Część I – ogólne zasady ich zawierania
Osoby, chcące podjąć zatrudnienie mogą podpisać z przyszłym pracodawcą umowę o pracę, jednak osobie zainteresowanej może również zostać zaproponowane zawarcie umowy zlecenia. Jest to wygodna forma dla Zleceniodawcy, gdyż często generuje ona zdecydowanie mniejsze dla niego koszty. Umowa zlecenie może być zawarta z własnym pracownikiem, bądź też z inną osobą.
Warunki zawarcia umowy zlecenia regulują zapisy w Kodeksie cywilnym. Regulacje takie określają: art. 734-751. I tak: zgodnie z art. 734 § 1 „Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie”.
Podstawą takiej umowy jest zaufanie zleceniodawcy do zleceniobiorcy. Dlatego zleceniodawca pozostawia mu swobodę w wyborze sposobu wykonania zleconej czynności.
Należy pamiętać, że umowa zlecenie jest umową starannego działania, czyli przyjmujący zlecenie zobowiązuje się wykonać je dochowując należytej staranności, zgodnie ze sztuką i fachową wiedzą. W umowach zlecenie Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania pewnego zlecenia bądź usługi. W takiej umowie nie możemy wpisać, że Zleceniobiorca będzie zatrudniony na jakimś stanowisku, ponieważ nosiłaby ona znamiona umowy o pracę. Dlatego mówimy, że umowa zlecenie jest umową wysokiego ryzyka. Wszelkie zapisy w umowie i dokumentacja związana z wykonaniem zlecenia nie może w żaden sposób wskazywać, że zawarta jest ona na podstawie przepisów, które reguluje Kodeks pracy.
Jakie zapisy więc powinny się znaleźć w zawieranej umowie zlecenie?
W takiej umowie powinniśmy oznaczyć strony zlecenia, które ją zawierają, opis zlecenia oraz zakres działań jakie należy podjąć, aby umowa została zrealizowana. Dodatkowy niezbędny zapis to termin wykonania zlecenia oraz to, jakie wynagrodzenie otrzyma zleceniobiorca. Jeżeli jakieś zapisy nie zostały ujęte w treści samej umowy mogą być rozpatrywane, w razie ewentualnych sporów, na podstawie przepisów prawa cywilnego. Istotne więc jest, przy zawieraniu umowy, także określenie odpowiedzialności obu stron, również na wypadek niedopełnienia jej warunków. Zawierając umowę zlecenia, administrator danych osobowych musi spełnić obowiązek informacyjny. W tym celu najlepiej jest już podczas podpisywania umowy przedłożyć informację o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO. Można to zapisać w umowie, bądź przedłożyć jako dodatkowy dokument.
W myśl Kodeksu cywilnego Art. 735 § 1 „Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.
§ 2. Jeżeli nie ma obowiązującej taryfy, a nie umówiono się o wysokość wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy”.
W bieżącym roku minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenie wynosi30,50 zł brutto. Dodatkowo ustawodawca nie zaplanował ponownego podniesienia minimalnego wynagrodzenia z dniem 1 lipca, tak jak miało to miejsce w latach poprzednich. Jeżeli umowa zlecenie zwarta jest na określoną kwotę za wykonanie zlecenia bądź usługi, to musimy pamiętać, że kwota zlecenia podzielona przez ilość godzin nie może być mniejsza niż 30,50 zł/godz. Dlatego tak ważnym elementem przy rozliczaniu umowy zlecenia jest dokumentowanie czasu wykonania zlecenia. Musimy bowiem pamiętać, aby zweryfikować czy stawka godzinowa została przez Zleceniobiorcę osiągnięta. Musimy pamiętać również, że umowa zlecenie dotyczy wykonania określonego zadania, a nie pracy w określonych godzinach. Dlatego też dokumentowanie godzin jest bardzo ważne. Najczęściej stosowanym rozliczaniem przy umowie zlecenie jestuzupełnianie raportu godzin (rejestr godzin przy wykonywaniu zlecenia), w którym Zleceniobiorca zapisuje ilość godzin przy wykonywaniu zlecenia. Takie raporty weryfikuje i podpisuje zleceniodawca. Inną dopuszczalną formą jest oświadczenie, gdzie zleceniobiorca oświadcza ile godzin poświęcił na wykonanie zlecenia/usługi. Musimy mieć na względzie, że nie powinniśmy posługiwać się określeniem „ewidencja czasu pracy”, czy „rejestr przepracowanych godzin”, ponieważ te określenia zarezerwowana są dla umów o pracę. Zawarcie umowy zlecenia wiąże się z uzyskaniem niezbędnych danych i oświadczeń od Zleceniobiorcy. Takie uzyskane informacje zabezpieczają, w pewnym sensie, Zleceniodawcę przy zleceniu wykonania konkretnej usługi czy zlecenia.
Część II – Oświadczenie Zleceniobiorcy
Jak wspomniałam we wcześniejszym artykule, przy sporządzaniu umowy zlecenia Zleceniodawca powinien otrzymać od Zleceniobiorcy oświadczenie do celów podatkowych i składkowych. Kiedy? Najlepiej już w momencie sporządzania umowy zlecenie.
W ustawodawstwie nie ma określonego wzoru takiego oświadczenia niemniej jednak oświadczenie takie powinno zawierać wszelkie informacje, na podstawie których Zleceniodawca będzie miał wystarczającą wiedzę na temat Zleceniobiorcy, a dzięki temu będzie on mógł prawidłowo przygotować umowę zlecenie, będzie mógł prawidłowo zgłosić taką osobę do ZUS oraz w końcu będzie mógł prawidłowo wypłacić wynagrodzenie od wykonanego zlecenia.
Podstawowe dane to oczywiście dane Zleceniobiorcy czyli imię i nazwisko, data oraz miejsce urodzenia, nr pesel (jeżeli identyfikatorem podatkowym Zleceniobiorcy jest NIP to wskazuje go zamiast nr pesel), obywatelstwo. Kolejna informacja niezbędna do prawidłowego rozliczenia umowy to adres Zleceniobiorcy właściwy do celów podatkowych, Urząd Skarbowy oraz adres do korespondencji (jeżeli jest inny). Zleceniobiorca powinien również wskazać numer konta bankowego, jeżeli nie jest on wskazany w umowie zlecenie, na który Zleceniodawca po wykonaniu zlecenia wypłaci wynagrodzenie na podstawie rachunku do umowy. To są podstawowe dane niezbędne do sporządzenia umowy. W kolejnej części oświadczenia Zleceniobiorca musi wskazać ( oświadczyć) czy:
w okresie wykonywania zlecenia:
- jest/nie jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
- wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy wynosi
- co najmniej wynagrodzenie minimalne (4666 zł),
- mniej niż wynagrodzenie minimalne.
- z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę nie przebywa/przebywa na urlopie bezpłatnym/wychowawczym/macierzyńskim przyznanym w okresie
od ………………………….. do …………………………
- Jest/nie jest jednocześnie ubezpieczony (ubezpieczenie emerytalne i rentowe) jako osoba wykonująca pracę nakładczą, a wynagrodzenie z tej umowy przekracza/nie przekracza minimalnego wynagrodzenia za pracę.
- Jest/nie jest jednocześnie ubezpieczony (ubezpieczenie emerytalne i rentowe) jako osoba wykonująca umowę̨ zlecenia/agencyjną, a wynagrodzenie z tej umowy przekracza/nie przekracza minimalnego wynagrodzenia za pracę.
- Jest/nie jest ubezpieczony (ubezpieczenie emerytalne i rentowe) z innych tytułów (np. KRUS, działalność gospodarcza – podaj czy ZUS standardowy czy preferencyjny) – tutaj jeżeli odpowiedź jest twierdząca, należy wskazać tytuł ubezpieczenia
- Jest/nie jestem emerytem lub rencistą. Jeżeli jest to powinien wskazać nr świadczenia i datę jego przyznania.
- Jest/nie jest uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem i nie ukończył 26 lat. (jeżeli Zleceniobiorca oświadczy, że jest uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem i nie ukończył 26 lat, to powinien on dostarczyć zaświadczenie ze szkoły bądź uczelni)
- Jest/nie jest bezrobotnym zarejestrowanym w Powiatowym Urzędzie Pracy i czy pobiera zasiłek dla bezrobotnych.
- Posiada/nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności (w jakim stopniu, na jaki okres)
- Nie jest/Jest objęty ubezpieczeniem społecznym z innego tytułu.
- Wnosi/nie wnosi o objecie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.
- Posiada/Nie posiada certyfikat rezydencji podatkowej wydany na okres
od ………………….. do …………………………
- Limit kosztów autorskich zastosowanych w bieżącym roku przekracza/nie przekracza ograniczenia rocznego. Należy wskazać ile dotychczas zastosowano kosztów.
Odpowiedź na powyższe punkty w oświadczeniu jest niezmiernie ważna zarówno do celów podatkowych jak i ubezpieczeniowych. Dzięki udzielonym informacjom Zleceniodawca będzie posiadał wiedzę do jakich ubezpieczeń zgłosić Zleceniobiorcę, a prawidłowe zgłoszenie do ZUS ma przecież bezpośredni wpływ na zaliczkę na podatek dochodowy jak i na samo wynagrodzenie netto od wykonanego zlecenia.
Dlatego:
- tak ważne jest dopilnowanie, aby Zleceniobiorca wypełnił wszystkie punkty w oświadczeniu,
tak ważne jest wyczulenie Zleceniobiorcy, aby bezwzględnie informował nas o wszystkich zmianach jakie mogą mieć wpływ na naliczenie wynagrodzenia od umowy zlecenie.
Część III – co z oskładkowaniem?
Od jakiegoś już czasu ustawodawca planuje ozusować umowy zlecenia, co podyktowane jest zapisami w Krajowym Planie Odbudowy.Z założeń wynika, że wszystkie umowy cywilnoprawne miałyby podlegać od 1 stycznia 2025 r. wszystkim ubezpieczeniom. W takiej sytuacji Zleceniodawca musiałby zgłosić do ubezpieczeń i odprowadzać składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe od wszystkich umów. Jedyne osoby, które pozostałyby na tych samych warunkach co dotychczas to takie, które posiadają status osoby uczącej się do 26 roku życia. Gdyby ustawodawca wprowadził takie zmiany wzrosłyby koszty zatrudnienia Zleceniodawcy, a zmalałoby wynagrodzenie Zleceniobiorcy. Jednak, jak już dobrze wiemy, do tego faktu nie doszło. Jak poinformował w tym roku wiceminister funduszy i polityki regionalnej Jan Szyszko “Decyzją premiera Donalda Tuska, popartą przez Ministerstwo Rodziny, nie będzie oskładkowania umów zleceń w formie, w której była ona zapisana w Krajowym Planie Odbudowy”. W zamian za te odstępstwa rząd proponuje Komisji wzmocnienie PIP.
W zależności od tego czy Zleceniobiorca jest pracownikiem własnego pracodawcy, czy innego, czy jest emerytem czy też nie, czy jest to jego jedyna forma osiągania przychodu, a w końcu czy może jest to student, Zleceniodawca będzie zobowiązany zgłosić go do ZUS w celu prawidłowego odprowadzenia składek na ubezpieczenia. Dane te pozyskuje z oświadczenia przedłożonego Zleceniodawcy.
Poniższa tabela przedstawia w jaki sposób Zleceniodawca powinien zgłaszać do ubezpieczeń Zleceniobiorców.
| Ubezpieczenie emerytalne | Ubezpieczenie rentowe | Ubezpieczenie chorobowe | Ubezpieczenie wypadkowe | Ubezpieczenie zdrowotne | FP | FGSP | |
| student do ukończenia 26 roku życia | x | x | x | x | x | x | x |
| osoba, której zlecenie jest jedynym źródłem dochodu | O | O | O | O | O | O | O |
| własny pracownik | O | O | O | O | O | O | O |
| pracownik zatrudniony w innej firmie niebędący emerytem zarabiający co najmniej minimalne wynagrodzenie | D | D | X | tylko wówczas gdy zgłoszono do ub. emerytalnego i rentowego | O | x | x |
| pracownik zatrudniony w innej firmie niebędący emerytem zarabiający poniżej minimalnego wynagrodzenia | O | O | D | O | O | O* | O |
| Zleceniobiorca innej firmy, zarabiający co najmniej minimalne wynagrodzenie | D | D | X | tylko wówczas gdy zgłoszono do ub. emerytalnego i rentowego | O | X | X |
| Zleceniobiorca innej firmy, zarabiający poniżej minimalnego wynagrodzenia | O | O | D | O | O | O* | O |
| emeryt lub rencista zatrudniony w innej firmie z co najmniej minimalnym wynagrodzeniem | D | D | X | tylko wówczas gdy zgłoszono do ub. emerytalnego i rentowego | O | X | X |
O – obowiązkowe,
D – dobrowolne,
X – nie podlega ubezpieczeniu.
O* – Odprowadzanie składek na FP jest obowiązkowe tylko wtedy, gdy zleceniobiorca osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie.
Nadmienić jednak należy, że jeżeli Zleceniobiorca osiągnął wiek uprawniający do zwolnienia z opłacania FP (od pierwszego dnia miesiąca po ukończeniu odpowiednio 55 lat – kobiety lub 60 lat mężczyźni), to niezależnie od osiągniętego dochodu nie ma konieczności za takie osoby odprowadzać składki na FP.
Z powyższej tabeli wynika również, że nie podlegają oskładkowaniu jedynie umowy zlecenie zawarte z osobami uczącymi się do 26 roku życia. Natomiast pełnemu oskładkowaniu podlegają umowy zlecenie zawarte z własnym pracownikiem i takim, dla którego umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu. Należy też zwrócić uwagę, że zgłoszenie do ubezpieczeń Zleceniobiorcy, który nie osiąga minimalnego wynagrodzenia jest w pełni oskładkowane (poza dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym).
FAKTJeżeli sytuacja związana z wynagrodzeniem Zleceniobiorcy zmieni się podczas trwania umowy zlecenia, Zleceniodawca jest zobowiązany dokonać stosownych zmian w zgłoszeniach do ZUS. Dlatego tak ważne jest prawidłowe i rzetelne wypełnienie oświadczeń do celów podatkowych i ubezpieczeniowych przez Zleceniobiorców, jak również monitorowanie czy dane w oświadczeniach są aktualne. To jednak w praktyce najczęściej spoczywa na Zleceniodawcach. Zleceniobiorcy, niestety, często zapominają o poinformowaniu Zleceniodawcy o zaistniałych zmianach w wynagrodzeniu.
Autor: Wioletta Frach
