Inwentaryzacja – czas na weryfikację sald

Drodzy czytelnicy w artykule dotyczącym inwentaryzacji wyjaśniłam, że inwentaryzacja w jednostce nie może zakończyć się z dniem 15 stycznia następnego roku budżetowego. Ostatnim etapem inwentaryzacji jest właśnie weryfikacja sald. Myślę, że czas bezpośrednio przypadający przed terminem sporządzenia przez nas sprawozdań finansowych jest odpowiednim momentem do przeprowadzenia takiej weryfikacji. Zatem pojawia się pytanie jakie salda kont powinniśmy weryfikować i jak poprawnie udokumentować ten etap inwentaryzacji. W dzisiejszym artykule postaram się to Państwu przybliżyć.

Weryfikacja sald ma służyć przede wszystkim sprawdzeniu poprawności przyjętych wartości do ksiąg rachunkowych. Powołany przez kierownika jednostki zespół weryfikacyjny powinien tej weryfikacji dokonywać z dokumentami źródłowymi. No i w tym miejscu może pojawić się zapytanie co rozumiemy poprzez pojęcie dokumentu źródłowego. Otóż jest to dokument stanowiący podstawę dokonanego zapisu księgowego. Poniżej przedstawię przykładowy zakres weryfikacji poszczególnych kont księgowych z określeniem dokumentów źródłowych.

KONTO	PRZEDMIOT WERYFIKACJI	DOKUMENT ŹRÓDŁOWY
011	Grunty	Dokument potwierdzający własność.
020	Wartości niematerialne i prawne	Dokument potwierdzający zakup.
080	Środki trwałe w budowie	Dokumenty potwierdzające poniesione nakłady na budowę czy ulepszenie środka trwałego.
141	Środki pieniężne w drodze	Wyciąg bankowy
201	Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami	Weryfikacja odbywa się poprzez dopisanie/odpisanie wartości dokumentów, które wpłynęły do jednostki po 15 stycznia
221,226	Należności publicznoprawne	Decyzje administracyjne, postanowienia, protokoły, pisma, informacje, wyciągi bankowe.
222	Rozliczenie dochodów budżetowych	Wyciągi bankowe oraz sprawozdania budżetowe za IV kwartał
223	Rozliczenie wydatków budżetowych	Wyciągi bankowe oraz sprawozdania budżetowe za IV kwartał
225	Rozrachunki z budżetami	Pit-4R, listy płac, deklaracje
229	Pozostałe rozrachunki publicznoprawne	Deklaracja DRA, listy płac
231	Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń	Listy płac
234	Pozostałe rozrachunki z pracownikami	Listy płac, inne dokumenty stanowiące podstawę wypłaty
240	Pozostałe rozrachunki	Listy wypłat, listy płac,
290	Odpisy aktualizujące	Dokument stanowiący podstawę do zaewidencjonowania odpisów aktualizujących w określonej wartości
800	Fundusz jednostki	m.in. Sprawozdania budżetowe za IV kwartał, dokumenty potwierdzające otrzymanie/przekazanie nieodpłatnie środka trwałego, sprawozdanie finansowe za rok poprzedni.
840	Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów	m.in. Sprawozdania budżetowe za IV kwartał, decyzje, informacje, postanowienia itp.
851	Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych	Wyciągi bankowe, listy wypłat świadczeń, dokumenty stanowiące podstawę do dokonania odpisu w określonej wysokości.
860	Wynik Finansowy	Dokumenty stanowiące podstawę ewidencji wszystkich kosztów i przychodów
999	Zaangażowanie wydatków budżetowych roku następnego	Sprawozdania budżetowe za IV kwartał.

Pamiętajmy, że powyższa tabela stanowi tylko przykład, a szczegóły dotyczące inwentaryzacji powinny zostać określone w naszych instrukcjach inwentaryzacyjnych. Weryfikacja sald powinna być udokumentowana za pomocą protokołu, z którego jasno powinien wynikać jej przebieg oraz wyniki. Wyniki inwentaryzacji powinny być spójne z danymi ujmowanymi przez nas w sprawozdaniach finansowych. Dlatego też poprawne przeprowadzenie i zakończenie inwentaryzacji jest tak ważne. Do inwentaryzacji powinniśmy dołączyć zestawienie obrotów i sald kont analitycznych na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego.

Autor: Magdalena Łapaj