Często pytają mnie o Komisje Socjalne – czy są konieczne, jaki powinien być ich skład dla sprawnego działania i w jakim dokumencie regulować ich funkcjonowanie. Postaram się w dzisiejszej publikacji na te pytania odpowiedzieć.
Na samym początku powinniśmy wiedzieć czym jest Komisja Socjalna Zarządza ZFŚS i do jakich celów jest ona w jednostkach tworzona. Komisja socjalna w większości jednostek jest organem doradczym, wspomagającym i opiniującym w sprawach związanych z ZFŚS. Komisje Socjalne są zakładane przez pracodawców do efektywnego zarządzania funduszem socjalnym, z kompetencjami ustalanymi przez pracodawców.
Zazwyczaj Komisja Socjalna nie ma uprawnień do administrowania ZFŚS ani do przyznawania świadczeń z funduszu. Komisja opiniuje sprawy i przedstawia swoje stanowisko pracodawcy oraz związkom zawodowym lub reprezentantowi pracowników, gdy brak związków. Kluczowe znaczenie w kwestii określania kompetencji Komisji Socjalnej ma jej skład:
- Jeśli pracodawca chce, aby Komisja Socjalna Zarządza ZFŚS przyznawała świadczenia, musi ona obejmować uprawnionych przedstawicieli pracodawcy i związku zawodowego.
- Jeśli pracodawca nie będzie chciał każdorazowo uzgadniać przyznania danego świadczenia z funduszu ze stroną związkową (art. 27 ustawy o związkach zawodowych, Komisja Socjalna musi składać się z przedstawicieli pracodawcy i osób upoważnionych przez zakładową organizację związkową, z którymi pracodawca uzgadnia przyznawanie świadczeń.
- Jeśli w składzie komisji nie znajdą się upełnomocnieni przedstawiciele strony związkowej wówczas kompetencje Komisji Socjalnej będą mogły polegać na zbieraniu dokumentacji w sprawie świadczeń z funduszu, analizie tych dokumentów oraz przedstawianiu pracodawcy opinii w danej sprawie.
W tym miejscu nasuwać się może pytanie czy tworzenie takich komisji jest obowiązkowe. Chociaż tworzenie Komisji Socjalnych nie jest wymagane ustawowo, ich powołanie może odciążyć pracodawców i usprawnić proces przyznawania świadczeń socjalnych, szczególnie w większych firmach.
Kolejną kwestią konieczną do omówienia będzie dokument regulujący funkcjonowanie Komisji Socjalnych. Pracodawca może unormować zasady funkcjonowania i zakres kompetencji Komisji Socjalnej w :
- Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub
- Regulaminie Komisji Socjalnej.
W regulaminie określającym zasady funkcjonowania Komisji Socjalnej powinny znaleźć się zapisy dotyczące:
- sposobu powołania komisji socjalnej,
- ilości członków oraz ich funkcje,
- czasu trwania kadencji i sposobu odwołania z pełnionej funkcji,
- częstotliwości i terminów posiedzeń komisji,
- kompetencji komisji.
W regulaminie nie ustalamy imiennego składu komisji, a jedynie liczbę jej członków, kogo reprezentują i jakie pełnią funkcje. Zazwyczaj powołanie Komisji odbywa się w drodze zarządzenia i to w tym dokumencie określamy imienny skład komisji.
Przykładowy zapis regulaminu:
Wstępnej oceny wniosków o przyznanie świadczeń dokonuje Komisja Socjalna, składająca się z dwóch przedstawicieli pracodawcy wskazanych przez Dyrektora/Kierownika ……, które pełnić mają funkcję przewodniczącego i osoby obsługującej Fundusz oraz po dwóch przedstawicieli związków zawodowych upełnomocnionych stosowną uchwałą zakładowej organizacji związkowej.
Przykładowy zapis zarządzenia:
Powołuję Komisję Socjalną w …………….(nazwa jednostki) w składzie:
1. (imię i Nazwisko) – przewodniczący – przedstawiciel pracodawcy;
2. (Imię i Nazwisko) – obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – przedstawiciel pracodawcy;
3. (Imię i Nazwisko) – przedstawiciel (nazwa związku zawodowego)
4. (Imię i Nazwisko) – przedstawiciel (nazwa związku zawodowego) .
Pamiętajmy, że członkowie Komisji Socjalnej mają dostęp do danych wrażliwych, więc pracodawca powinien wydać im odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Autor: Magdalena Łapaj
