Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest wewnątrzzakładowym dokumentem, który określa zasady prowadzenia tego funduszu oraz warunki korzystania ze świadczeń z tego funduszu przez uprawnione osoby. Zgodnie z art. 27 ustawy o związkach zawodowych zapisy regulaminu pracodawca powinien uzgodnić z zakładową organizacją związkową, a gdy taka organizacja nie działa u danego pracodawcy z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z art. 30 wspomnianej ustawy o związkach zawodowych jeśli mamy do czynienia z ustaleniem zapisów regulaminu z więcej niż jedną reprezentatywną organizacją związkową, muszą one wypracować jedno stanowisko w tej sprawie. Jeśli takie wspólne stanowisko działających na terenie danego pracodawcy organizacji związkowych nie uda się wypracować, ostateczną decyzje w sprawie zapisów regulaminu ZFŚS podejmuje pracodawca. Trzeba natomiast pamiętać, że swoboda pracodawcy w zakresie ustalania zapisów regulaminu jest ograniczona. Pracodawca nie może zapisami regulaminu działać na niekorzyść osób uprawnionych, pomijać kryterium socjalnego, czy też ograniczać uprawnień do pomocy socjalnej z funduszu tylko dla wybranej grupy osób.
Zapisy Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinny określać min.:
- podstawy prawne tworzenia i działania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- rodzaje działalności socjalnej, którą pracodawca zamierza objąć osoby do funduszu uprawnione,
- osoby uprawnione do pomocy socjalnej w ramach funduszu
- zasady i warunki korzystania z pomocy socjalnej,
- rodzaje dokumentów jakie będą niezbędne do otrzymania pomocy z funduszu,
- określenie wysokości udzielanej pomocy z funduszu oraz terminów wypłat świadczeń,
- określenie trybu dokonywania zmian w regulaminie
- określenie daty wejścia w życie regulaminu.
Ważnym aspektem w ramach ustalania zapisów regulaminu ZFŚS jest konieczność uzupełnienia jego zapisów o przepisy RODO, a więc min. o:
- dane identyfikacyjne podmiotu uprawnionego do zbierania danych,
- cel przetwarzania danych osób uprawnionych ze świadczeń z ZFŚS,
- podstawy prawne przetwarzania danych,
- okres przetwarzania danych osobowych;
- można określić termin przeglądu danych osobowych przekazanych pracodawcy przez osoby uprawnione do funduszu,
- warunki przetwarzania tzw. danych wrażliwych np. danych dotyczących stanu zdrowia wnioskodawcy.
Wśród najczęstszych błędów w treściach regulaminów stwierdzonych podczas kontroli wymienia się min. brak uzgadniania zapisów regulaminu ze stroną związkową czy nieaktualizowanie zapisów regulaminu. Stąd ważnym jest, aby przyjrzeć się zapisom własnych regulaminów i sprawdzić czy faktycznie jest uzupełniony o wszystkie ważne informacje oraz czy jego zapisy są zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa.
Autor: Magdalena Łapaj
