Moi Drodzy w chwili obecnej trwają prace nad prawidłowym sporządzeniem bilansów jednostek, w których pracujemy. Pewnie nie jeden z nas zastanawia się, czy operacje gospodarcze zaewidencjonowane w naszych księgach rachunkowych są poprawne. W dniu dzisiejszym zajmiemy się nieodpłatnym przekazaniem środka trwałego, jego ewidencją księgową na kontach bilansowych i pozabilansowych oraz jego ujęciu w sprawozdaniu finansowych i informacji dodatkowej.
Opis sytuacji
W grudniu 2024 roku jednostka budżetowa otrzymała nieodpłatnie serwer o wartości 48 500 zł od jednostki samorządu terytorialnego. Z otrzymanych dokumentów wynika, że dotychczasowe umorzenie wynosi 31 864,50 zł. Jednostka otrzymała od jednostki przekazującej dowód PT.
Problem
Jak prawidłowo zaewidencjonować środek trwały i jego dotychczasowe umorzenie? Na jakiej podstawie jednostka powinna zewidencjonować nieodpłatnie przekazany środek trwały? Czy jednostka powinna wystawić dowód OT poświadczający przyjęcie tego środka trwałego? Jak zaprezentować go w sprawozdaniu finansowym i informacji dodatkowej?
Proponowane rozwiązanie
Po pierwsze musimy pamiętać, że jeśli otrzymaliśmy nieodpłatnie środek trwały wraz z dowodem PT (przekazanie/przyjęcie środka trwałego), nie powinniśmy sporządzać dowodu OT (przyjęcie środka trwałego). Dzieje się tak dlatego, że dowód PT ma charakter przychodowo – rozchodowy, a więc będzie on stanowił podstawę wyksięgowania z ksiąg rachunkowych danego składnika majątku w jednostce przekazującej i zaksięgowania przyjęcia tego składnika w jednostce przyjmującej. Stosowanie dwóch dokumentów księgowych poświadczających tą samą operację gospodarczą jest nieprawidłowe. W omawianej sytuacji dowód PT w jednostce przyjmującej środek trwały powinien być zaewidencjonowany w następujący sposób:
- Konto 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” strona MA – kwota 31 864,50 zł
- Konto 800 „Fundusz jednostki”, strona MA – kwota 16 635,50 zł
- Konto 011 „Środki trwałe”, strona WN – kwota 48 500 zł.
Nie zapominajmy także o koncie pozabilansowym 976 na którym powinny znaleźć odzwierciedlenie wszystkie rozliczenia w danym roku pomiędzy jednostkami budżetowymi. Na koncie tym po stronie WN powinniśmy zaksięgować wartość netto otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych. Pamiętajmy, że wartość nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych wykazana na koncie 976 winna być tożsama z wartością zwiększenia funduszu jednostki z tego tytuły na koncie 800.
W sprawozdaniu finansowym na koniec roku obrotowego nieodpłatnie otrzymany środek trwały ujmiemy w pozycji 1.3 w wartości netto (wartość początkowa pomniejszona o umorzenia).
Nieodpłatne otrzymany serwer będzie także wykazany w zestawieniu zmian w funduszu jednostki w pozycjach dotyczących zwiększeniu funduszu.
Jeśli chodzi o ujęcie nieodpłatnie przekazanego środka trwałego w informacji dodatkowej zostanie on ujęty w tabeli :
- Szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych zawierający stan tych aktywów na początek roku obrotowego, zwiększenia i zmniejszenia z tytułu: aktualizacji wartości, nabycia, rozchodu, przemieszczenia wewnętrznego oraz stan końcowy, a dla majątku amortyzowanego – podobne przedstawienie stanów i tytułów; w kolumnie „nabycie”
- Zmiana stanu umorzenia/amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – stan na dzień 31 grudnia 2024 roku; w kolumnie „inne”
Jak sami widzimy księgowanie i ujęcie nieodpłatnie przekazanego środka trwałego wcale nie jest takie oczywiste. Zgodnie z zawartymi powyżej informacjami umorzony w całości nieodpłatnie przekazany środek trwały będzie „widoczny” tylko w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w tabeli dotyczącej środków trwałych oraz ich dotychczasowego umorzenia.
Autor: Magdalena Łapaj
