Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973), zwane dalej Rozporządzeniem, obowiązuje bez zmian prawie 25 lat. Jednakże 18 października 2023 roku nastąpiła jego zmiana Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U., poz. 2367), które wejdzie w życie z dniem 17 listopada 2023 r.
Nowe przepisy mają stanowić odpowiedź na dotychczasowy postęp technologiczny, jak również odpowiadać transformacji przepisów prawa pracy, np. w zakresie pracy zdalnej. Zmiana Rozporządzenia stawia nowe wymagania dla pracodawców.
Modyfikacji uległa definicja stanowiska pracy:
| Aktualne brzmienie | Brzmienie po zmianie |
| stanowisku pracy – należy przez to rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym: a)wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek, b)wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball, c)wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek | stanowisku pracy – należy przez to rozumieć przestrzeń pracy wraz z: a)wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, b)krzesłem i stołem, c)opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem |
W załączniku do rozporządzenia określającym minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, określono jakie parametry powinny spełniać meble biurowe, z których korzysta pracownik. Dotyczą m. in. monitorów ekranowych, klawiatury, rodzaju biurek, stołów, krzeseł oraz oświetlenia. Zgodnie z nowelą pracodawca na życzenie pracownika, zobowiązany będzie wyposażyć stanowisko pracy w podnóżek (ust. 7 cyt. Załącznika).
Ustawodawca podjął kwestię stosowania systemów przenośnych, przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy, jednakże nie zdefiniował czym jest system przenośny. W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz (ust. 1.2. cyt. Załącznika). Z przepisu wynikają dwie możliwości wyposażenia stanowiska pracy. Pracownik pracujący na urządzeniu przenośnym (laptopie, notebooku) nie może żądać od pracodawcy aby do stanowiska pracy zainstalował monitor stacjonarny, gdyż w przepisie użyta jest partykuła „lub”. Kwestia ta jest niezmiernie ważna w kontekście stanowiska pracy przy wykonywaniu pracy zdalnej. Ze znowelizowanych przepisów nie wynika obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi stacjonarnego monitora ekranowego w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Jednakże pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o nowych wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko pracy i odebrać oświadczenie od pracownika, że miejsce pracy zdalnej spełnia „nowe” wymagania BHP (Art. 6731 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zwany dalej Kp). Kolejną istotną zmianą jest zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, o których mowa w § 8 Rozporządzenia.
| Aktualne brzmienie | Brzmienie po zmianie |
| 1.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. | 1.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 2.Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. |
Nowelizacja rozszerza katalog, uwzględniając w nim obowiązek pracodawcy do zapewnienia pracownikowi zgodne z zaleceniem lekarza np. szkła kontaktowe. Zdarza się, że pracodawcy już zapewniają pracownikom szkła kontaktowe. Jednakże wkrótce będzie to obowiązek przyznania okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Oznacza to, że będziemy zmuszeni do zmiany obowiązujących wewnątrz zakładu pracy procedur, zarządzeń i umowy z tzw. medycyną pracy lub podmiotem świadczącym usługi optyka.
Zgodnie z art. 226 Kp, pracodawca jest zobowiązany oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe występujące na stanowiskach pracy, stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające to ryzyko oraz informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą i o zasadach ochrony przed zagrożeniami. W związku z treścią tego przepisu i zmian w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, należy zaktualizować oświadczenia dla pracowników o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.
Pozostaje postawić pytanie, ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie nowych zmian? Po 17 listopada 2023 r. każdy pracodawca, tworząc nowe stanowisko pracy, powinien mieć przygotowane uregulowania w zakresie BHP i mieć dostosowane stanowiska pracy już do nowych przepisów. Natomiast pracodawcy będą zobowiązani stanowiska pracy, wyposażone w monitory ekranowe, które już istniały przed dniem wejścia nowelizacji dostosować do nowych regulacji w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli 17 maja 2024 r.
Autor: dr Agnieszka Gazda
Stan prawny na dzień: 14 listopada 2023 r.
