Jak każdego roku nadchodzi ten moment, kiedy będziemy musieli naliczyć tzw. „trzynastki”, aby część pracowników mogła ją otrzymać.
Temat tak dobrze każdemu z nas znany, a jednak stale budzący kontrowersje i wątpliwości. Co wziąć do podstawy? Jakie składniki obniżają staż wliczany do podstawy? O jaką kwotę zmniejszyć podstawę dodatkowego wynagrodzenia rocznego przy wystąpieniu nieobecności płatnych w danym miesiącu? Pytań jest o wiele więcej, na które odpowiedź uzyskacie Państwo na szkoleniu Firmy Jaźwińska-szkolenia.
Przypomnijmy sobie komu i na jakich warunkach przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne.
Zasady przyznawania i wypłacania popularnie zwanej „trzynastki” uregulowano w Ustawie z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1690). Wszystkie podstawowe zasady wyliczania i przyznawania trzynastki zawarte są w przytoczonej ustawie. Oto najważniejsze z nich:
- Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracownikom zatrudnionym w jednostkach sfery budżetowej.
- Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który ono przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
- Wypłacane jest z wyodrębnionych na ten cel środków na wynagrodzenia, nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.
- Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego.
- Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.
Musimy pamiętać, że okresy przepracowane, wymagane do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należy rozumieć jako okresy „efektywnie” czyli faktycznie przepracowane u danego pracodawcy. Nie wystarczy tutaj samo pozostawanie w stosunku pracy bez wykonywania pracy (wyjątkiem jest czas urlopu wypoczynkowego, który uznawany jest za równoważny z wykonywaniem pracy).
(Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w postanowieniu z 10 maja 2018 roku, II PK 173/17)
Przykład
Zatrudniony w jednostce budżetowej od 01.02.2023 r. pracownik od kwietnia do września korzystał z urlopu bezpłatnego. Biorąc pod uwagę ilość dni faktycznie przepracowanych pracownik nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 r. Po pierwsze nie przepracował efektywnie w 2023 roku co najmniej 6 miesięcy i po drugie nie zaszły okoliczności zwalniające go od wymogu przepracowania tego minimalnego okresu.
Co prawda powyższe reguły są oczywiste, jednak jak to zwykle bywa od reguły występują również wyjątki. O nich też mówi ustawa. I tak przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:
- nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
- zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;
- powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
- rozwiązania stosunku pracy w związku z:
– przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne,
-przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem,
-likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
-likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
5. podjęcia zatrudnienia:
-w wyniku przeniesienia służbowego,
-na podstawie powołania lub wyboru,
-w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy,
-w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją,
-po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
6. korzystania:
-z urlopu wychowawczego,
-z urlopu macierzyńskiego,
-z urlopu ojcowskiego,
-z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
-z urlopu opiekuńczego
-z urlopu dla poratowania zdrowia
-przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;
-z urlopu rodzicielskiego;
-wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
Przykład
Pracownik szkoły przepracował 2023 roku 6 miesięcy. 30 czerwca 2023 roku umowa o pracę z pracownikiem uległa rozwiązaniu w związku z jego przejściem na emeryturę. W okresie zatrudnienia pracownik przebywał 5 dni na zwolnieniu w związku z chorobą. Niemniej jednak w tym przypadku pracownik nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2023 rok, gdyż rozwiązanie umowy o pracę w związku z przejściem pracownika na emeryturę jest okolicznością zwalniającą z wymogu przepracowania co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym.
Istnieją również sytuacje kiedy pracownik nie nabędzie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Do okoliczności, które pozbawiają prawa do wynagrodzenia rocznego należą:
- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż dwa dni;
- stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości;
- wymierzenie pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby;
- rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
O takich sytuacjach również będę mówić na wspomnianym szkoleniu.
Naliczając dodatkowe wynagrodzenie roczne pracodawca musi pamiętać, że tak jak i z innych wynagrodzeń tak i z „13” ma obowiązek w ściśle określonych sytuacjach i limitach dokonywania potrąceń. Musi on pamiętać o kwocie wolnej od potrąceń. Niemniej jednak nie ma zastosowania ta reguła w przypadku potrąceń dokonywanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, które są potrącane do wysokości 3/5 wynagrodzenia bez względu na to jaka kwota pozostanie po potrąceniu.
Przypadków związanych z naliczaniem trzynastki, które sprawiają nam mniejszy bądź większy kłopot jest wiele. Na szkoleniu pt. Dodatkowe wynagrodzenie roczne w sferze budżetowej tzw. “13” będziemy mogli na ten temat porozmawiać, wspólnie wybrać odpowiednią metodologię naliczania, czy dojść do konkretnych wniosków: kiedy pracownik nabył prawo do trzynastki nawet gdy np.; nie przepracował 180 dni, był nieobecny w pracy i tej nieobecności nie usprawiedliwił. Zapraszam do zapoznania się ze szczegółami tego zagadnienia które znajdziecie Państwo tutaj: https://jazwinska-szkolenia.pl/szkolenie/dodatkowe-wynagrodzenie-roczne-w-sferze-budzetowej-tzw-13/
Autor: Wioletta Frach
