Drodzy Czytelnicy,
dziś przedstawię Wam temat związany z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).
Czy przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS wymaga zgody?
Pierwszą istotną kwestią, którą musimy rozważyć, jest fakt, że przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS nie wymaga zbierania zgód od pracowników i innych osób uprawnionych do świadczeń z tego funduszu. Pewnie zastanawiacie się, dlaczego tak jest. Otóż zarówno art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak i art. 6 ust. 1 lit. c RODO stanowią w tym zakresie podstawę prawną do pozyskiwania danych osobowych od uprawnionych osób przez pracodawcę lub byłego pracodawcę.
Jakie dokumenty może przetwarzać pracodawca w ramach ZFŚS?
W celu przyznania pomocy socjalnej, pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika oraz członków jego rodziny. Ważne jest jednak, aby przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do realizacji celu, w jakim zostały one pozyskane, i przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Udostępnienie pracodawcy danych dotyczących sytuacji materialnej i bytowej pracownika następuje w formie oświadczenia pracownika.
Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia, może żądać udokumentowania danych podanych przez pracownika. Dokumenty te mogą być użyte jedynie do weryfikacji oświadczenia i nie mogą być przechowywane przez pracodawcę po zakończeniu weryfikacji.
Jakie jeszcze dane może przetwarzać pracodawca?
Pracodawca, oprócz danych dotyczących dochodów pracownika i członków jego rodziny, może także przetwarzać dane osobowe dotyczące zdrowia, zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO. Przetwarzanie tych danych jest upoważnione tylko przez pracodawcę, a pracownik, który ma do nich dostęp, musi posiadać pisemne upoważnienie oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy tych danych.
Obowiązki pracodawcy w ramach przetwarzania danych osobowych
Jednym z obowiązków pracodawcy jest konieczność corocznego sprawdzania, jakie dane są przetwarzane, oraz usuwanie zbędnych danych z dokumentacji dotyczącej ZFŚS. Oznacza to, że pracodawcy muszą dokonywać corocznych przeglądów dokumentacji, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie niezbędne dane.
Dane, które powinny być zachowane w dokumentacji ZFŚS, to dokumenty poświadczające sytuację socjalną osób uprawnionych oraz inne dokumenty, które mogą stanowić dowód poprawności przyznanych świadczeń z ZFŚS w przypadku roszczeń odpowiednich organów.
Pracodawca ma również obowiązek przekazania osobie uprawnionej do ZFŚS informacji określonych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Jednakże nie jest zobowiązany do przekazywania takich informacji członkom rodziny osoby uprawnionej, zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c) RODO.
Aktualizacja regulaminu ZFŚS
Pamiętajmy również o konieczności uzupełnienia regulaminów ZFŚS o przepisy RODO. Jednym z najczęstszych błędów pokontrolnych jest nieuaktualnianie zapisów regulaminu ZFŚS do nowych przepisów.
Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł przybliżył Wam temat przetwarzania danych osobowych w dokumentacji ZFŚS. Zachęcam do śledzenia kolejnych publikacji, w których będę poruszać istotne zagadnienia związane z tą tematyką.
Autor: Magdalena Łapaj
