutaj do kierownika jednostki i jeśli pracodawca uzna, że pracownik najpierw powinien otrzymać podwyżkę wynikającą z rozporządzenia, a następnie wnioskowaną podwyżkę wynikającą z regulaminu (czyli wnioskowane 250 zł), dokumentacja przekazana pracownikowi w mojej opinii będzie błędnie wystawiona. W takiej sytuacji jeśli obie strony wyrażą zgodę sugerowałabym, aby dokumentacja została wystawiona raz jeszcze w taki sposób, że:

  • pracownik z początkiem sierpnia otrzyma dokument zmieniający warunki zatrudnienia dotyczący wyrównania jego wynagrodzenia zasadniczego do minimalnego poziomu wskazanego przepisami rozporządzenia od 01.07.2024 r.,
  • następnie również w sierpniu (data późniejsza) otrzyma kolejny dokument o zmianie warunków zatrudnienia zwiększający jego wynagrodzenie zasadnicze o 250 zł od 01.08.2024 r. odwołując się do przepisów wewnątrzzakładowych.

Pamiętajmy również, że jeżeli w jednostce miały miejsce podobne sytuacje powinniśmy postąpić analogicznie, aby uniknąć ewentualnych zarzutów co do nierównego traktowania pracowników.

 Autor: Magdalena Łapaj