Standardy ochrony małoletnich – obowiązek dla wielu podmiotów

Uchwalona 13 lipca 2023 r. tzw. ustawa Kamilka, czyli ustawa o zmianach w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym oraz niektórych innych ustaw, wprowadza nowe obligatoryjne obowiązki dotyczące przyjęcia i wdrożenia standardów ochrony małoletnich. Obowiązek ten ma każdy:

  • organ zarządzający jednostką systemu oświaty, inną placówką oświatową, opiekuńczą, wychowawczą, resocjalizacyjną, religijną, artystyczną, medyczną, rekreacyjną, sportową lub związaną z rozwijaniem zainteresowań, do której uczęszczają albo
    w której przebywają lub mogą przebywać małoletni;
  • organizator działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej
    z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich;
  • podmioty świadczące usługi hotelarskie oraz turystyczne, a także prowadzące inne miejsca zakwaterowania zbiorowego, w zakresie niezbędnym do zapewnienia ochrony małoletnich.

Standard ochrony małoletnich powinien być dostosowany do specyfiki określonego podmiotu i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa musi zawierać:

  1. zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki lub organizatora, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich;
  2. zasady i procedurę podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego;
  3. procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego, zawiadamianie sądu opiekuńczego oraz w przypadku instytucji, które posiadają takie uprawnienia, osoby odpowiedzialne za wszczynanie procedury „Niebieskie Karty”;
  4. zasady przeglądu i aktualizacji standardów;
  5. zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu placówki lub organizatora do stosowania standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności;
  6. zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania;
  7. osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia;
  8. sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

   W standardach uwzględnia się sytuację dzieci niepełnosprawnych oraz dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi. Standardy sporządza się mając na względzie konieczność ich zrozumienia przez osoby małoletnie. Zgodnie z art. 10 ustawy obowiązek wprowadzenia wyżej wymienionych standardów musi być zrealizowany w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie tzw. ustawy Kamilka – czyli do 15 sierpnia 2024 r. Jest to tak zwany okres przejściowy, na dostosowanie działalności danego podmiotu do zgodności z ustawą.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1606)

Autor: dr Michał Gluzek

Przypomnienie dot. Świadczenia wychowawczego

Od 1 lutego można składać wnioski w ramach Programu „Rodzina 800+”.

Mowa oczywiście o nowym okresie pobierania świadczenia: od 1 czerwca 2024r. do 31 maja 2025r.

Aby mieć ciągłość w wypłacie świadczenia, należy pamiętać o złożeniu wniosku do 30 kwietnia danego roku. Wniosek złożony w takim terminie oznacza przyznanie oraz wypłatę przyznanego świadczenia (za czerwiec) najpóźniej do 30 czerwca tego roku.

Wnioski złożone w okresie od 1 maja – do 31 maja danego roku, ustalają prawo oraz wypłatę przyznanego świadczenia za czerwiec i lipiec –  do 31 lipca tego roku.

Świadczenie wychowawcze w ramach programu “Rodzina 800 +” przysługuje na każde dziecko w wieku do ukończenia przez nie 18 roku życia.

Wnioski składać mogą rodzice (matka lub ojciec) oraz opiekun faktyczny, a także rodziny zastępcze, osoby prowadzące rodzinny dom dziecka dyrektorzy placówek opiekuńczo-wychowawczych, dyrektorzy regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych, dyrektorzy interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych.

WAŻNE:

Wniosek o świadczenie wychowawcze składa się do ZUS tylko i wyłącznie drogą elektroniczną, poprzez:

– bankowość elektroniczną,

– platformę PUE ZUS lub aplikację mZUS

– portal informacyjno-usługowy Emp@tia;

Autor: Anna Sozańska

Case management- zarządzanie przypadkiem

Case management jako jedna z metod pracy pracownika socjalnego, która staje się standardem w coraz większej liczbie ośrodków pomocy społecznej oraz centrów usług społecznych. To metoda zarządzania przypadkiem, po którą coraz częściej sięgają pracownicy socjalni, od których wymaga się niesienia kompleksowej pomocy jednostce, a także podejmowanie działań zaradczych i pomocowych.

Chcąc po krótce scharakteryzować założenia case managementu można przyjąć, że pracownik socjalny, będący case managerem łączy wsparcie skierowane do idywidalnego przypadku i indywidualnej pomocy z pracą w obszarze wielu instytucji, po to aby nieść kompleksowe wsparcie osobie będącej w kryzysie bądź przeżywającej trudności. W swojej pracy sięga po zasoby instytucji działających w systemie pomocy społecznej, ochrony zdrowia, edukacji, sportu, kultury i wielu innych.

W ten sposób prowadzona praca z indywidualnym przypadkiem daje możliwość skorzystania z różnych dostępnych na rynku form pomocy, tak aby były one dostosowane do konkretnego przypadku, aby trafiły w punkt i w aspekcie niesienie pomocy przyniosły widoczne efekty.

Skuteczne działanie case managera będzie możliwe dopiero w momencie kiedy nastąpi prawidłowa diagnoza sytuacji oraz stworzenie indywidualnego planu działania, który zostanie zaakceptowany przez klienta.

Metoda Case managementu wymaga zaangażowania dwóch stron, zarówno pracownika jak i klienta, który sam bądź przy pomocy case maangera określi swoje mocne i słabe strony, wkaże szanse i możliwości, z których może korzystać oraz zagrożenia i obawy z nich wynikające.

Case manager po poznaniu potrzeb klienta idywidualnego, po analizie jego możliwości i ograniczeń, po zdefiniowaniu problemu i sformuowaniu idywidualnego planu , jest w stanie stworzyć siatkę kompleksowego wsparcia co ułatwi klientowi, w odniesieniu do jego potrzeb, korzystanie z różnych form wsparcia dostępnego na lokalnym rynku.

To profilowane wsparcia case managera w pracy z indywidualnym przypadkiem skutkuje zwiekszeniem własnej świadomości, zwiększeniem motywacji do zmiany, zwiększeniem wiedzy o różnych, dostępnych formach wsparcia, ale przede wszystkim wzrostem własnej świadomości klienta i poczuciem sprawczości, zaangażowania w poprawę swojego życia. 

Autor: Anna Sozańska

Usługi sąsiedzkie – Nową formą świadczenia pomocy społecznej

Starzejące się społeczeństwo, a tym samym zwiększająca się liczba osób, które wymagają pomocy w formie usług opiekuńczych stało się podwaliną do rozszerzenie wachlarza usług opiekuńczych. Także ograniczenie zasobów kadrowych pomocy społecznej i polityka społeczna zmierzająca do deinstytucjonalizacji, niemalże wymusiły regulację przepisów w tym zakresie.

Na mocy nowelizacji ustawy o pomocy społecznej z dnia 28 lipca 2023r. (Dz.u. poz 693) wprowadzono nową formę pomocy, czyli usługi sąsiedzkie. Realizacja usług możliwa jest od 1 listopada 2023r. i nakłada na Gminę obowiązek  podjęcia stosownej uchwały.

Czym są usługi sąsiedzkie?

Najprościej rzecz ujmując są kolejną formą wsparcia dla osób potrzebujących, czyli osób, które z powodu wieku, chorób i innych trudności wymagają pomocy ze strony osób drugich, a nie mogą jej otrzymać.

Usługi sąsiedzkie są skierowane zarówno do osób samotnych jak i osób mieszkających wspólnie z rodziną, w sytuacji kiedy rodzina, w tym wspólnie niezamieszkujący małżonek, zstępni i wstępni, nie mogą zaoferować wymaganej pomocy i wsparcia.

Kto może świadczyć pomoc?

W założeniu tę formę pomocy świadczyć  mają osoby blisko zamieszkujące, które, co ważne, będą wynagradzane przez Gminę.

Opiekunowie muszą spełnić także określone, poniższe warunki:

– mieć ukończony 18. rok życia,

– nie należeć do rodziny osoby, która wymaga usługi,

– nie być zamieszkującym oddzielnie członkiem rodziny (małżonkiem, wstępnym lub zstępnym) osoby, dla której mają być świadczone usługi,

– być zdolne pod kątem psychofizycznym do świadczenia tego typu usług – muszą złożyć stosowne oświadczenie,

– zamieszkiwać w okolicy osoby, która wymaga pomocy,

– przejść szkolenie z zakresu udzielania pierwszej pomocy,

– zostać zaakceptowaną przez organizatora usług i osobę, na rzecz której usługi te mają być świadczone;

Zakres usług sąsiedzkich.

Istotą usług sąsiedzkich jest pomoc osobie potrzebującej w jej miejscu zamieszkania.

Zakres świadczonej pomocy to:

  • pomoc w zaspokajaniu podstawowych potrzeb życiowych, 
  • podstawową opiekę higieniczno-pielęgnacyjną- czynności podstawowe, które nie wymagają specjalistycznego przygotowania,
  • w miarę potrzeb i możliwości, zapewnienie kontaktów z otoczeniem.

Organizator pomocy:

Organizatorem usług sąsiedzkich jest Gmina, której obowiązkiem jest podjęcie  odpowiedniej uchwały oraz określenie szczegółowych zasad realizacji usług oraz odpłatności.

 Warto wiedzieć, że Gmina realizując pomoc sąsiedzką może zlecić jej realizację innym organizacjom społecznym, a dodatkowym wsparciem finansowym dla tej formy pomocy może być przystąpienie przez Gminę w 2024r. do Programu  „Korpus Wsparcia Seniorów”, Moduł I.

PODSTAWA PRAWNA:

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1693)

Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 901 z późn. zm.)

Autor: Anna Sozańska

„Trzynastka” a urlop opiekuńczy

„Trzynastka” lub „trzynasta pensja” to dodatkowe wynagrodzenie wypłacane pracownikom sfery budżetowej zgodnie z Ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1690), zwaną dalej ustawa. Przedmiotem tych rozważań nie będzie omówienie ustawy, tylko wskazanie skutków wykorzystania urlopu opiekuńczego przez pracownika zatrudnionego na kilka miesięcy u danego pracodawcy na uprawnienie otrzymania tego wynagrodzenia.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie (art. 5 ust. 2 ustawy). Przepisy nie wskazują „sztywnego” terminu wypłaty tego wynagrodzenia, ale wskazują najpóźniejszy termin, w którym pracodawca zobowiązany jest dokonać wypłaty. Oznacza to, że wkrótce sfera budżetowa podejmie wyliczanie „trzynastek”.

Pracownik nabywa prawo do tego wynagrodzenia w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego (art. 2 ust. 1 ustawy). Jeżeli pracownik nie przepracował tego okresu, to nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy (art. 2 ust. 2 ustawy). Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach, określonych w art. 2 ust. 3 ustawy. Jednym z nich jest wykorzystanie nawet jednego dnia urlopu opiekuńczego.

Z dniem 26 kwietnia 2023 r. Ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 641) do Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465), zwanej dalej KP zostały dodane nowe zwolnienia od pracy, a pośród nich właśnie urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Urlop ten przysługuje w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (Art. 1731 KP).

W związku z powyższymi zmianami KP, do katalogu okoliczności uzasadniających przyznanie pracownikom „trzynastki” bez względu na przepracowany okres, został dodany także urlop opiekuńczy art. 2 ust. 3 pkt 6 lit. af) ustawy. Mimo, że zmiana nastąpiła w 2023 r. z rozmów przeprowadzonych z pracodawcami wynika, że nie zdawali sobie sprawy, że wykorzystanie choćby jednego dnia urlopu opiekuńczego przez pracownika zatrudnionego na kilka miesięcy u danego pracodawcy, skutkuje obowiązkiem wypłaty trzynastej pensji. Jeżeli pracownik skorzysta z minimum jednego dnia urlopu opiekuńczego i nie wystąpią przesłanki negatywne, o których mowa w art. 3 ustawy, tj. nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni, stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości, wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, wówczas nie będzie obowiązywać warunek przepracowania u pracodawcy co najmniej 6 miesięcy.

Należy podkreślić, że urlop opiekuńczy jest okresem niepłatnym, a więc skorzystanie z niego będzie skutkować niższą podstawą obliczenia trzynastki.

Istotne do rozważenia jest to czy rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika w ciągu roku skutkuje wypłatą tego wynagrodzenia z chwilą kiedy upłynie okres rozwiązania umowy? Pracodawca nie jest obowiązany do wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w dniu rozwiązania stosunku pracy, gdyż przepisy ustawy tak nie wskazują. Będzie on zobowiązany do tego za rok, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, w terminie wypłaty innym pracownikom zatrudnionym u pracodawcy, tak jak wskazywałam na wstępie, tj. nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy kolejnego roku kalendarzowego.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 8 stycznia 2024 r.

Ważne zmiany dla OPS-ów – Nowy termin ważności orzeczeń o niepełnosprawności

Z dniem 30.12.2023 r. ustawodawca uchyla art. 23 ustawy z 9.03.2023 r. o zmianie ustawy
o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw. W życie wchodzą nowe przepisy zmieniające termin ważności orzeczeń o niepełnosprawności, a w rezultacie zostaje także nałożony obowiązek na organy właściwe, w zakresie zmiany z urzędu decyzji przyznającej świadczenia rodzinne, z funduszu alimentacyjnego oraz z pomocy społecznej uzależnionych od niepełnosprawności. 

Głównym powodem wprowadzenia nowej regulacji zawartej w ustawie z dnia 19.12.2023 r. o szczególnych rozwiązaniach służących zachowaniu ważności niektórych orzeczeń o niepełnosprawności oraz orzeczeń o stopniu niepełnosprawności (Dz. U. z 2023 r. poz. 2768) zwaną dalej u.z.w.n.o., są opóźnienia oraz zatory sięgające nawet 8 miesięcy przy wydawaniu nowych orzeczeń w ramach pracy zespołów ds. orzekania o niepełnosprawności. Powyższe powoduje utratę wsparcia między innymi świadczenia pielęgnacyjnego,
a w konsekwencji wiele osób pozostaje bez jakichkolwiek środków do życia. Ważności orzeczeń o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności ma istotny wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych, z funduszu alimentacyjnego oraz z pomocy społecznej. Sytuacja dotyczy nie tylko osób, których orzeczenia utraciły ważność przed 5.08.2023 r. ale również po tej dacie.

Instytucję przedłużenia ważności orzeczeń zapoczątkował art. 15 h ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1327 z późn. zm.) zwaną dalej ustawą
o koronawirusie,  z mocy prawa przedłużała ważność orzeczeń o niepełnosprawności albo orzeczeń o stopniu niepełnosprawności, wydanych na czas określony na podstawie ustawy
z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, do upływu 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego orzeczenia
o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Ustawa z 9.03.2023 r. o zmianie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 852 ze zm.) zwaną dalej ustawą o ochronie konkurencji uchyliła art. 15h ustawy o koronawirusie. Przepisy dotyczące ważności orzeczeń wynikające z ustawy o ochronie konkurencji weszły w życie 6.08.2023 r.

Zgodnie z art. 23 ustawy z 9.03.2023 r. ustawy o ochronie konkurencji, orzeczenie
o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, o którym mowa w art. 15h ustawy zmienianej w art. 10, w brzmieniu dotychczasowym, którego okres ważności:

1) upłynąłby do dnia 31.12.2020 r. – zachowuje ważność do dnia 31.12.2023 r.,

2) upłynąłby w okresie od dnia 1.01.2021 r. do dnia 31.12.2021 r. – zachowuje ważność do dnia 31.03.2024 r.,

3) upłynąłby w okresie od dnia 1.01.2022 r. do dnia poprzedzającego dzień wejścia w życie niniejszego przepisu – zachowuje ważność do dnia 30.09.2024 r.

– jednak nie dłużej niż do dnia wydania nowego ostatecznego orzeczenia
o niepełnosprawności albo orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji, organ gminny wydawały z urzędu, bez kolejnego wniosku, decyzje przedłużającą okres pobierania świadczenia uzależnionego od niepełnosprawności, na okres przedłużenia przewidziany w powyższym przepisie prawa.

W chwili obecnej znacząca część osób utraciła, bądź w najbliższym czasie utraci prawo do świadczeń rodzinnych, z funduszu alimentacyjnego oraz pomocy społecznej,
z uwagi na brak ważności orzeczeń o niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. Należy zaznaczyć, że od chwili wejścia w życie ustawy o świadczeniu wspierającym to jest od 1.01.2024 r. dodatkowo zwiększy się liczba wniosków o wydanie orzeczeń. Będzie to kolejny czynnik obciążający wydolność systemu wydawania orzeczeń w przedmiocie niepełnosprawności.

Nowe rozwiązania przewidują uchylenie art. 23 ustawy o ochronie konkurencji
i wprowadzenie nowego przepisu prawnego zawartego w art. 1 u.z.w.n.o. który stanowi, że orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o stopniu niepełnosprawności wydane na czas określony na podstawie ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 100 z późn. zm.), które zachowało ważność na podstawie art. 23 ustawy z dnia 9.03.2023 r. o zmianie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 852 ze zm.) w brzmieniu dotychczasowym, albo którego okres ważności upłynął po dniu 5.08.2023 r. i przed dniem 30.09.2024 r., zachowuje ważność do dnia 30 września 2024 r., jednak nie dłużej niż do dnia, w którym nowe orzeczenie o niepełnosprawności albo nowe orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, stanie się ostateczne.

Powyższe oznacza, że ww. przepis obejmie wszystkie orzeczenia
o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności przedłużone przepisami ustawy
o ochronie konkurencji oraz dodatkowo te, których ważność upływała po 5.08.2023 r.  i przed dniem 30.09.2024 r. jednak nie dłużej niż do dnia uzyskania nowego ostatecznego orzeczenia.

Ustawodawca przewidział również tryb zmiany z urzędu decyzji wydanych na podstawie art. 23 ustawy o ochronie konkurencji, przyznających prawo do świadczeń
z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, zasiłków dla opiekunów albo świadczeń lub dodatków na pokrycie kosztów utrzymania dziecka lub osoby pełnoletniej w rodzinnej pieczy zastępczej. W przypadku świadczeń
z pomocy społecznej należy uprzednio zawiadomić stronę o wszczęciu z urzędu postępowania administracyjnego, a zmiana decyzji nie wymaga przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego ani jego aktualizacji. W pozostałych przypadkach zniesiono obowiązek bezpośredniego zawiadomienia strony o wszczęciu postępowania. W rezultacie organ gminny zmienia decyzje wydane na podstawie art. 23 ustawy o ochronie konkurencji na mocy nowego umocowania prawnego w zakresie okresu obowiązywania uprawnienia do 30.09.2024 r.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy z dnia 19.12.2023 r. o szczególnych rozwiązaniach służących zachowaniu ważności niektórych orzeczeń o niepełnosprawności oraz orzeczeń o stopniu niepełnosprawności, wydłużenie ważności orzeczeń do 30.09.2024 r. stworzy minimalną przestrzeń czasową niezbędną do likwidacji zatorów w ramach prac zespołów ds. orzekania o niepełnosprawności i powrotu do orzekania w trybie bieżącym.  Ustawa służąca zachowaniu ważności niektórych orzeczeń wchodzi w życie z dniem 30.12.2023 r.

Rozszerzenie powyższych informacji pozyskacie Państwo uczestnicząc w szkoleniu:

,, Świadczenie pielęgnacyjne 2024 r.”

Świadczenie pielęgnacyjne 2024 r.

Autor: Dawid Cisło

Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. “13”

Praktyczne zasady rachunkowości budżetowej dla urzędów JST

Jak każdego roku nadchodzi ten moment, kiedy będziemy musieli naliczyć tzw. „trzynastki”, aby część pracowników mogła ją otrzymać.

Temat tak dobrze każdemu z nas znany, a jednak stale budzący kontrowersje i wątpliwości. Co wziąć do podstawy? Jakie składniki obniżają staż wliczany do podstawy? O jaką kwotę zmniejszyć podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego przy wystąpieniu nieobecności płatnych w danym miesiącu?  Pytań jest o wiele więcej, na które odpowiedź uzyskacie Państwo na szkoleniu Firmy Jaźwińska-szkolenia.

Przypomnijmy sobie  komu i na jakich warunkach przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne.

Zasady przyznawania i wypłacania popularnie zwanej „trzynastki” uregulowano w Ustawie z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1690). Wszystkie podstawowe  zasady wyliczania i przyznawania trzynastki zawarte są w przytoczonej ustawie. Oto najważniejsze z nich:

  1. Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracownikom zatrudnionym w jednostkach sfery budżetowej.
  2. Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
  3. Wypłacane jest z wyodrębnionych na ten cel środków na wynagrodzenia, nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.
  4. Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego.
  5. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Musimy pamiętać, że okresy przepracowane, wymagane do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy rozumieć jako okresy „efektywnie” czyli faktycznie przepracowane u danego pracodawcy. Nie wystarczy tutaj samo pozostawanie w stosunku pracy bez wykonywania pracy (wyjątkiem jest czas urlopu wypoczynkowego, który uznawany jest za równoważny z wykonywaniem pracy).

(Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w postanowieniu z 10 maja 2018 roku, II PK 173/17)

Przykład

Zatrudniony w jednostce budżetowej od 01.02.2023 r. pracownik od kwietnia do września korzystał z urlopu bezpłatnego. Biorąc pod uwagę ilość dni faktycznie przepracowanych pracownik nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 r. Po pierwsze nie przepracował efektywnie w 2023 roku co najmniej 6 miesięcy i po drugie nie zaszły okoliczności zwalniające go od wymogu przepracowania tego minimalnego okresu.

Co prawda powyższe reguły są oczywiste, jednak jak to zwykle bywa od reguły występują również wyjątki. O nich też mówi ustawa. I tak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:

  1. nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
  2. zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;
  3. powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
  4. rozwiązania stosunku pracy w związku z:

– przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,

-przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,

-likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,

-likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

5. podjęcia zatrudnienia:

-w wyniku przeniesienia służbowego,

-na podstawie powołania lub wyboru,

-w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,

-w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,

-po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

6. korzystania:

-z urlopu wychowawczego,

-z urlopu macierzyńskiego,

-z urlopu ojcowskiego,

-z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

-z urlopu opiekuńczego

-z urlopu dla poratowania zdrowia

-przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;

-z urlopu rodzicielskiego;

-wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Przykład

Pracownik szkoły przepracował 2023 roku 6 miesięcy.  30 czerwca 2023 roku umowa o pracę z pracownikiem uległa rozwiązaniu w związku z jego przejściem na emeryturę. W okresie zatrudnienia pracownik przebywał 5 dni na zwolnieniu w związku z chorobą. Niemniej jednak w tym przypadku pracownik nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 rok, gdyż rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem pracownika na emeryturę jest okolicznością zwalniającą z wymogu przepracowania co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym.

Istnieją również sytuacje kiedy pracownik nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Do okoliczności, które pozbawiają prawa do wynagrodzenia rocznego należą:

  • nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni;
  • stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości;
  • wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
  • rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

O takich sytuacjach również będę mówić na wspomnianym szkoleniu.

Naliczając dodatkowe wynagrodzenie roczne pracodawca musi pamiętać, że tak jak i z innych wynagrodzeń tak i z „13”  ma obowiązek w ściśle określonych sytuacjach i limitach dokonywania potrąceń. Musi on pamiętać o kwocie wolnej od potrąceń. Niemniej jednak nie ma zastosowania ta reguła w przypadku potrąceń dokonywanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, które są potrącane do wysokości 3/5 wynagrodzenia bez względu na to jaka kwota pozostanie po potrąceniu.

Przypadków związanych z naliczaniem trzynastki, które sprawiają nam mniejszy bądź większy kłopot jest wiele. Na szkoleniu pt. Dodatkowe wynagrodzenie roczne w sferze budżetowej tzw. “13” będziemy mogli na ten temat porozmawiać, wspólnie wybrać odpowiednią metodologię naliczania, czy dojść do konkretnych wniosków: kiedy pracownik nabył prawo do trzynastki nawet gdy np.; nie przepracował 180 dni, był nieobecny w pracy i tej nieobecności nie usprawiedliwił. Zapraszam do zapoznania się ze szczegółami tego zagadnienia które znajdziecie Państwo tutaj: https://jazwinska-szkolenia.pl/szkolenie/dodatkowe-wynagrodzenie-roczne-w-sferze-budzetowej-tzw-13/

Autor: Wioletta Frach

BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe po zmianach

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), zwane dalej Rozporządzeniem, obowiązuje bez zmian prawie 25 lat. Jednakże 18 października 2023 roku nastąpiła jego zmiana Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U., poz. 2367), które wejdzie w życie z dniem 17 listopada 2023 r.

Nowe przepisy mają stanowić odpowiedź na dotychczasowy postęp technologiczny, jak również odpowiadać transformacji przepisów prawa pracy, np. w zakresie pracy zdalnej. Zmiana Rozporządzenia stawia nowe wymagania dla pracodawców.

Modyfikacji uległa definicja stanowiska pracy:

Aktualne brzmienieBrzmienie po zmianie
stanowisku pracy – należy przez to rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym: a)wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek, b)wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball, c)wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżekstanowisku pracy – należy przez to rozumieć przestrzeń pracy wraz z: a)wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, b)krzesłem i stołem, c)opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem

W załączniku do rozporządzenia określającym minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, określono jakie parametry powinny spełniać meble biurowe, z których korzysta pracownik. Dotyczą m. in. monitorów ekranowych, klawiatury, rodzaju biurek, stołów, krzeseł oraz oświetlenia. Zgodnie z nowelą pracodawca na życzenie pracownika, zobowiązany będzie wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek (ust. 7 cyt. Załącznika).

Ustawodawca podjął kwestię stosowania systemów przenośnych, przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy, jednakże nie zdefiniował czym jest system przenośny. W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz (ust. 1.2. cyt. Załącznika). Z przepisu wynikają dwie możliwości wyposażenia stanowiska pracy. Pracownik pracujący na urządzeniu przenośnym (laptopie, notebooku) nie może żądać od pracodawcy aby do stanowiska pracy zainstalował monitor stacjonarny, gdyż w przepisie użyta jest partykuła „lub”. Kwestia ta jest niezmiernie ważna w kontekście stanowiska pracy przy wykonywaniu pracy zdalnej. Ze znowelizowanych przepisów nie wynika obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi stacjonarnego monitora ekranowego w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Jednakże pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o nowych wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko pracy i odebrać oświadczenie od pracownika, że miejsce pracy zdalnej spełnia „nowe” wymagania BHP (Art. 6731 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zwany dalej Kp). Kolejną istotną zmianą jest zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, o których mowa w § 8 Rozporządzenia.

Aktualne brzmienieBrzmienie po zmianie
1.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.1.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Nowelizacja rozszerza katalog, uwzględniając w nim obowiązek pracodawcy do zapewnienia pracownikowi zgodne z zaleceniem lekarza np. szkła kontaktowe. Zdarza się, że pracodawcy już zapewniają pracownikom szkła kontaktowe. Jednakże wkrótce będzie to obowiązek przyznania okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Oznacza to, że będziemy zmuszeni do zmiany obowiązujących wewnątrz zakładu pracy procedur, zarządzeń i umowy z tzw. medycyną pracy lub podmiotem świadczącym usługi optyka.

Zgodnie z art. 226 Kp, pracodawca jest zobowiązany oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe występujące na stanowiskach pracy, stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko oraz informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą i o zasadach ochrony przed zagrożeniami. W związku z treścią tego przepisu i zmian w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, należy zaktualizować oświadczenia dla pracowników o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.

Pozostaje postawić pytanie, ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie nowych zmian? Po 17 listopada 2023 r. każdy pracodawca, tworząc nowe stanowisko pracy, powinien mieć przygotowane uregulowania w zakresie BHP i mieć dostosowane stanowiska pracy już do nowych przepisów. Natomiast pracodawcy będą zobowiązani stanowiska pracy, wyposażone w monitory ekranowe, które już istniały przed dniem wejścia nowelizacji dostosować do nowych regulacji w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli 17 maja 2024 r.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 14 listopada 2023 r.

Ustawa o zwalczaniu nadużyć w komunikacji elektronicznej – jakie nowe obowiązki dla instytucji publicznych?

Ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zwalczaniu nadużyć w komunikacji elektronicznej (Dz. U. z 2023 r.. poz. 1703), zwaną dalej Uzdke ma na celu walczyć z różnymi wyłudzeniami, m. in: phishingiem, dystrybucją smishingu, spoofingiem e-mail, CLI spoofingiem.

Cytowana na wstępie  Uzdke w art. 24 ust. 1, wymusza na dostawcach poczty elektronicznej dla co najmniej 500 000 użytkowników lub dla podmiotu publicznego korzystanie z mechanizmów: SPF (ang. Sender Policy Framework), DMARC (ang. Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance), DKIM (ang. DomainKeys Identified Mail). Ust. 6 tego artykułu stanowi, że dostawca poczty elektronicznej dla podmiotu publicznego oferuje pocztę elektroniczną umożliwiającą stosowanie metod uwierzytelniania wieloskładnikowego. Takie uwierzytelnianie to metoda, w której użytkownik, aby dostać się do strzeżonych zasobów jak np. konta online, sieci VPN, bądź aplikacji mobilnej, musi zweryfikować się na co najmniej dwa różne sposoby.

Art. 24 ust. 2 Uzdke stanowi, że Podmiot publiczny jest obowiązany do korzystania z poczty elektronicznej wykorzystującej mechanizmy, o których mowa w ust. 1. Oznacza to, że jeżeli dostawca poczty elektronicznej nie spełnia standardów, o których mowa w ust. 1 i 6, to podmiotowi publicznemu nie będzie wolno korzystać z takiego dostawcy poczty elektronicznej.

Nie może umknąć uwagi, że Uzdke w tym zakresie weszła  w życie z dniem 25 września 2023 r., jednakże mocą art. 40. 1 Uzdke dostawca poczty elektronicznej, który świadczy pocztę elektroniczną na podstawie umowy, której stroną jest podmiot publiczny, obowiązującej w dniu wejścia w życie ustawy, jest obowiązany w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie Uzdke do spełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 24 ust. 1. Oznacza to, że termin ważny dla instytucji publicznych mija 25 grudnia 2023 r.

 Jeżeli dostawca poczty elektronicznej nie spełni wymagań w ww. terminie, umowa, o której mowa w ust. 1, może zostać jednostronnie rozwiązana przez podmiot publiczny, a dostawcy poczty elektronicznej nie przysługują roszczenia z tego tytułu. Świadczy to o tym, że ustawodawca zabezpieczył podmioty publiczne i nie tylko oraz dał możliwość rozwiązania umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia i zapewnił, że nie przysługują dostawcy z tego powodu roszczenia, jeżeli nie zapewni on bezpiecznej poczty elektronicznej.

Mocą art. 41 Uzdke w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy dostawca poczty elektronicznej, który zawarł umowę z podmiotem publicznym o świadczenie poczty elektronicznej, przedstawi ofertę poczty elektronicznej umożliwiającej stosowanie metod uwierzytelniania wieloskładnikowego, chyba że świadczona przez tego dostawcę poczta elektroniczna już umożliwia stosowanie tych metod.

Kontrolę w tym zakresie będzie sprawował CSIRT NASK (Krajowy Zespół Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego, prowadzony przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie) oraz UKE (Urząd Komunikacji Elektronicznej).

Co to oznacza dla instytucji publicznych. Jesteśmy zobowiązani monitorować czy nasz dostawca poczty elektronicznej spełnia wymogi z art. 24 ust. 1 i 6 Uzdke. Jeżeli w ustawowym terminie nie dostosuje się to nie możemy z usług dostawcy korzystać, gdyż dopuszczamy się, tzw. nadużycia w komunikacji elektronicznej. W prawdze więcej kar może nałożyć UKE na dostawcę, jednakże zgodnie z art. 27 ust. 8 Uzdke jeżeli przemawia za tym zakres lub charakter naruszenia, Prezes UKE może, w drodze decyzji, nałożyć karę pieniężną na kierownika podmiotu publicznego, który korzysta z usług wysyłania krótkich wiadomości tekstowych (SMS) integratora usług SMS niewpisanego w wykazie, o którym mowa w art. 14 ust. 1 Uzdke. Kara pieniężna wówczas jest (ustawodawca użył sformułowania „jest” nie „może”) nakładana w wysokości do jednokrotności przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, w ostatnim komunikacie, o którym mowa w art. 20 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Czy nasz dostawca spełnia wymogi, które są przedmiotem naszych rozważań? Możemy to w prosty sposób sprawdzić za pomocą linku dedykowanego na stronie CSIRT NASK: https://bezpiecznapoczta.cert.pl/. Jest to narzędzie, aby chronić użytkowników poczty elektronicznej i ułatwić instytucjom sprawdzenie poprawności konfiguracji mechanizmów zapewniających jej bezpieczeństwo. Należy kliknąć zielony kafelek „Wyślij e-mail”. Aby zweryfikować konfigurację poczty, musimy wysłać dowolną wiadomość e-mail na podany tam adres. Jest to prosta obsługa. Następnie ukażą się nam wyniki testów mechanizmów zabezpieczeń naszej poczty email: SPF, DMARC i DKIM. Jest to dla nas także przydatna „ściągawka”, aby wiedzieć o czym rozmawiać z naszym dostawcą poczty elektronicznej.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 13 listopada 2023 r.

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych

Coraz częściej słyszy się panikę na rynku zamówień publicznych, że od stycznia 2024 r. w zamówieniach publicznych będzie wprowadzona certyfikacja wykonawców, chcących wziąć udział w postępowaniach przetargowych. Wykonawcy zastanawiają się, od kogo mają żądać wydania takiego certyfikatu, aby móc przystąpić do postępowania przetargowego, rozumiejąc ich sytuację, tak po ludzku – chcą zarobić. Dla Zamawiających też to jest stres, bo końcówka roku budżetowego i początek nowego roku to, tzw. „żniwa” w zamówieniach publicznych, a tutaj znów wchodzi coś nowego.

Powiem krótko, spokojnie. Nie powinno to osób pracujących w zamówieniach publicznych tak szybko to dotknąć, jednakże warto być nastawionym na informacje w tym obszarze. Projekt ustawy o certyfikacji zamówień publicznych oraz zmianie niektórych innych ustaw (Numer projektu: UC147, https://legislacja.gov.pl/projekt/12375154 stan na dzień 16.09.2023 r.) w procesie legislacyjnym został skierowany do opiniowania.

Certyfikacja wykonawców tyczy się udziału wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia, prowadzonego zgodnie z przepisami  ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), powoływanej dalej Pzp. Celem projektodawcy jest, aby rynek zamówień publicznych był bardziej przyjazny dla przedsiębiorców i szczerzej otwierał się na sektor małych i średnich przedsiębiorstw. Autorzy projektu ustawy chcą, aby zmiany wzmacniały potencjał ekonomiczny wykonawców, w szczególności tych najmniejszych po to, aby przeprowadzanie zamówień publicznych było jeszcze łatwiejsze. Projekt przewiduje m.in. ograniczenie obowiązków formalnych związanych ze składaniem dokumentów przez wykonawców, a także uproszczenie i przyspieszenie weryfikacji ich sytuacji przez zamawiających. Wprowadzenie do Pzp certyfikacji wykonawców ma zapewniać wykonawcom możliwość uzyskania dokumentu potwierdzającego, że nie ma podstaw do jego wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia lub że ma ona zdolności i zasoby (np. określone doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę, dobrą sytuację finansową, brak zaległości podatkowych) na poziomie wskazanym w certyfikacie. Wykonawcy będą otrzymywali certyfikaty do wykorzystania w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w celu np.: wykazania, że spełniają warunki stawiane przez zamawiających (art. 108 i 109 Pzp, art. 112 ust. 2 Pzp) podstawy wykluczenia z udziału w postępowaniu. Oznacza to, że wykonawcy każdorazowo zobowiązani są do gromadzenia i składania dokumentów wymaganych przez zamawiającego, co stanowi dla nich istotne obciążenie formalne. Otrzymując od wykonawców wymagane podmiotowe środki dowodowe zamawiający (jego komisja przetargowa) musi samodzielnie dokonać oceny, czy rzeczywiście potwierdzają one określone wymagania stawiane przed wykonawcami, co często wymaga wiedzy nie tylko z obszaru zamówień publicznych. Zapewnienie odpowiedniego wsparcia zamawiającym w zakresie weryfikacji wykonawców nie tylko ograniczyłoby występujące po ich stronie ryzyko związane z udzielaniem zamówień (np. naruszenie dyscypliny finansów publicznych na skutek naruszenia przepisów Pzp). Odpowiedzią na powyższe zagadnienia ma być rozwiązanie w postaci certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.

Zdaniem projektodawcy posłużenie się tym certyfikatem pozwoli uniknąć ewentualnych wątpliwości, które mogą wystąpić w toku badania przez zamawiających dokumentów i oświadczeń. Ma to służyć w szczególności: żądaniu przez Zamawiających mniejszej liczbie dokumentacji od Wykonawcy w specyfikacji warunków zamówienia. Ma to przyczynić się do szybszej procedury zamówienia, niższych kosztów udziału w procedurze. A także ma to być zachęta dla przedsiębiorców, szczególnie tych z sektora MŚP, do szerszego zaangażowania się w rynek zamówień publicznych. Certyfikacja dokonywana przez wyspecjalizowane podmioty wzmocni weryfikację wykonawców, co jest korzystne dla interesów zamawiających. Certyfikaty mają być ważne trzy lata od dnia jego wydania. Certyfikat będzie mógł utracić ważność przed upływem tego okresu. Nastąpi to w przypadku stwierdzenia przez podmiot certyfikujący, że wykonawca, któremu udzielono certyfikacji podstaw wykluczenia lub certyfikacji zdolności wykonawcy, przestał spełniać warunki jej udzielenia i nie wykazał w ramach aktualizacji certyfikatu, że te warunki spełnia ponownie.

Zgodnie z Polityką Zakupową Państwa certyfikacja powinna zostać wprowadzona do krajowego systemu zamówień publicznych do końca 2024 r. Tak więc mamy jeszcze czas.

Zgodnie z projektowaną ustawą wykonawca będzie uprawniony do posługiwania się certyfikatem na potrzeby wielu różnych postępowań o udzielenie zamówienia, bez potrzeby każdorazowego gromadzenia i składania dokumentów oraz oświadczeń (podmiotowych środków dowodowych) w zakresie sprecyzowanych przez zamawiających podstaw wykluczenia oraz warunków udziału w postępowaniu. Certyfikat będzie zastępował wspomniane dokumenty oraz oświadczenia.

Dla zamawiających mechanizm certyfikacji będzie oznaczał kolejne usprawnienie procesu weryfikacji podmiotowej wykonawców poprzez stworzenie możliwości dokonania jej bezpośrednio w oparciu o informacje wynikające z przedłożonego przez wykonawcę certyfikatu, a w konsekwencji ograniczenie czasu trwania postępowań.

Certyfikacja dla wykonawców będzie miała charakter fakultatywny. Oznacza to, że złożenie wniosku o wydanie certyfikatu, czy też posłużenie się certyfikatem w toku konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia będzie leżało w sferze wyłącznej decyzji wykonawców. Inaczej mówiąc, wykonawcy nie będą mieli obowiązku uzyskiwania i posługiwania się certyfikatem. Będzie to ich uprawnienie. Co w przypadku, kiedy Wykonawca nie będzie miał certyfikatu? Dla takiego Wykonawcy nie zmienia się nic, będzie zobowiązany złożyć wszystkie dokumenty, jakie wymaga Zamawiający, czyli będzie w swojej ofercie przedkładał poświadczenia warunków udziału w postepowaniu w „klasyczny” sposób.

Certyfikaty wydawane będą przez akredytowane jednostki certyfikujące spełniające wymagania wynikające z właściwych norm europejskich.

Co w przypadku, kiedy Zamawiający będzie miał uzasadnione wątpliwości co do wydanego certyfikatu? W takim przypadku, w postępowaniu o udzielnie zamówienia. zamawiający, wezwie wykonawcę do złożenia wyjaśnień. Jeżeli wyjaśnienia złożone przez wykonawcę okażą się niewystarczające do usunięcia uzasadnionych wątpliwości, to zamawiający poinformuje o tym podmiot certyfikujący, który wydał certyfikat. Podmiot certyfikujący obowiązany będzie sprawdzić aktualność certyfikatu. W razie takiego zgłoszenia, sprawdzi aktualność certyfikatu w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji przez zamawiającego. Jeżeli w wyniku tego sprawdzenia, podmiot certyfikujący stwierdzi, że wykonawca, któremu udzielono certyfikacji przestał spełniać warunki jej udzielenia w całości lub w części, wówczas będzie on obowiązany zawiesić certyfikat odpowiednio w całości lub części i wezwać wykonawcę do jego aktualizacji.

Reasumując, zdaniem projektodawców z certyfikacji wykonawców mają płynąć dla nich korzyści, polegające na;

1) ograniczeniu formalności związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tj.:

a) braku konieczności gromadzenia dokumentów oraz oświadczeń na potrzeby jednostkowych postępowań,

b) ograniczeniu liczby wyjaśnień odnośnie do dokumentów składanych zamawiającemu

2) wstępnym potwierdzeniu sytuacji wykonawcy, a więc większej przewidywalności działalności na rynku zamówień publicznych;

3) podniesieniu poziomu profesjonalizacji oraz przejrzystości procesu weryfikacji wykonawcy (weryfikacja dokonywana przez wyspecjalizowany i niezainteresowany wynikiem postępowania podmiot).

Natomiast korzyści dla zamawiających zdaniem projektodawcy, to:

  1. przyśpieszenie procesu kwalifikacji podmiotowej wykonawców;
  2. możliwość polegania na ustaleniach jednostki certyfikującej:

a) wsparcie merytoryczne zamawiających,

b) skuteczniejsza weryfikacja wykonawców

3)  możliwość przeznaczenia większej ilości czasu na analizę merytoryczną oferty;

4) ograniczenie ryzyka związanego z błędną weryfikacją wykonawców;

5) mniejsza liczba odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej.

Reasumując, wykonawcy będą mogli złożyć certyfikat na potrzeby potwierdzenia swojej sytuacji podmiotowej w postępowaniu o udzielenie zamówienia klasycznego (w rozumieniu art. 7 pkt 33 Pzp), zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi (w rozumieniu art. 7 pkt 34 Pzp) oraz zamówienia sektorowego (w rozumieniu art. 7 pkt 35 Pzp). Ponadto, będą mogli posłużyć się certyfikatem w procedurach udzielania zamówień nieobjętych stosowaniem Pzp, w tym również zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 złotych. Jeżeli w tym kształcie ustawa zostanie wprowadzona w życie, możliwe że będzie odciążeniem dla wykonawców i zamawiających w kompletowaniu dokumentacji przetargowej, jednakże nie widzę, aby była wsparciem dla MŚP, gdyż warunki stawiane przez zamawiających nie są dla nich konkurencyjne.

A co do szkoleń w tym zakresie, nie ma potrzeby śpieszyć się, gdyż projekt ten jeszcze może lec zmianie w Sejmie lub Senacie.

Autor: dr Agnieszka Gazda

16.09.2023 r.

CO TO JEST PONOWNE WYKORZYSTYWANIE INFORMACJI SEKTORA PUBLICZNEGO?

zeszyt na laptopie

Ustawa z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2021 r. poz. 1641 ze zm.), zwana dalej ustawą określa zasady otwartości danych, zasady i tryb udostępniania i przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania oraz podmioty, które udostępniają lub przekazują te informacje, warunki ponownego wykorzystywania oraz zasady ustalania opłat za ponowne wykorzystywanie. Ustawa ta wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1024 z dnia 20 czerwca 2019 r. sprawie otwartych danych i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego (Dz. Urz. UE L 172 z 26.06.2019, str. 56).

Art. 3 ustawy wskazuje podmioty zobowiązane do udostępniania lub przekazywania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania i są nimi w szczególności jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Świadczy to o tym, że jednostki organizacyjne pomocy społecznej podlegają reżimowi tej ustawy, a to dlatego, że są wymienione w art. 3 ustawy a także nie podlegają wyłączeniu, o którym mowa w art. 4 ustawy. Jednostkami wyłączonymi są m. in. samorządowe instytucje kultury oraz inne podmioty prowadzące działalność kulturalną, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, podmioty, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, np.: przedszkola, szkoły, poradnie psychologiczno pedagogiczne.

Jeżeli wiemy, że jednostki organizacyjne pomocy społecznej (tzw. Podmiot zobowiązany) zobowiązane są do stosowania ustawy, to jakie obowiązki spoczywają?

Podmiot zobowiązany udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej w menu przedmiotowym w kategorii „Ponowne wykorzystywanie” i określa warunki udostępniania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania.

Podmiot zobowiązany, który udostępnia lub przekazuje informacje sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania przekazuje informacje sektora publicznego w celu jej ponownego wykorzystywania na wniosek, w przypadkach gdy informacja sektora publicznego:

  1. Nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej
  2. Została udostępniona w innym systemie teleinformatycznym niż Biuletyn Informacji Publicznej i nie zostały określone warunki ponownego wykorzystywania lub opłaty za ponowne wykorzystywanie albo nie poinformowano o braku takich warunków lub opłat.
  3. Będzie wykorzystywana na warunkach innych niż zostały dla tej informacji określone.
  4. Została udostępniona lub przekazana na podstawie innych ustaw określających zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami sektora publicznego. Wniosek strona powinna wnieść w postaci papierowej albo elektronicznej i musi zawierać w szczególności:
  • nazwę podmiotu zobowiązanego,
  • informacje o wnioskodawcy, w tym imię i nazwisko albo nazwę oraz adres umożliwiający dostarczenie odpowiedzi do wnioskodawcy albo pełnomocnika tego wnioskodawcy w sposób lub w formie wskazanych we wniosku,
  • wskazanie informacji sektora publicznego, która będzie ponownie wykorzystywana, a jeżeli jest już udostępniona lub przekazana, warunki, na jakich ma być ponownie wykorzystywana oraz źródło udostępnienia lub przekazania,
  • wskazanie celu ponownego wykorzystywania, w tym określenia rodzaju działalności, w której informacje sektora publicznego będą ponownie wykorzystywane, w szczególności wskazanie dóbr, produktów lub usług,
  • wskazanie formy przygotowania informacji sektora publicznego, a w przypadku postaci elektronicznej, także wskazanie formatu danych,

wskazanie:

  • sposobu przekazania informacji sektora publicznego, o ile nie są udostępnianie lub nie zostały przekazane w inny sposób,
  • sposobu i okresu dostępu do informacji gromadzonych i przechowywanych w systemie teleinformatycznym.

W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku, wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia braków, poucza, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Wniosek rozpatruje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli podmiot zobowiązany nie może rozpatrzyć wniosku w terminie 14 dni, wówczas zawiadamia wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia oraz terminie, w jakim rozpatrzy wniosek, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia tego wniosku. Podmiot zobowiązany nie powinien zapomnieć o dopełnieniu wobec wnioskodawcy obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO.

Podmiot zobowiązany udostępnia informacje sektora publicznego lub przekazuje w celu ich ponownego wykorzystywania bezpłatnie. Jednakże może nałożyć opłatę za ponowne wykorzystywanie, jeżeli przygotowanie lub przekazanie informacji w sposób lub w formie wskazanych we wniosku o ponowne wykorzystywanie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów. Podmiot zobowiązany ustalając wysokość opłaty uwzględnia koszty przygotowania lub przekazania informacji sektora publicznego w określony sposób i w określonej formie oraz inne czynniki, które będą brane pod uwagę przy rozpatrywaniu wniosków o wykorzystywanie, które mogą mieć wpływ w szczególności na koszt lub czas przygotowania lub przekazania informacji. Łączna wysokość opłaty nie może przekroczyć sumy kosztów poniesionych bezpośrednio w celu przygotowania lub przekazania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania w określony sposób i w określonej formie. Wnioskodawca może żądać od podmiotu zobowiązanego wytłumaczenia się w jaki sposób opłata została wyliczona.

Organem odwoławczym od decyzji o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego oraz od decyzji o warunkach ponownego wykorzystywania lub o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie jest minister właściwy do spraw informatyzacji. W zakresie nieuregulowanym ustawą do decyzji o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego. Do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o ponowne wykorzystywanie stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Prawo do ponownego wykorzystywania podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa lub prywatność osoby fizycznej, w tym ochronę danych osobowych.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani opracowaniem instrukcji dotyczącej ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego do zamieszczenia w BIP, firma Jaźwińska – Szkolenia przygotuje ją dla Was. Zachęcamy do kontaktu z nami.

ZMIANY W DEKLARACJI DOSTĘPNOŚCI

babcia przed laptopem

Deklaracja dostępności jest to opis dostępności podmiotu publicznego dla osób z niepełnosprawnościami. Celem jej jest informowanie osoby o rozwiązaniach, ale też problemach, jakie spotkają na stronie internetowej, w aplikacji mobilnej i w budynku/budynkach podmiotu publicznego. Od 23 września 2020 r. taka deklaracja jest obowiązkowa dla każdej strony internetowej, a od 23 czerwca 2021 r. dla każdej aplikacji mobilnej, która należy do podmiotu publicznego.

Obowiązek ten wynika z Ustawy z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 83). Zgodnie z art. 9 tej ustawy jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, będące jednostkami sektora finansów publicznych, oraz gminne osoby prawne, które spełniają warunki określone w art. 2 pkt 3, mogą zapewniać dostępność cyfrową elementów stron internetowych lub aplikacji mobilnych określonych w art. 8 ust. 2 pkt 2 przez ich umieszczenie na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej lub wybranej stronie internetowej jednostki samorządu terytorialnego. Art. 10 ust. 4 ustawy określa jakie elementy taka deklaracja musi zawierać.

Niezmiernie ważną kwestią jest to, że podmioty publiczne zobowiązane są dokonać przeglądu i aktualizacji deklaracji dostępności do dnia 31 marca każdego roku oraz niezwłocznie w każdym przypadku, gdy strona internetowa lub aplikacja mobilna podlega zmianom mogącym mieć wpływ na jej dostępność cyfrową. Oznacza to, że termin aktualizacji nastąpi wkrótce.

Nie może umknąć uwagi fakt, że 17 marca 2023 r. została ogłoszona ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz. U. poz. 511). Wejdzie w życie 17 kwietnia 2023 r. W związku z tym warto zasygnalizować najistotniejsze zmiany jakie zachodzą dla podmiotów publicznych.

W Art. 3 ust. 2 dodano pkt 9, według którego ustawy nie stosuje się do schematów i dokumentacji technicznych w formie nietekstowych. Takie schematy są elementami dokumentacji, np. w postępowaniach przetargowych, które są publikowane na stronach internetowych i dla których ważna jest pewność poprawnego przygotowania całości dokumentów. Wyłączenie schematów i dokumentacji technicznej z zakresu przedmiotowego ustawy pozwoli na uniknięcie wątpliwości co do tego, w jakim zakresie konieczne jest zapewnienie dostępności cyfrowej dokumentów, co do których jest to bardzo trudne.

Nowe brzmienie art. 5 ust. 1 wprowadza obowiązek zapewnienia dostępności cyfrowej wszelkich treści publikowanych przez podmiot publiczny na stronach internetowych. Oznacza to, że podmiot publiczny, publikując treści na stronach internetowych lub w aplikacjach mobilnych, których nie jest właścicielem, odpowiada za dostępność cyfrową tych treści, wyłącznie w zakresie możliwości, jakie posiada, zarządzając tymi elementami strony internetowej lub aplikacji mobilnej.

Zmiana art. 5 ust. 3 wskazuje nową wersję normy przez odesłanie do Polskiej Normy wprowadzającej normę ETSI EN 301 549 V3.2.1:2021. Wskazuje to na możliwość powoływania się zarówno na wersję angielskojęzyczną, jak i polskojęzyczną zatwierdzoną przez krajową jednostkę normalizacyjną.

Nowo dodany art. 5a dotyczy multimediów pierwotnie nadawanych na żywo. Podmioty publiczne są obowiązane do publikowania na swoich stronach, relacji na żywo, np. z posiedzeń rad. Nagrania, które pozostają na stronie internetowej lub aplikacji mobilnej muszą mieć napisy czy audiodeskrypcję. Ustawodawca zdając sobie sprawę, że takie przygotowanie wymaga czasu wskazał na obowiązek uzupełnienia napisów czy audiodeskrypcji w terminie 14 dni od dnia zakończenia nadawania na żywo. W przypadku kiedy takie dostosowanie nie może nastąpić w ww. terminie – podmiot publiczny, publikując te multimedia, musi poinformować o terminie, w którym zapewni dostępność cyfrową opublikowanych multimediów, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia zakończenia nadawania. Informacja taka powinna zostać zamieszczona razem z opublikowanym multimedium – tak, aby możliwe było zapoznanie się z nią.

W art. 8 ust. 1 ustawodawca doprecyzował pojęcie „nadmiernych kosztów”, które może być stosowane w uzasadnionych przypadkach do konkretnych, poszczególnych elementów strony internetowej lub elementów aplikacji mobilnej, a nie ich całości. W deklaracji dostępności należy wskazać poszczególne elementy, których udostępnienie nie było możliwe ze względu na nadmierny koszt. Podmiot publiczny powołujący się na nadmierne koszty dostosowania musi uwzględnić w analizie szacowane korzyści dla danego podmiotu publicznego w odniesieniu do szacowanych korzyści dla osób niepełnosprawnych. Wyłączenie to nie dotyczy podmiotów, których zadaniem publicznym jest prowadzenie działalności na rzecz osób niepełnosprawnych lub osób starszych. Oznacza to, że jednostki organizacyjne pomocy społecznej nie mogą się wyłączyć.

W art. 10 ust. 1 wskazano, że deklaracja dostępności powinna być sporządzona w tym samym języku co strona internetowa lub aplikacja mobilna, do której się odnosi.

Art. 10 ust. 4 pkt 4 – 6 i 8 zmienia elementy deklaracji, które muszą być zamieszczone w tej deklaracji:

– pkt 4 – deklaracja dostępności musi zawierać dane teleadresowe podmiotu publicznego wraz ze wskazaniem danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za dostępność cyfrową lub komórki organizacyjnej.

– pkt 5 – deklaracja dostępności musi zawierać informacje na temat utworzonych na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej niestandardowych skrótów klawiszowych, służących przemieszczaniu się po elementach strony internetowej lub elementach aplikacji mobilnej i uruchamianiu funkcji dostępnych na stronie internetowej lub w aplikacji mobilne.

– pkt 6 – deklaracja dostępności musi zawierać informację lub link do informacji o dostępności architektonicznej siedziby podmiotu publicznego dla osób niepełnosprawnych. Dodano możliwość umieszczenia w deklaracji dostępności linku do strony zawierającej informacje o dostępności architektonicznej.

– pkt 8 – wprowadza obowiązek podania do deklaracji dostępności na stronie internetowej linku do deklaracji dostępności aplikacji mobilnej i na odwrót, jeżeli podmiot publiczny takowe posiada.

Ze względu na dotychczasowe wątpliwości, gdzie ma być zamieszczona deklaracja dostępności (czy na www podmiotu publicznego czy na BIP) sprecyzowano art. 10 ust. 7. Ustawodawca dał możliwość wyboru publikowania deklaracji dostępności na stronie internetowej jak i na innej stronie internetowej niż strona, której dotyczy ta deklaracja. To samo tyczy się aplikacji mobilnej. Decyzja o takiej publikacji należy do podmiotu publicznego i jest traktowana jako dobra praktyka.

W art. 19 dotyczącym kar pieniężnych, uchylono kwestie dotyczące braku zapewnienia dostępności cyfrowej BIP, gdyż jest to efekt zmiany art. 10 ust. 7, tj. wyboru umieszczenia deklaracji. Stawki kar 10 000 zł (nie zapewnienie dostępności) i 5 000 zł (nie sporządzenie i nie publikowanie deklaracji dostępności) pozostały na takim samym poziomie.

Autor: dr Agnieszka Gazda