Obieg i archiwizacja dokumentów – krok po kroku
- Kategoria kursu
- Szkolenia zrealizowane
-
Cel szkolenia:
Jak wiadomo porządkowanie dokumentów znajduje się wysoko na liście priorytetów każdego pracownika a lektura Instrukcji kancelaryjnej to prawdziwy czasoumilacz .
Zarówno o instrukcji kancelaryjnej, jak i wykazie akt powiedziano i napisano już wiele. Coraz więcej podmiotów może się też pochwalić ich wdrożeniem i deklaruje stosowanie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Z czego zatem wynikają błędy w stosowaniu i nieporozumienia interpretacyjne?
-
Szkolenie dedykujemy:
Szkolenie dedykujemy pracownikom odpowiedzialnym za funkcjonowanie archiwum oraz pracownikom merytorycznym zdających dokumentację.
-
Nabyte umiejętności:
W trakcie szkolenia przybliżymy podstawowe zagadnienia regulowane przez normatywy kancelaryjne i archiwalne oraz przekażemy praktyczne wskazówki dotyczące tworzenia, aktualizacji i stosowania JRWA. Dzięki szkoleniu dowiesz się, jakie kwestie musisz uwzględnić w instrukcji i wykazie, aby faktycznie odpowiadały potrzebom Twojej jednostki i dlaczego kopiowanie gotowych, dostępnych w sieci rozwiązań nie zawsze jest najlepszym pomysłem. Szkolenie przeprowadzi również Uczestników przez najważniejsze etapy porządkowania dokumentacji spraw zakończonych.
-
Czas trwania szkolenia:
5 godz.
9:00 - 14:00
Harmonogram
Moduł I - Instrukcja kancelaryjna
- Przegląd aktów prawnych – ustawa archiwalna, przepisy wykonawcze, resortowe/branżowe akty prawne;
- Planowane zmiany w prawie archiwalnym – nowe obowiązki – od kiedy i dla kogo? (projekt).
- Prawa i obowiązki organów państwowych, PJO, JST i SJO – a co z pozostałymi?
- Sankcje prawno-karne;
- System kancelaryjny a podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania.
- EZD – czy na pewno jesteś na to gotowy? Jak sprawdzić możliwości i ograniczenia organizacyjne i techniczne, jak uregulować te kwestie?
- Czynności kancelaryjne:
- 1) Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek – jakich przesyłek punkt kancelaryjny nie otwiera i jak to uregulować? 2) Przeglądanie i przydzielanie przesyłek – dekretacja jednostopniowa, wielostopniowa i czy w ogóle jest potrzebna? 3) Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania a) czym jest sprawa, a czym są akta sprawy i dokumentacja ich nietworząca? b) znak sprawy, znak akt, znak podteczki - jak zachować zdrowy rozsądek i się nie pogubić? c) Formy prowadzenia teczek aktowych - teczka zbiorcza, teczka wieloletnia, teczka dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, teczka dla alt jednej sprawy – co wybrać? d) Kiedy znak sprawy może ulec zmianie i jak to odnotować? e) Interoperacyjność znaku sprawy, czyli jak uniknąć nadgorliwości? f) Prawidłowe i błędne opisy spraw, dokumentów, załączników – dlaczego „pismo1”, „pismo2” to nie najlepszy wybór? 4) Załatwianie spraw; 5) Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism;
- Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych – jak długo i na jakich warunkach?
- Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego – jak uporzadkować dokumentację w zależności od kategorii archiwalnej i okresu przechowywania – przykładowe rekomendacje różnych archiwów państwowych.
- Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji jednostki/komórki
- JRWA: 1) Kto musi a kto może wprowadzić? 2) Podstawy bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego na JRWA; 3) Co to znaczy, że wykaz jest jednolity i rzeczowy? 4) Czym jest dokumentacja typowa i specyficzna? 5) Czym jest klasa końcowa z JRWA? 6) Klasyfikacja a klasyfikacja, czym się różnią i kiedy się ich dokonuje? 7) Poprawiać po pracowniku merytorycznym czy nie? 8) Jak zbudować i rozbudować rzeczowy wykaz akt? 9) Jak stosować JRWA aby był faktycznym wsparciem a nie martwym przepisem? 10) Jak liczyć okresy przechowywania i co to jest kategoria archiwalna o wartości wyższej? 11) Czy wykaz akt to wyrocznia czy wskazówka? 12) Przepisy przejściowe w akcie prawnym wprowadzającym wykaz akt do stosowania – na co zwrócić uwagę i czego unikać? 13) Jak się przygotować do wprowadzenia wykazu akt aby dać pracownikom narzędzie do jego stosowania?
- Porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt – etapy prac porządkowych. Od czego zacząć i dlaczego brakowanie to nie jest dobry pomysł?
UWAGA:
Niniejszy program szkolenia objęty jest prawem autorskim Firmy Jaźwińska-Szkolenia.
Rozpowszechnianie, przetwarzanie lub korzystanie z tego programu bez wiedzy Firmy Jaźwińska-Szkolenia jest zabronione.
W jakim czasie będzie dostęp do wykupionego nagrania szkolenia?
Szkolenie nagrane do wykupienia w sklepie internetowym będzie dostępne przez 24 godz. od daty jego uruchomienia.
Czy mogę przesłać pytania do prelegenta przed szkoleniem?
Tak. Nadsyłanie pytań w tematyce szkolenia jest jak najbardziej pożądane. Pytania uczestników szkolenia zostaną przekazane prelegentowi celem udzielenia odpowiedzi podczas trwającego spotkania na żywo. Pytania nadsyłamy na adres kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Najpóźniej na 1 dzień przed szkoleniem.
Jakie metody płatności są akceptowane?
Płatność przelewem na konto wskazane na fakturze lub płatność za pośrednictwem naszej strony Internetowej – PayU przy rezerwacji szkolenia – faktura z dniem płatności elektronicznej.
Czy istnieje możliwość zwrotu pieniędzy za szkolenie?
Rezerwując szkolenie i dokonując płatności elektronicznej otrzymujecie Państwo fakturę. W przypadku rezygnacji przez uczestnika z udziału w szkoleniu w terminie krótszym niż 7 dni przed planowaną datą szkolenia, środki nie będą zwrócone. Jeżeli rezygnacja będzie w terminie dłuższym niż 7 dni od daty planowanego szkolenia - środki zostaną zwrócone na konto, z którego dokonano płatności za uczestnika. Jeżeli szkolenie się nie odbędzie z przyczyn organizatora – środki zostaną zwrócone uczestnikom na konta z których dokonano płatności.
Jakie są wymagania techniczne do udziału w szkoleniu online?
Do przeprowadzania szkoleń online wykorzystujemy program ClickMeeting. Ponieważ ClickMeeting jest platformą opartą na przeglądarce, wymagane jest korzystanie z najaktualniejszych oficjalnych wersji Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium), Yandex lub Opera.
Wymagania sprzętowe:
- System operacyjny: co najmniej MS Windows 8 (zalecany MS Windows 10 lub 11), Mac OS 10.13 (zalecana najnowsza wersja).
- Procesor 2 GHz dual-core lub lepszy (4-core zalecane).
- Minimum 2 GB RAM (najlepiej 4 GB lub więcej).
- Najaktualniejsza wersja przeglądarki: Chrome, Safari, FireFox, Opera lub Edge.
- Głośniki lub słuchawki.
- Podłączenie do Internetu.
Czy mogę liczyć na pomoc informatyka?
Godzinę przed rozpoczęciem szkolenia oraz przez cały czas trwania szkolenia, zgłoszeni uczestnicy będą mieli dostęp telefoniczny do wskazanego przez Prelegenta informatyka, który - jeśli będzie taka potrzeba - udzieli pomocy odnośnie dostępu do udziału w szkoleniu.
Całość szkolenia online realizowana jest za pomocą platformy ClickMeeting.
Jak mogę złożyć zapotrzebowanie na szkolenie zamknięte?
Firma/Instytucja potrzebująca szkolenia zamkniętego dla swoich pracowników, powinna wysłać zapytanie ofertowe na adres kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Ze wskazaniem tematyki lub zagadnień w jakich oczekuje szkolenia lub warsztatów praktycznych. Wymagane jest określenie lokalizacji miejsca szkoleniowego i podanie ilości uczestników. Nasza firma przygotuje dla Państwa ofertę handlową, przesyłając ją Państwu drogą mailową.
Czy istnieje możliwość konsultacji eksperta/prelegenta w miejscu pracy uczestnika/uczestników?
Tak. W sytuacjach problemowych wymagających analizy dokumentów wewnętrznych organizacji/firmy/jednostki istnieje możliwość przeprowadzenia konsultacji na miejscu. Osoby zainteresowane powinny zgłosić taką potrzebę na adres mailowy kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Wskazując przedmiot i zakres konsultacji. Nasza Firma wyznaczy: czas spotkania, miejsce i koszt.
W jaki sposób uzyskam fakturę za szkolenie?
Faktura zostanie przesłana w dniu szkolenia na adres mailowy wskazany przy rezerwacji szkolenia, płatność do 7 dni po szkoleniu.
