W swojej pracy zawodowej nierzadko spotykam się z problemem, tzw. pasków do wynagrodzeń. Czy pracodawca jest zobowiązany wydać zatrudnionemu pracownikowi pasek każdego miesiąca? Wydawało mi się, że zagadnienie to jest ugruntowane w zakładach pracy, jednakże praktyka uświadamia mnie, że pracodawcy nadal mają z tym problem.
Bardzo często posługujemy się pojęciem „pasek wynagrodzeń”. Brak jest w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1465), powoływanej dalej Kp. wyjaśnienia tego pojęcia, a nawet należy dostrzec, że ustawodawca nie posługuje się tym pojęciem. Oznacza to, że jest to potoczne określenie dokumentu zawierającego miesięczne zestawienie składników płacowych, na które składa się indywidualne wynagrodzenie pracownika.
Zgodnie z art. 149 § 1 Kp pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca zobowiązany jest udostępnić taką ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Z takiej ewidencji pracodawca wylicza pracownikowi jego miesięczne wynagrodzenie uwzględniając jego obecności, nieobecności w pracy usprawiedliwione w tym np. zwolnienia lekarskie, prace w godzinach nadliczbowych i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Pracodawca obowiązany jest udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie. Chodzi tu o umożliwienie pracownikowi kontrolowania, czy prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie rozbieżności oceny pracownik może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli do społecznej inspekcji pracy lub Państwowej Inspekcji Pracy, a także wystąpić do sądu z odpowiednim roszczeniem majątkowym, np. o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Sąd wówczas w toku postępowania dowodowego będzie badał, czy ewidencja czasu pracy odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy. W razie odmowy udostępnienia pracownikowi ewidencji jego czasu pracy może on zwrócić się z prośbą o interwencję do reprezentującej go zakładowej organizacji związkowej oraz do społecznej lub Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca nie może jednak udostępniać związkom zawodowym ewidencji czasu pracy bez wiedzy i woli zainteresowanego pracownika (M. Gersdorf i in., Kodeks pracy. Komentarz, wyd. IV). Ta wspomniana ewidencja czasu pracy odzwierciedla jakie pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie.
Zgodnie z art. 85 § 5 Kp pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Przepis stanowi, że chodzi o dokumentację, na podstawie której pracodawca obliczył wynagrodzenie za pracę. Obejmuje ona wszystkie materiały źródłowe, bez względu na ich nazwę. W utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego (Uchwała SN z dnia 13 sierpnia 2013 r., III CZP 21/13) dominuje pogląd, że ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia innym osobom (bez podstawy prawnej) może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1610 ze zm.). Oznacza to, że udostępnienie do wglądu dokumentów płacowych nie powinno obejmować danych innych pracowników. Pracownik może milczeć w zakresie wysokości swojego wynagrodzenia, jednakże jeżeli ma wolę jego ujawnienia, może to zrobić (pod warunkiem, że umowa łącząca go z pracodawcą nie zawiera w tym zakresie zakazów ujawniania wynagrodzenia).
Wracając na grunt art. 85 § 5 Kp wydawanie pracownikom comiesięcznych pasków płacowych nie należy do obowiązków pracodawcy. Jeśli w regulaminie zakładu pracy, pracodawca reguluje, że będzie sporządzać paski płacowe, to w takim przypadku ma on obowiązek sporządzać. Pracodawca może wydać paski wynagrodzeń w formie papierowej jak i elektronicznej. Elektroniczne paski płacowe, mają na celu ułatwienie dostępu pracowników do swoich danych. Jeśli będzie on wysyłany na jego adres e-mail, należy wówczas od pracownika uzyskać pisemną zgodę na tą czynność. Pracodawca ma inne możliwości elektronicznego przekazywania pasków wynagrodzeń np. poprzez logowanie się do programu obsługującego płace u danego pracodawcy. W tym przypadku pracodawca przekazuje pracownikowi login i startowe hasło, które pracownik powinien zmienić. Elektroniczne przekazywanie pasków zobowiązuje administratora danych czyli pracodawcę do przestrzegania przepisów ochrony danych jak i zapewnienia w tym zakresie technicznych i organizacyjnych zabezpieczeń.
Reasumując, pracownik zawsze może żądać wydania paska płac, ale Kp nie uwzględnia przymusu wydania takiego dokumentu. Mimo, że nie jest to obowiązek, to pracodawcy zazwyczaj decydują się wydać paski wynagrodzeń. Przekazując paski wynagrodzeń nie muszą odpowiadać na pytania dotyczące wynagrodzenia, a pracownicy mogą zweryfikować, jak zostało policzone ich wynagrodzenie do wypłaty.
Nie może umknąć uwadze fakt, że zgodnie z art. 41 ust. 8 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 497) płatnik składek zobowiązany jest przekazać ubezpieczonemu raport w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego – w celu ich weryfikacji. Raport ten powinien zawierać w szczególności: zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek i inne.
Autor: dr Agnieszka Gazda
Stan prawny na dzień: 19 czerwiec 2024 r.
