Rola głównego księgowego w zamówieniach publicznych

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest wskazanie księgowym za jakie etapy procesu zamówień publicznych odpowiadają, jakich informacji powinni udzielić pracownikom przygotowującym dokumentację w zakresie szacowania wartości zamówienia. Co powinna zawierać umowa z wykonawcą, aby zachować wszystkie zasady budżetowe. Zakres zamówień publicznych jest jednym z najczęstszych przyczyn naruszenia dyscypliny finansów publicznych – warto zapoznać się z zakresem odpowiedzialności, aby świadomie uczestniczyć w tym procesie.

Szkolenie dedykujemy:

Głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych oraz pracownikom służb finansowo-księgowych oraz pracownikom merytorycznym uczestniczącym w procesie zamówień publicznych.

Nabyte umiejętności:

Główny księgowy dbając o racjonalne wydatkowanie finansów publicznych, powinien uczestniczyć w procesie kształtowania rzeczywistych potrzeby jednostki celem optymalizacji kosztów i kontrolować realizację zamówień pod kątem określonych wcześniej kosztów – zgodności z założeniami kosztorysu. Powinien on uczestniczyć w formułowaniu zapytań ofertowych, nadzorować prowadzone postępowanie pod kątem finansowym oraz uczestniczyć w wyborze oferty wyłonionej w wyniku postępowania.

Po zakończonym szkoleniu uczestnicy nabędą umiejętności prawidłowego przygotowywania dokumentacji w zakresie szacowania wartości zamówienia. Prowadzący wskaże kiedy można unieważnić postępowanie przetargowe. Uczestnicy zapoznają się elementami prawidłowo przygotowanej umowy z wykonawcą. Dodatkowo prowadzący zwróci uwagę jak prawidłowo monitorować realizację zamówienia pod kątem zgodności z warunkami określonymi w umowie, jak prawidłowo weryfikować sposób rozliczenia oraz jak odebrać zamówienie, sporządzając odpowiednią dokumentację.

Agenda:

Temat 1 – Czy planowanie zamówień publicznych zaczyna się od księgowego?

Temat 2 – Czy wysokość budżetu jednostki ma wpływ na zamówienia publiczne?

Temat 3 – Jakich informacji powinien udzielić księgowy w trakcie procedur szacowania wartości zamówienia?

 Temat 4 – Szacowanie wartości zamówienia publicznego:

•  nowe zamówienie dla jednostki,

• na usługi lub dostawy powtarzające się,

• na roboty budowlane,

• na realizację projektu powyżej roku budżetowego,

Temat 5 – Termin ustalenia wartości zamówienia i zmiana wartości zamówienia – Czy powinien wiedzieć o tym księgowy?

Temat 6 – Dzielenie zamówienia na części – czy jest możliwe i kiedy?

Temat 7 – Wniosek o wszczęcie zamówienia publicznego:

• Rola księgowego i udzielanie informacji finansowych na potrzeby przygotowania wniosku o wszczęcie zamówienia – wzór dokumentu

• Jakie znaczenie mają informacje podawane przez księgowego, które zawiera się we wniosku dla realizacji zamówienia publicznego?

Temat 8 – W jaki sposób tworzyć widełki kwotowe do realizacji zapytań ofertowych w Regulaminie zamówień poniżej 130 000 zł? – na co mają wpływ te kwoty ? czy ustala je księgowy?

Temat 9 – Czy należy żądać od wykonawców wniesienia wadium?

• Forma wniesienia wadium.

• Zwrot lub zatrzymanie wadium.

Temat 10 – Przyczyny unieważnienia postępowania przetargowego.

•  Co zrobić, kiedy cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia ? – Czy księgowy przed podpisanemu umowy powinien zabezpieczyć środki w planie finansowym?

• Przesłanki obligatoryjnego unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

• Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia w następstwie nieprzyznania zamawiającemu środków publicznych na sfinansowanie zamówienia.

• Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku składania ofert częściowych.

• Roszczenia finansowe wykonawców wobec zamawiającego w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

Temat 11 – Zawarcie umowy w zamówieniach publicznych:

• Okres obowiązywania umowy a roczność budżetu i zaciąganie zobowiązań wykraczających poza rok budżetowy.

• Postanowienia umowy dotyczące weryfikacji zatrudniania pracowników i klauzul społecznych – czyli co powinien przedłożyć wykonawca wraz z fakturą?

• Postanowienia umowne – czy można zwiększyć lub zmniejszyć wartość umowy (prawo opcji).

• Kary umowne – czy są potrzebne?

• Obowiązek przedstawienia dowodów zapłaty wynagrodzenia podwykonawcom jako warunek wypłaty wynagrodzenia wykonawcy.

Temat 12 – Korekty finansowe środków unijnych.

• Sposób wyliczenia korekty finansowej.

• Stawki procentowe stosowane przy obniżaniu wartości korekt finansowych i pomniejszeń dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości indywidualnych.

• Obniżenie lub anulowanie korekt finansowych – jak się ratować?

Temat 13 – Sprawozdanie z zamówienia publicznego – jakie dane i wyliczenia przygotowuje księgowy?

Temat 14 – Katalog naruszeń dyscypliny finansów publicznych w zakresie zamówień publicznych.