Kategoria: Artykuł

Czy pracodawca powinien wydać zaświadczenie o zarobkach pracownika na wniosek OPS/CUS?

Mimo ugruntowanego w praktyce art. 105 ust. 1 Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 901 ze zm.), powoływanej dalej Ups, w kwestii dotyczącej wydawania zaświadczeń przez pracodawców na wniosek OPS/CUS, nadal napotykamy trudności.

Pracodawcy nadal często odmawiają wydania takiego zaświadczenia, uzasadniając brakiem podstaw prawnych w wyżej cyt. przepisie (twierdząc, że nie są wymienieni enumeratywnie, z nazwy) lub zasłaniają się ochroną danych osobowych czy naruszeniem dóbr osobistych pracownika. Zdarza się także odmowa „bo szef tak kazał”.

Jednakże dostrzegam inny problem, po stronie OPS/CUS. Bardzo często posługujemy się wyłącznie art. 105 ust. 1 Ups. Naszą rolą – administracji – jest przekonanie adresata, aby wydał nam wymagane zaświadczenie, tak więc szczegółową podstawą prawną będzie nie tylko art. 105 ust. 1 Ups, ale także art. 77 Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Przepisy te stanowią prawidłową podstawę prawną do żądania m. in. informacji o zarobkach pracownika w formie zaświadczenia.

Uprawnienie do żądania informacji po stronie OPS/CUS jest wykorzystywane zwłaszcza w sytuacjach, gdy istnieje wątpliwość dotycząca danych przedstawionych przez osobę lub rodzinę starającą się o przyznanie pomocy, albo gdy występują trudności z przeprowadzeniem wywiadu środowiskowego. Wobec powyższego powinniśmy w piśmie zasygnalizować, że toczy się postępowanie w sprawie „Kowalskiego”. A pracodawca ma obowiązek udostępnić informacje, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczeń z pomocy społecznej, dla np.: ustalenia wysokości odpłatności za świadczenia z pomocy społecznej lub dla weryfikacji uprawnień do świadczeń z pomocy społecznej, wysokości tych świadczeń lub odpłatności za te świadczenia. Warto napomknąć, że przekazane informacje, OPS/CUS będzie traktować jako dowód w postępowaniu administracyjnym z zakresu pomocy społecznej.

W piśmie do potencjalnego pracodawcy warto dopisać, że jest on zobowiązany udzielić informacji, wydać zaświadczenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku kierownika OPS, dyrektora CUS lub pracownika socjalnego.

Co istotne, dostęp do informacji tego rodzaju nie wymaga wyrażenia zgody przez pracownika, którego dane dotyczą. Orzecznictwo w tym zakresie nie jest bogate, lecz nie należy zapominać, że informacje mające znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczenia z pomocy społecznej mogą zostać pozyskane – niezależnie od woli strony – w trybie, o którym mowa w art. 105 ust. 1 Ups (WSA we Wrocławiu z 5 lutego 2015 r., IV SAB/Wr 288/14, LEX nr 2038684).

W przypadku odmowy, bądź przekroczenia ustawowego terminu, zapewne należy ponaglić dany podmiot, ale też mamy prawo zawiadomić zwierzchnika podmiotu nierealizującego obowiązku określonego w przedmiotowym przepisie.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 3 sierpnia 2024 r.

Obowiązki Kierownika OPS/Dyrektora CUS w sprawie rodzinnych domów pomocy

29 lipca b. r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie rodzinnych domów pomocy (t. j. Dz. U. poz. 1129), powoływane dalej Rozporządzenie. Rodzinny dom pomocy stanowi formę usług opiekuńczych i bytowych świadczonych całodobowo przez osobę fizyczną lub podmiot uprawniony (o jakim mowa w art. 25 ustawy o pomocy społecznej) dla nie mniej niż trzech i nie więcej niż ośmiu zamieszkujących wspólnie osób wymagających z powodu wieku lub niepełnosprawności wsparcia w tej formie.

Rozporządzenie określa zasady tworzenia rodzinnych domów pomocy oraz przyjmowania, rodzaj i zakres usług bytowych oraz opiekuńczych świadczonych przez te domy.

Należy zadać sobie pytanie, jakie obowiązki, uprawnienia w tym obszarze posiada kierownik OPS lub dyrektor CUS w świetle Rozporządzenia:

  1. Kierownik OPS lub dyrektor CUS wydaje decyzję administracyjną w sprawie skierowania do rodzinnego domu pomocy (§  6 ust. 2 Rozporządzenia).
  2. Kierownik OPS lub dyrektor CUS dokonuje uzgodnień z osobą prowadzącą rodzinny dom pomocy lub kierującą rodzinnym domem pomocy mających na celu określenie czy rodzinny dom pomocy ma możliwości świadczenia usług opiekuńczych i bytowych dostosowanych do potrzeb i stanu zdrowia osoby kierowanej do tego domu, przed wydaniem decyzji administracyjnej o skierowaniu do rodzinnego domu pomocy (§  6 ust. 3 Rozporządzenia).
  3. Kierownik OPS lub dyrektor CUS po wydaniu decyzji administracyjnej o skierowaniu do rodzinnego domu pomocy, za zgodą osoby, której te dane dotyczą, lub jej opiekuna prawnego, przekazuje niezbędne informacje do rodzinnego domu pomocy informacje na temat stanu zdrowia oraz sprawności psychofizycznej osoby skierowanej do rodzinnego domu pomocy, tak aby rodzinny dom pomocy mógł zapewnić zakres usług opiekuńczych i bytowych jak najbardziej dostosowany do potrzeb osoby kierowanej do tego domu (§  6 ust. 4 Rozporządzenia).
  4. Kierownik OPS lub dyrektor CUS na wniosek osoby przebywającej w rodzinnym domu pomocy lub jej opiekuna prawnego, może zwolnić tę osobę z ponoszenia opłaty częściowo lub całkowicie (§  7 ust. 6 i 7 Rozporządzenia).
  5. Kierownik OPS lub dyrektor CUS w imieniu i z upoważnienia wójta/burmistrza/ prezydenta miasta, przeprowadza kontrolę w rodzinnym domu pomocy co najmniej raz na pół roku (§  8 ust. 1 Rozporządzenia).
  6. Kierownik OPS lub dyrektor CUS przeprowadza kontrolę doraźną w przypadku uzasadnionego podejrzenia występowania uchybień lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu rodzinnego domu pomocy, w tym wskutek złożenia skargi przez osobę przebywającą w rodzinnym domu pomocy (§  8 ust. 1 Rozporządzenia).

Zadania kierowników OPS lub dyrektorów CUS poszerzają się. Być może nie będą one zbyt dużym obciążeniem, gdyż zgodnie ze sprawozdaniem MRiPS za 2023 r. (Sprawozdanie MRiPS-06  za I-XII 2023 r. Dział 1A, wiersz 30), takich jednostek w kraju jest tylko 59 w tym 396 korzystających z tego rodzaju domu pomocy społecznej.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 3 sierpnia 2024 r.

Nawiązywanie stosunku pracy w Jednostkach Samorządu Terytorialnego.

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, wyboru lub powołania w jednostkach samorządu terytorialnego staje się pracownikiem samorządowym. W jednostkach samorządu terytorialnego zatrudniać możemy pracowników na stanowiska urzędnicze oraz stanowiska pomocnicze i obsługi. Rekrutację w formie procedury konkursowej przeprowadzamy w stosunku do zatrudnienia osób na wolne stanowiska urzędnicze. W większości jednostek samorządu terytorialnego procedury konkursowe określa regulamin wewnętrzny tych jednostek. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze winno być podane do publicznej wiadomości na stronie BIP oraz na tablicy ogłoszeń jednostki, w której nabór jest ogłoszony. Ogłoszenie, o którym mowa winno zawierać:

  • nazwę i adres jednostki ogłaszającej nabór,
  • nazwę wolnego stanowiska pracy,
  • określenie wymagań związanych ze stanowiskiem, zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,
  • wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku,
  • informację o warunkach pracy na danym stanowisku,
  • informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%,
  • wskazanie wymaganych dokumentów,
  • określenie terminu i miejsca składania dokumentów.

Musimy pamiętać, że ostateczny termin składania wymaganych dokumentów przez kandydatów nie może być krótszy aniżeli 10 dni od dnia ogłoszenia naboru na stronie BIP.

                Do przeprowadzenia procedury konkursowej zazwyczaj kierownik jednostki powołuje komisję rekrutacyjną, a z przeprowadzonego naboru sporządza się protokół który zawiera:

  • nazwę stanowiska,
  • liczbę kandydatów,
  • liczbę nadesłanych ofert na stanowisko, w tym liczbę ofert spełniających wymagania formalne,
  • informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
  • uzasadnienie dokonanego wyboru;
  • skład komisji przeprowadzającej nabór.

                Informacja o wyniku naboru ogłaszana jest na stronie BIP oraz na tablicy ogłoszeń jednostki, w której przeprowadzany był nabór na wolne stanowisko urzędnicze nawet jeśli komisja konkursowa nie wyłoniła spośród kandydatów odpowiedniej osoby.

Jeśli jednak taki kandydat został wybrany możemy z nim zawrzeć umowę o prace na:

  • czas określony – jest to umowa terminowa, czyli zawarta na określony czas jej trwania. W zakresie zawierania umów na czas określony kierujemy się zasadą 3/33 (łączny stosunek pracy pomiędzy tymi samymi podmiotami nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba zawartych umów o pracę  nie może przekroczyć 3)
  • nieokreślony – czyli umowa, która nie określa terminu jej zakończenia.

W przypadku zatrudniania pracowników samorządowych nie ma zastosowania forma umowy na czas próbny. Pamiętajmy, jednak, że jeżeli zatrudniamy osobę, która nigdy wcześniej nie pracowała na stanowisku urzędniczym, jedyną dopuszczalną formą umowy w takim przypadku jest umowa o pracę na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy, w celu odbycia służby przygotowawczej. Służba przygotowawcza, która stanowi formę teoretycznego i praktycznego przygotowania pracownika do wykonywania swoich obowiązków służbowych, kończy się egzaminem. Pozytywny wynik egzaminu warunkuje dalsze zatrudnienia pracownika. Służba przygotowawcza nie może trwać dłużej aniżeli 3 miesiące. 

                Przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych, każdy pracownik zatrudniony na stanowisku urzędniczym w obecności kierownika jednostki składa ślubowanie o ustawowo określonej treści.

Pamiętajmy, że procedury konkursowej nie musimy przeprowadzać w stosunku do zatrudnia osób na wolne stanowisko urzędnicze na czas zastępstwa za długotrwale nieobecnego pracownika oraz co do naboru na wolne stanowiska pomocnicze i obsługi.

                Jak zapewne można zauważyć zatrudnianie pracownika samorządowego jest bardziej skomplikowane w swojej formie aniżeli zatrudnianie pracownika w sektorze prywatnym, gdyż nie opiera się ono jedynie o przepisy Kodeksu Pracy, ale także o ustawę o pracownikach samorządowych.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U.2022.530 t.j.),
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U.2023.0.1465 t.j.)

 Autor: Magdalena Łapaj

Nowe przepisy dotyczące kontroli w pomocy społecznej od 21 czerwca 2024 – co warto wiedzieć?

Od 21 czerwca 2024 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące przeprowadzania kontroli w pomocy społecznej. W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację Rozporządzenia w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej z dnia 17 czerwca 2024 r. (Dz. U. poz. 912).

Warto przyjrzeć się czego te zmiany dotyczą i na co powinniśmy podczas kontroli zwrócić uwagę. Zmieniono jednostki podlegające kontroli z „mieszkanie chronione” na „mieszkanie treningowe lub wspomagane”, aby dostosować to Rozporządzenie do wcześniejszych zmian ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, tj. ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. (Dz. U. poz. 1693) zmieniającej nin. ustawę z dniem 1 listopada 2023 r., która to zmieniła ww. nazewnictwo. Moim zdaniem jest to kosmetyczna i prawidłowa zmiana.

Nowe przepisy zawarte w Rozporządzeniu umożliwiają w ramach kontroli kompleksowej sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych po uprzedniej kontroli kompleksowej, problemowej lub doraźnej (§ 5 ust. 2). Dotychczas było możliwe odniesienie się do zaleceń pokontrolnych po poprzedniej kontroli kompleksowej. Nowela Rozporządzenia dodaje w § 6 ust. 3 Rozporządzenia, który stanowi o prawie przeprowadzenia kontroli problemowej w siedzibie kontrolującego, na podstawie dokumentów udostępnionych przez jednostkę podlegającą kontroli.

W § 14 pkt 4 Rozporządzenia dodano do obowiązków kierownika jednostki podlegającej kontroli, aby zapewnił warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w miarę możliwości oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem. Jednakże przepis nie stanowi czym jest odpowiednie wyposażenie. Należy domniemywać, że będzie chodziło, aby zapewnić kontrolującym takie środowisko pracy aby kontrola przebiegała bezkonfliktowo, sprawnie a więc biurko, szafę na dokumenty, fotel, być może komputer z dostępem do Internetu, dopuszczenie do skanera, kserokopiarki oraz do innych narzędzi jakie będą potrzebne kontrolującym daną jednostkę.

Istotną kwestią tej nowelizacji jest to, że do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie znowelizowanego rozporządzenia mają zastosowanie przepisy dotychczasowe.

Należy jednoznacznie stwierdzić, że zmiana Rozporządzenia w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej nie wprowadza zamieszania, ma raczej charakter porządkujący, zapewniający w miarę możliwy komfort pracy kontrolującego. Istotna kwestia dla jednostek organizacyjnych pomocy społecznej – organ kontrolujący ma prawo sprawdzać zrealizowanie zaleceń pokontrolnych wydanych po poprzedniej kontroli kompleksowej, problemowej lub doraźnej. Zmiany wprowadzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczą w szczególności rozszerzenia nadzoru nad realizacją zaleceń pokontrolnych.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 26 czerwiec 2024 r.

Dodatek 1000 zł dla pracowników pomocy społecznej – kto może na niego liczyć?

Zapewne od kilku tygodni słyszymy mnóstwo informacji na temat dodatków w wysokości 1 000 zł dla pracowników pomocy społecznej. Czy dodatki te przysługiwać będą wszystkim pracownikom pomocy społecznej? Oczywiście, że nie. Coś co pięknie wybrzmiewa w mediach nie koniecznie ma swoje odzwierciedlenie na pasku wynagrodzenia pracownika samorządowego zatrudnionego w jednostkach zajmujących się zadaniami z zakresu pomocy społecznej.

                Z opublikowanych w Monitorze Polskim uchwał wynika, że dodatek w wysokości 1 000 zł przysługiwać będzie w ramach 4 programów dofinansowań:

  • dodatków motywacyjnych wraz z pochodnymi od wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę  w jednostkach pomocy społecznej,
  • dodatków wraz z pochodnymi od wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w tzw. systemie pieczy zastępczej i wspierania rodziny.,
  • dodatków wraz z pochodnymi od wynagrodzeń osobom prowadzącym rodzinne domy dziecka oraz zawodowym rodzicom zastępczym,
  • dodatków motywacyjnych oraz pochodnych od tych wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym w samorządowych instytucjach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3.

Wobec powyższych informacji wypłatą dodatku objęte zostaną następujące grupy zawodowe:

  • Pracownicy pomocy społecznej,
  • Asystenci rodziny ,
  • Koordynatorzy rodzinnej pieczy zastępczej,
  • Pracownicy placówek opiekuńczo-wychowawczych,
  • Osoby zatrudnione do pomocy w rodzinach zastępczych zawodowych i rodzinnych domach dziecka na podstawie umowy o pracę,
  • Pracownicy regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych,
  • Pracownicy interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych,
  • Pracownicy placówek wsparcia dziennego,
  • Pracownicy instytucji opieki nad dziećmi w wieku do 3 lat prowadzonych przez samorządy, czyli żłobki, kluby dziecięce, i dziennych opiekunów,
  • Osoby pełniące funkcje rodzin zastępczych zawodowych i prowadzących rodzinne domy dziecka,

                W uzasadnieniu uchwał czytamy, że dodatek w wysokości 1 000 zł jest formą docenienia ciężkiej pracy pracowników pomocy społecznej i służyć ma wzmocnieniu prestiżu zawodowego tej grupy pracowników. Dlaczego, więc obejmuje ona tylko wybrane grupy zawodowe pracowników zatrudnionych w jednostkach pomocy społecznej? Przecież w jednostkach tych zatrudnieni są także m.in. pracownicy merytoryczni wydający decyzje administracyjne w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych czy świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Dlaczego dodatkiem nie zostały objęte również centra świadczeń, które realizują również inne zadania z zakresu pomocy społecznej takie jak np. dodatki mieszkaniowe?

Czy takie „docenienie” tylko pracowników pomocy społecznej do końca jest sprawiedliwe? Musimy zdawać sobie sprawę z bałaganu, który za chwile powstanie w znacznej większości ośrodków pomocy społecznej, w których to jeden pracownik merytoryczny realizujący zadania z zakresu pomocy społecznej będzie zarabiać o 1 000 zł brutto więcej, aniżeli pracownik merytoryczny zatrudniony na równorzędnym stanowisku pracy, który realizuje zadania z zakresu świadczeń rodzinnych. Mało z tego dojdzie do sytuacji, w której szeregowy pracownik zatrudniony w ośrodku pomocy społecznej będzie otrzymywać zbliżone wynagrodzenie do pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w centrum świadczeń. Kolejną ważną kwestią jest to, że taka forma wsparcia dla określonych grup zawodowych będzie dla nich nie korzystna chociażby z tego powodu, że dodatek ten nie będzie wliczany np. do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dzieje się tak dlatego, gdyż pracownicy mają otrzymać dodatek w ramach czasowego programu, a nie podwyżkę  stałych składników swojego wynagrodzenia. Należy zwrócić również uwagę na fakt, że pracownicy nie otrzymując podwyżki swojego wynagrodzenia zasadniczego, a jedynie dodatek, muszą liczyć się z tym, że wysokość ich zarobków będzie zależała od przyjmowania kolejnych programów na kolejne lata. A co z podwyżkami wynagrodzeń pozostałych pracowników samorządowych? Czy mają zbyt niskie kwalifikacje i wykazują mniejsze zaangażowanie w realizację swoich obowiązków? No cóż co do tego tematu były tylko apele rządzących o wygospodarowanie przez prezydentów, wójtów i burmistrzów środków finansowych na przeprowadzenie podwyżek, bez wskazania samorządom jak przy tak niskich dochodach budżetowych wygospodarować środki na ten cel. Jak to jest, że na dodatki do wynagrodzenia dla części pracowników samorządowych środki finansowe zostaną przekazane, a na dodatki czy podwyżki dla pozostałych pracowników samorządowych rząd ogranicza się do apeli. Nadmienię, iż ustawodawca szykuje kolejną podwyżkę minimalnego wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych za którą oczywiście nie płyną przekazywane z budżetu środki finansowe (czyt. artykuł Skutki wprowadzenia zapowiadanych zmian rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych).

                Dodatki w wysokości 1 000 zł mają przysługiwać od 1 lipca 2024 r., a środki finansowe na ich wypłatę mają pochodzić z budżetu państwa. Budżet Programu w latach 2024-2027 jak podaje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przewidywany jest na kwotę 2,08 mld zł. W chwili obecnej gminy mogą składać zapotrzebowania na środki finansowe na ten cel do wojewodów.

 Autor: Magdalena Łapaj

Skutki wprowadzenia zapowiadanych zmian rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych

Obecnie obowiązują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1960 oraz z 2023 r. poz. 1102). W dniu 25 maja br. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt nowego rozporządzenia zmieniającego przytoczone wyżej rozporządzenie. Projekt nowego rozporządzenia ma m.in. wprowadzić zmiany w minimalnym poziomie wynagrodzenia zasadniczego za pracę pracownika samorządowego, a jego celem jest łagodzenie różnic w stawkach za pracę oferowanych w sektorze samorządowym i prywatnym.

Czy jednak projekt rozporządzenia wprowadza faktycznie, aż tak duże podwyżki, jak huczą media?

Poniżej przedstawiam tabelę wysokości minimalnego wynagrodzenia zasadniczego obecnie obowiązującą i wysokość proponowaną :

Kategoria zaszeregowaniaObecnie obowiązująca minimalna wysokość wynagrodzenia zasadniczegoMinimalna wysokość wynagrodzenia zasadniczego wg projektu
I33004000
II33504050
III34004100
IV34504150
V35004200
VI35504250
VII36004300
VIII36504350
IX37004400
X38004500
XI39004600
XII40004700
XIII41004800
XIV42004900
XV43005000
XVI44005200
XVII46005400
XVIII48005600
XIX50005900
XX52006200

Jak czytamy zapewne w wielu artykułach pracownik samorządowy ma dostać podwyżkę sięgającą nawet i 700 zł, czar pryska gdy jako pracownicy samorządowi zaczynamy przyglądać się powyższej tabeli. Skoro minimalne wynagrodzenie za prace wynosi od 1 lipca 2024 r. 4 300 zł, to jest  niemożliwym, aby podwyżki wynagrodzeń dla pracowników samorządowych po wprowadzeniu przepisów omawianego projektu rozporządzenia mogły sięgać nawet i 700 zł. Żeby tak się stało Główny Księgowy zatrudniony np. w jednostce budżetowej powinien zarabiać najniższą krajową. Oczywiście są stanowiska, które zapewne zyskają na tej zmianie. W jednostce budżetowej, w której pracuję zyskają pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: kancelisty, referenta, podinspektora, inspektora i starszego inspektora. Wyliczone niedawno przeze mnie skutki finansowe wprowadzenia projektowanych stawek minimalnego wynagrodzenia zasadniczego w mojej jednostce nie są tak duże jak to miało miejsce w roku 2023 i średnio kształtują się w kwocie nieco ponad 200 zł brutto/brutto. Oczywiście skutki finansowe zależą od wielkości jednostki, ilości zatrudnionych pracowników na poszczególnych stanowiskach pracy i od wysokości wynagrodzeń zasadniczych zatrudnionych pracowników, w związku z tym każda jednostka zapewne wskaże inną średnią kwotę podwyżki brutto/brutto. Niemniej jednak uśrednione podwyżki dla pracowników samorządowych nie będą nawet zbliżone do tych podawanych w mediach czy uzasadnieniu do projektu.

                Oprócz skutków finansowych wprowadzenia projektowanych zmian są jeszcze skutki formalne. Zgodnie z art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych, pracodawca określa w regulaminie wynagradzania m.in. maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego we wszystkich kategoriach. Wobec tego może okazać się, że podwyższenie kwoty minimalnego wynagrodzenia zasadniczego wymusi automatyczną zmianę w regulaminie wynagradzania maksymalnych kwot wynagrodzenia zasadniczego.

Przy zmianie maksymalnej kwoty wynagrodzenia zasadniczego w naszych regulaminach proponowałabym zwrócić również uwagę na zapowiadaną kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r.                 Projekt rozporządzenia, o którym mowa zakłada także m.in. zmiany w kategoriach zaszeregowania dla poszczególnych stanowisk w części IV.  „Jednostki organizacyjne pomocy społecznej, centra integracji społecznej, jednostki organizacyjne wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej oraz centra usług społecznych”.

 Autor: Magdalena Łapaj

Czy pracodawca ma obowiązek wydać pasek wynagrodzeń?

W swojej pracy zawodowej nierzadko spotykam się z problemem, tzw. pasków do wynagrodzeń. Czy pracodawca jest zobowiązany wydać zatrudnionemu pracownikowi pasek każdego miesiąca? Wydawało mi się, że zagadnienie to jest ugruntowane w zakładach pracy, jednakże praktyka uświadamia mnie, że pracodawcy nadal mają z tym problem.

Bardzo często posługujemy się pojęciem „pasek wynagrodzeń”. Brak jest w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465), powoływanej dalej Kp. wyjaśnienia tego pojęcia, a nawet należy dostrzec, że ustawodawca nie posługuje się tym pojęciem. Oznacza to, że jest to potoczne określenie dokumentu zawierającego miesięczne zestawienie składników płacowych, na które składa się indywidualne wynagrodzenie pracownika.

Zgodnie z art. 149 § 1 Kp pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca zobowiązany jest udostępnić taką ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Z takiej ewidencji pracodawca wylicza pracownikowi jego miesięczne wynagrodzenie uwzględniając jego obecności, nieobecności w pracy usprawiedliwione w tym np. zwolnienia lekarskie, prace w godzinach nadliczbowych i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Pracodawca obowiązany jest udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie. Chodzi tu o umożliwienie pracownikowi kontrolowania, czy prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie rozbieżności oceny pracownik może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do społecznej inspekcji pracy lub Państwowej Inspekcji Pracy, a także wystąpić do sądu z odpowiednim roszczeniem majątkowym, np. o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Sąd wówczas w toku postępowania dowodowego będzie badał, czy ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie odmowy udostępnienia pracownikowi ewidencji jego czasu pracy może on zwrócić się z prośbą o interwencję do reprezentującej go zakładowej organizacji związkowej oraz do społecznej lub Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca nie może jednak udostępniać związkom zawodowym ewidencji czasu pracy bez wiedzy i woli zainteresowanego pracownika (M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV). Ta wspomniana ewidencja czasu pracy odzwierciedla jakie pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 85 § 5 Kp pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Przepis stanowi, że chodzi o dokumentację, na podstawie której pracodawca obliczył wynagrodzenie za pracę. Obejmuje ona wszystkie materiały źródłowe, bez względu na ich nazwę. W utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego (Uchwała SN z dnia 13 sierpnia 2013 r., III CZP 21/13) dominuje pogląd, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia innym osobom (bez podstawy prawnej) może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1610 ze zm.). Oznacza to, że udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych nie powinno obejmować danych innych pracowników. Pracownik może milczeć w zakresie wysokości swojego wynagrodzenia, jednakże jeżeli ma wolę jego ujawnienia, może to zrobić (pod warunkiem, że umowa łącząca go z pracodawcą nie zawiera w tym zakresie zakazów ujawniania wynagrodzenia).

Wracając na grunt art. 85 § 5 Kp wydawanie pracownikom comiesięcznych pasków płacowych nie należy do obowiązków pracodawcy. Jeśli w regulaminie zakładu pracy, pracodawca reguluje, że będzie sporządzać paski płacowe, to w takim przypadku ma on obowiązek sporządzać. Pracodawca może wydać paski wynagrodzeń w formie papierowej jak i elektronicznej. Elektroniczne paski płacowe, mają na celu ułatwienie dostępu pracowników do swoich danych. Jeśli będzie on wysyłany na jego adres e-mail, należy wówczas od pracownika uzyskać pisemną zgodę na tą czynność. Pracodawca ma inne możliwości elektronicznego przekazywania pasków wynagrodzeń np. poprzez logowanie się do programu obsługującego płace u danego pracodawcy. W tym przypadku pracodawca przekazuje pracownikowi login i startowe hasło, które pracownik powinien zmienić. Elektroniczne przekazywanie pasków zobowiązuje administratora danych czyli pracodawcę do przestrzegania przepisów ochrony danych jak i zapewnienia w tym zakresie technicznych i organizacyjnych zabezpieczeń.

Reasumując, pracownik zawsze może żądać wydania paska płac, ale Kp nie uwzględnia przymusu wydania takiego dokumentu. Mimo, że nie jest to obowiązek, to pracodawcy zazwyczaj decydują się wydać paski wynagrodzeń. Przekazując paski wynagrodzeń nie muszą odpowiadać na pytania dotyczące wynagrodzenia, a pracownicy mogą zweryfikować, jak zostało policzone ich wynagrodzenie do wypłaty.

Nie może umknąć uwadze fakt, że zgodnie z art. 41 ust. 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 497) płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu raport w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji. Raport ten powinien zawierać w szczególności: zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek i inne.

Autor: dr Agnieszka Gazda

Stan prawny na dzień: 19 czerwiec 2024 r.

Przekazywanie odpisów na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Drodzy czytelnicy 31 maja 2024 r. minął termin przekazania pierwszego odpisu na ZFŚS na wydzielony rachunek tego funduszu. Pewnie wielu z nas zastanawia się czy odpis został przekazany w prawidłowej wysokości. W dzisiejszej publikacji przybliżę Wam właśnie ten temat.

Zaczniemy może od kwestii prawidłowego ustalenia wysokości odpisu na ZFŚS. Jak zapewne już wiemy wysokość podstawy wymiaru dokonania odpisów podstawowych i uznaniowych od 2023 roku została „odmrożona” (zgodnie z zapisami ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw), a wysokość odpisu na ZFŚS ustalana jest w oparciu o odpowiedni procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. W roku 2024 kwota przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej wynosi 6 445,71 zł i w związku z tym wysokość odpisów na ZFŚS kształtuje się następująco:

Osoba, na którą jest dokonywany odpis Wysokość odpisu podstawowego i uznaniowego w 2024 r.  
na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5%)2 417,14 zł
na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50%)3 222,36 zł
na jednego pracownika młodocianego: w pierwszym roku nauki (5%) w drugim roku nauki (6%) w trzecim roku nauki (7%)322,29 zł 386,74 zł 451,20 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie odpisu podstawowego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczący lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego402,86 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie funduszu na każdego uprawnionego do opieki socjalnej emeryta i rencistę, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, nad którymi pracodawca sprawuje opiekę socjalną, fundusz może być zwiększony o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego402,86 zł
Osoby, na które jest dokonywane dobrowolne zwiększenie funduszu na każdą zatrudnioną osobę fundusz można zwiększyć o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tych zwiększeń na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę483,43 zł

Mając określoną wysokość odpisu podstawowego i uznaniowego w 2024 roku, kolejną kwestią jaką musimy ustalić to planowana przeciętna liczba zatrudnionych. Przy ustalaniu przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych musimy kierować się przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349). Zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12, nawet gdy pracodawca działał krócej niż jeden rok kalendarzowy, albo naliczał odpis za niepełny rok kalendarzowy. Kwestię naliczania odpisów oraz wyliczania przeciętnej liczby zatrudnionych opisywałam w poprzednich publikacjach, a więc przejdę dalej. Mając wyliczoną wartość odpisu na ZFSS na dany rok kalendarzowy musimy pamiętać o terminach przekazywania go na wydzielony rachunek tego funduszu.

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS równowartość dokonanych odpisów na ZFŚS winna zostać przekazana na wydzielony rachunek tego funduszu w następujących terminach:

  • 31 maja – równowartość co najmniej 75% odpisu podstawowego,
  • 30 września – równowartość pozostałych 25% odpisu podstawowego oraz równowartość odpisów uznaniowych.

Często spotykam się z pytaniem czy jeśli dokonamy odpisu w wyżej wartości aniżeli 75% postępujemy nieprawidłowo. Otóż zwrócimy uwagę na to, że ustawodawca zastosował sformułowanie „co najmniej”. A wiec odprowadzenie odpisu na rachunek funduszu w wyższej wartości nie będzie stanowiło naruszenia przepisów ustawy. Pamiętajmy również, że przy wyliczaniu wysokości 75% naszego odpisu bierzemy pod uwagę tylko odpis podstawowy, dopiero do 30 września jesteśmy zobligowaniu przekazać pozostałą część odpisu podstawowego wraz z odpisami uznaniowymi.

A co jeśli nie przekażemy odpowiedniej wysokości odpisu na rachunek ZFŚS w ustawowym terminie? W tym wypadku stanowi to naruszenie przepisów ustawy o ZFŚS. Co prawda  po stronie pracodawcy, nie powstanie zobowiązanie z tytułu odsetek za nieterminowe odprowadzenie tych środków (wyrok SN z 11 kwietnia 2012 r., III PK 66/11, OSNP 2013/5-6/54), jednak może on narazić się na karę grzywny w przypadku wystąpienia do sądu pracy przez stronę związkową z roszczeniem o  przekazanie należnych środków na rachunek funduszu.

 Autor: Magdalena Łapaj

Dokumentacja ZFŚS a przepisy RODO

Drodzy Czytelnicy,

dziś przedstawię Wam temat związany z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Czy przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS wymaga zgody?

Pierwszą istotną kwestią, którą musimy rozważyć, jest fakt, że przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS nie wymaga zbierania zgód od pracowników i innych osób uprawnionych do świadczeń z tego funduszu. Pewnie zastanawiacie się, dlaczego tak jest. Otóż zarówno art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak i art. 6 ust. 1 lit. c RODO stanowią w tym zakresie podstawę prawną do pozyskiwania danych osobowych od uprawnionych osób przez pracodawcę lub byłego pracodawcę.

Jakie dokumenty może przetwarzać pracodawca w ramach ZFŚS?

W celu przyznania pomocy socjalnej, pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika oraz członków jego rodziny. Ważne jest jednak, aby przetwarzać tylko te dane, które są konieczne do realizacji celu, w jakim zostały one pozyskane, i przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Udostępnienie pracodawcy danych dotyczących sytuacji materialnej i bytowej pracownika następuje w formie oświadczenia pracownika.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia, może żądać udokumentowania danych podanych przez pracownika. Dokumenty te mogą być użyte jedynie do weryfikacji oświadczenia i nie mogą być przechowywane przez pracodawcę po zakończeniu weryfikacji.

Jakie jeszcze dane może przetwarzać pracodawca?

Pracodawca, oprócz danych dotyczących dochodów pracownika i członków jego rodziny, może także przetwarzać dane osobowe dotyczące zdrowia, zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO. Przetwarzanie tych danych jest upoważnione tylko przez pracodawcę, a pracownik, który ma do nich dostęp, musi posiadać pisemne upoważnienie oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy tych danych.

Obowiązki pracodawcy w ramach przetwarzania danych osobowych

Jednym z obowiązków pracodawcy jest konieczność corocznego sprawdzania, jakie dane są przetwarzane, oraz usuwanie zbędnych danych z dokumentacji dotyczącej ZFŚS. Oznacza to, że pracodawcy muszą dokonywać corocznych przeglądów dokumentacji, aby zweryfikować, czy przetwarzają jedynie niezbędne dane.

Dane, które powinny być zachowane w dokumentacji ZFŚS, to dokumenty poświadczające sytuację socjalną osób uprawnionych oraz inne dokumenty, które mogą stanowić dowód poprawności przyznanych świadczeń z ZFŚS w przypadku roszczeń odpowiednich organów.

Pracodawca ma również obowiązek przekazania osobie uprawnionej do ZFŚS informacji określonych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO. Jednakże nie jest zobowiązany do przekazywania takich informacji członkom rodziny osoby uprawnionej, zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c) RODO.

Aktualizacja regulaminu ZFŚS

Pamiętajmy również o konieczności uzupełnienia regulaminów ZFŚS o przepisy RODO. Jednym z najczęstszych błędów pokontrolnych jest nieuaktualnianie zapisów regulaminu ZFŚS do nowych przepisów.

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł przybliżył Wam temat przetwarzania danych osobowych w dokumentacji ZFŚS. Zachęcam do śledzenia kolejnych publikacji, w których będę poruszać istotne zagadnienia związane z tą tematyką.

 Autor: Magdalena Łapaj

Komisja socjalna jako organ doradczy, wspomagający, opiniujący oraz administrujący Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych

Często pytają mnie o Komisje Socjalne – czy są konieczne, jaki powinien być ich skład dla sprawnego działania i w jakim dokumencie regulować ich funkcjonowanie. Postaram się w dzisiejszej publikacji na te pytania odpowiedzieć.

Na samym początku powinniśmy wiedzieć czym jest Komisja Socjalna Zarządza ZFŚS i do jakich celów jest ona w jednostkach tworzona. Komisja socjalna w większości jednostek jest organem doradczym, wspomagającym i opiniującym w sprawach związanych z ZFŚS. Komisje Socjalne są zakładane przez pracodawców do efektywnego zarządzania funduszem socjalnym, z kompetencjami ustalanymi przez pracodawców.

Zazwyczaj Komisja Socjalna nie ma uprawnień do administrowania ZFŚS ani do przyznawania świadczeń z funduszu. Komisja opiniuje sprawy i przedstawia swoje stanowisko pracodawcy oraz związkom zawodowym lub reprezentantowi pracowników, gdy brak związków. Kluczowe znaczenie w kwestii określania kompetencji Komisji Socjalnej ma jej skład:

  • Jeśli pracodawca chce, aby Komisja Socjalna Zarządza ZFŚS przyznawała świadczenia, musi ona obejmować uprawnionych przedstawicieli pracodawcy i związku zawodowego.
  • Jeśli pracodawca nie będzie chciał każdorazowo uzgadniać przyznania danego świadczenia z funduszu ze stroną związkową (art. 27 ustawy o związkach zawodowych, Komisja Socjalna musi składać się z przedstawicieli pracodawcy i osób upoważnionych przez zakładową organizację związkową, z którymi pracodawca uzgadnia przyznawanie świadczeń.
  • Jeśli w składzie komisji nie znajdą się upełnomocnieni przedstawiciele strony związkowej wówczas kompetencje Komisji Socjalnej będą mogły polegać na zbieraniu dokumentacji w sprawie świadczeń z funduszu,  analizie tych dokumentów oraz przedstawianiu pracodawcy opinii w danej sprawie.

W tym miejscu nasuwać się może pytanie czy tworzenie takich komisji jest obowiązkowe. Chociaż tworzenie Komisji Socjalnych nie jest wymagane ustawowo, ich powołanie może odciążyć pracodawców i usprawnić proces przyznawania świadczeń socjalnych, szczególnie w większych firmach.

Kolejną kwestią konieczną do omówienia będzie dokument regulujący funkcjonowanie Komisji Socjalnych. Pracodawca może unormować zasady funkcjonowania i zakres kompetencji Komisji Socjalnej w :

  • Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub
  • Regulaminie Komisji Socjalnej.

W regulaminie określającym zasady funkcjonowania Komisji Socjalnej powinny znaleźć się zapisy dotyczące:

  • sposobu powołania komisji socjalnej,
  • ilości członków oraz ich funkcje,
  • czasu trwania kadencji i sposobu odwołania z pełnionej funkcji,
  • częstotliwości i terminów posiedzeń komisji,
  • kompetencji komisji.


W regulaminie nie ustalamy imiennego składu komisji, a jedynie liczbę jej członków, kogo reprezentują i jakie pełnią funkcje. Zazwyczaj powołanie Komisji odbywa się w drodze zarządzenia i to w tym dokumencie określamy imienny skład komisji.

Przykładowy zapis regulaminu:

Wstępnej oceny wniosków o przyznanie świadczeń dokonuje Komisja Socjalna, składająca się z dwóch przedstawicieli pracodawcy wskazanych przez Dyrektora/Kierownika ……, które pełnić mają funkcję przewodniczącego i osoby obsługującej Fundusz oraz po dwóch przedstawicieli związków zawodowych upełnomocnionych stosowną uchwałą zakładowej organizacji związkowej.

Przykładowy zapis zarządzenia:

Powołuję Komisję Socjalną w …………….(nazwa jednostki) w składzie:

       1. (imię i Nazwisko)           –          przewodniczący – przedstawiciel pracodawcy;

       2. (Imię i Nazwisko)           –          obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych –      przedstawiciel pracodawcy;

       3. (Imię i Nazwisko)           –          przedstawiciel (nazwa związku zawodowego)

       4. (Imię i Nazwisko)           –          przedstawiciel (nazwa związku zawodowego) .

Pamiętajmy, że członkowie Komisji Socjalnej mają dostęp do danych wrażliwych, więc pracodawca powinien wydać im odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

 Autor: Magdalena Łapaj

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w pytaniach i odpowiedziach cz.VI

W dzisiejszej odsłonie ZFSŚ w pytaniach i odpowiedziach będziemy kontynuować kwestią przyznawania świadczeń socjalnych z ZFŚS.

1. Czy tzw. „wczasy pod gruszą” wypłacamy przed czy po urlopie wypoczynkowym?

“Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: W kwestii tej brak jest uregulowań prawnych, dlatego decydują zapisy wewnętrzne regulaminów ZFŚS. Podczas ich tworzenia warto uwzględnić różne aspekty, takie jak:”

  • Czy środki otrzymane z ZFŚS mają służyć dofinansowaniu wypoczynku pracownika?
  • Co w przypadku, gdy pracownik przerwie urlop i wróci do pracy?
  • Jak często zwoływać posiedzenia Komisji Socjalnej, aby zapewnić terminową wypłatę świadczeń?

2. Czy o tzw. „wczasy pod gruszą” może wnioskować emeryt/rencista?

Tak, zgodnie z ustawą o ZFSS, emeryci i renciści są uprawnieni do korzystania z Funduszu. Pracodawca może kierować się jedynie kryterium socjalnym przy przyznawaniu świadczeń, a zapisy regulaminów ZFŚS nie mogą wykluczać osób ustawowo uprawnionych.

3. Pracownik jest zatrudniony do 30.04.2024 r., obecnie wykorzystuje urlop wypoczynkowy, który uprawnia go do wypłaty „wczasów pod gruszą”. Przed urlopem złożył wniosek o wspomniane świadczenie, czy należy to świadczenie wypłacić mu w niższej kwocie, gdyż odpis podstawowy za tego pracownika nie pokryje w całości planowanej na dany rok kwoty „wczasów pod gruszą”?

W omawianej sytuacji nie ma znaczenia kwota odpisu podstawowego (przeliczona proporcjonalnie do okresu jego zatrudnienia), a fakt posiadania statusu pracownika i fakt przebywania na urlopie wypoczynkowym. Obniżając kwotę świadczenia socjalnego np. proporcjonalnie do okresu zatrudnia, czy też do wysokości odpisu na ZFŚS postąpimy niezgodnie z zapisami art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Zgodnie z przytoczonym przepisem świadczenia socjalne winny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Pamiętajmy, że jeśli kryterium socjalne nie będzie przez nas stosowane przy przyznawaniu świadczeń z funduszu, narażamy się na przykre w skutkach konsekwencje na wypadek kontroli np. ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

4. Czy środki z ZFSS można przeznaczyć na wyjście pracowników na kręgle?

Tak, jeśli regulaminy przewidują działalność sportowo-rekreacyjną i organizację imprez zbiorowych. Należy jednak pamiętać o powszechności takich wydarzeń i dostępie do nich dla wszystkich uprawnionych.

5. Jak zorganizować dopłaty do biletów na wydarzenia kulturalne dla uprawnionych osób?

Osoby uprawnione mogą samodzielnie dokonywać zakupu biletów, a pracodawca może dofinansować takie wydarzenia z ZFŚS, uwzględniając kwotę dopłaty oraz kryterium socjalne.

6. Czy można zorganizować imprezę na Dzień Dziecka jako imprezę zbiorową, sfinansowaną ze środków z ZFŚS?

Tak, pod warunkiem, że regulaminy ZFŚS dopuszczają organizację takich imprez jako imprez zbiorowych. Cel imprezy nie może wskazywać na celebrację okoliczności czy święta, lecz może to być piknik rodzinny z występami dzieci.

“Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych: Zapraszamy do śledzenia kolejnych odsłon naszego cyklu poświęconego ZFŚS, gdzie omówimy kolejne aspekty tego ważnego dla pracowników funduszu.”

 Autor: Magdalena Łapaj

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w pytaniach i odpowiedziach cz.V

Dzisiaj przedstawię Państwu piątą część odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na temat funduszu. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się kwestią przyznawania świadczeń socjalnych z ZFŚS.

  1. Czy pracownik, który jest rozwiedziony, nie ma ograniczonych praw rodzicielskich i płaci regularnie alimenty na rzecz swojego dziecka może wystąpić z wnioskiem o przyznanie dofinansowania z ZFŚS do kolonii swojego dziecka?

Odpowiedź: Tak, gdyż nie ma tutaj znaczenia, że rodzic dziecka na stałe nie zamieszkuje z dzieckiem, a fakt ponoszenia stałych kosztów związanych z jego wychowaniem (płacone alimenty) oraz fakt pełnienia przez niego władzy rodzicielskiej.

  1. Pracownikowi wypłacono „wczasy pod gruszą”, okazało się jednak, że po 5 dniach urlopu wrócił do pracy. Do wypłaty „wczasów pod gruszą” uprawniało go wykorzystanie 10 dni urlopu wypoczynkowego. Co w takiej sytuacji powinien zrobić pracodawca?

Odpowiedź: Pracodawca w takim przypadku co do zasady powinien żądać zwrotu wypłaconych niezgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS „wczasów pod gruszą”. Bowiem może okazać się, że podczas kontroli z ZUS wypłata takiego świadczenia zostanie uznana jako przychód pracownika od którego będzie trzeba naliczyć składki ZUS, podatek dochodowy i odsetki od nieterminowych zobowiązań podatkowo – składkowych. Musimy pamiętać, że zgodnie z przepisami to na pracodawcy ciąży obowiązek uiszczenia zaległości podatkowo – składkowych, a więc będzie to jego koszt. Pogląd w tej sprawie możemy znaleźć w orzecznictwie:
Wyrok SN z dnia 20 czerwca 2012 r. (I UK 140/12, OSNP 2013/13-14/160)
„(…)świadczenia zostały wypłacone wprawdzie z funduszu świadczeń socjalnych, lecz nie na warunkach wynikających z tego Regulaminu, a więc nie mogą one zostać uznane za świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe(…)”

Jeśli jednak pracownik zobowiąże się do końca roku kalendarzowego wykorzystać urlop wypoczynkowy w liczbie dni wymaganej do przyznania „wczasów pod gruszą”, pracodawca wówczas może wstrzymać się od żądania zwrotu tego świadczenia.

  1. Pracodawca wydał zainteresowanym pracownikom bilety na sztukę teatralną bez zastosowania kryterium socjalnego, zakup biletów został pokryty w całości z ZFŚS. Czy pracodawca postąpił prawidłowo?
    Odpowiedź: Pracodawca nie postąpił prawidłowo. W sytuacji, gdy bilety na sztukę teatralną zostały przyznane i rozdane każdemu pracownikowi indywidualnie (wg np. listy) to zakup biletów nie powinien w całości zostać pokryty ze środków z ZFŚS. Przy przyznawaniu dofinansowania do biletów na sztukę teatralną pracodawca winien zastosować kryterium socjalne, a więc nie wszyscy uczestnicy tego przedstawienia otrzymaliby pełne dofinansowanie kosztów takiego biletu. W związku z tym część kosztów związanych z zakupem biletów byłaby pokryta przez osoby, które w takim wydarzeniu chciałyby uczestniczyć
    W sytuacji, gdy pracodawca zorganizowałby np. spotkanie w ramach prowadzonej działalności kulkturalno – oświatowej polegające na wspólnym oglądaniu przez wszystkich pracowników sztuki teatralnej, wówczas pracodawca nie musi weryfikować sytuacji materialnej pracowników. Należy jednak w Regulaminie ZFŚS zawrzeć zapisy, które dopuszczają finansowanie takich wydarzeń kulturalnych ze środków Funduszu na równych zasadach jako świadczenie grupowe.
  2. Pracownik zatrudniony od dnia 01.03.2023 r. na podstawie umowy na czas określony do dnia 31.03.2024 r. wystąpił w dniu 01.09.2023 r. z wnioskiem o udzielnie pożyczki mieszkaniowej. Pracodawca odmówił udzielania pożyczki powołując się na zbyt krótki okres trwania umowy, czy postąpił prawidłowo?

Odpowiedź: Pracodawca nie postąpił prawidłowo, gdyż odmawiając przyznania pożyczki mieszkaniowej kierował się kryterium stażu pracy tego pracownika, a nie kryterium socjalnym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownicy zatrudnieni na czas określony mają taką samą możliwość uzyskania pomocy z ZFŚS, jak pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony. Przyznawanie świadczeń socjalnych z funduszu powinno być uzależnione w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Według art. 2 pkt. 5 wspomnianej ustawy, osoby uprawnione do korzystania z Funduszu to m.in. pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Wnioskodawca jest pracownikiem, a więc nie można pozbawić go świadczeń z ZFŚS. Pracodawca w celu uniknięcia powyższych zarzutów oraz w celu zabezpieczenia spłaty pożyczki mieszkaniowej mógł zaproponować takiemu pracownikowi pożyczkę mieszkaniową na okres sześciu miesięcy.

 Autor: Magdalena Łapaj