„KSeF w jednostkach pomocy społecznej i NGO – jak przygotować się do obowiązkowego fakturowania elektronicznego od 2026 roku?”
-
Cel szkolenia:
Przygotowanie uczestników do bezpiecznego i skutecznego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego.
Omówienie przepisów, obowiązków, procesów i narzędzi niezbędnych do prawidłowej obsługi faktur w systemie KSeF od 2026 roku. -
Szkolenie dedykujemy:
Szkolenie dedykowane jest w szczególności:
- pracownikom jednostek pomocy społecznej (OPS, PCPR, DPS),
- księgowym i kadrowym w organizacjach pozarządowych,
- pracownikom działów finansowo-księgowych JST i ich jednostek,
- biurom rachunkowym obsługującym NGO i jednostki publiczne,
- osobom odpowiedzialnym za wdrażanie cyfrowego obiegu dokumentów.
-
Nabyte umiejętności:
Uczestnik po szkoleniu będzie potrafił:
- zidentyfikować, kiedy i dla kogo stosowanie KSeF jest obowiązkowe, a kiedy dobrowolne,
- określić uprawnienia w systemie i przypisać je pracownikom jednostki,
- prawidłowo wystawiać i odbierać faktury w KSeF,
- zastosować tryby awaryjne (offline, awaria systemowa, niedostępność),
- rozpoznać ryzyka związane z odliczeniem VAT z faktur w KSeF i poza nim,
przygotować jednostkę do cyfrowego obiegu dokumentów z uwzględnieniem specyfiki sektora publicznego i NGO.
-
Czas trwania szkolenia:
4 godz.
9:00 do 13:00
O prowadzącym:
Małgorzata Jaźwińska – ekonomistka, praktyk z ponad 30-letnim doświadczeniem zawodowym w obszarze finansów publicznych, rachunkowości oraz zarządzania organizacjami. Prowadzi własne biuro rachunkowe, specjalizujące się w obsłudze organizacji pozarządowych, w tym podmiotów ekonomii społecznej. Swoje życie zawodowe konsekwentnie poświęca sprawom społecznym, ze szczególnym naciskiem na obszar finansów, rachunkowości i organizacji pracy.
Od 10 lat z powodzeniem prowadzi firmę szkoleniową, w ramach której podnosi kompetencje pracowników jednostek pomocy społecznej oraz organizacji pozarządowych. Ceniona za umiejętność łączenia teorii z praktyką, a także za zdolność przekazywania skomplikowanych zagadnień finansowych w przystępny i praktyczny sposób.
Współautorka książki poświęconej rachunkowości ośrodków pomocy społecznej, a także autorka licznych publikacji w prasie branżowej. Ukończyła studia magisterskie na kierunku ekonomia na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Rzeszowie oraz studia podyplomowe z zakresu rachunkowości i zarządzania finansami. Posiada certyfikat usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Od lat zapraszana jako ekspert i prelegent na szkoleniach oraz konferencjach w całej Polsce. Jej doświadczenie, wiedza i pasja do pracy na rzecz sektora społecznego sprawiają, że jest wysoko cenionym partnerem do współpracy zarówno dla instytucji publicznych, jak i organizacji trzeciego sektora.
Harmonogram
Moduł I - Wprowadzenie i kontekst reformy
- Nowe realia od 2026 r. – czym jest KSeF?
- Od falstartu do obowiązkowego wdrożenia – historia zmian i aktualne terminy.
- Podstawa prawna – ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT i harmonogram wdrożenia.
- KSeF w JST – od kiedy obowiązuje? (1 lutego, 1 kwietnia, koniec 2026 r.).
- KSeF a cyfryzacja finansów publicznych – wymogi UE i krajowe.
Moduł II - Faktura ustrukturyzowana i jej znaczenie
- Czym jest faktura ustrukturyzowana – definicja, struktura FA(3).
- Różnice między fakturą elektroniczną a ustrukturyzowaną.
- Jak działa KSeF – schemat, nadawanie numeru, weryfikacja.
- Korzyści i zmiany: koniec duplikatów, not korygujących i papieru.
Moduł III - Uprawnienia i dostęp w KSeF
- Kto może korzystać z KSeF – JST, OPS, CUS i ich pracownicy oraz NGO.
- Rodzaje podatników – obowiązkowi i dobrowolni.
- Dwupoziomowy model uprawnień (pierwotne, wtórne).
- Uwierzytelnienie JST – pieczęć, certyfikat, token, ZAW-FA.
- Model uprawnień dedykowany JST – rola NIP-2 i administratora OPS/CUS oraz NGO.
- Praktyczne przykłady: nadawanie uprawnień i ról w systemie.
Moduł IV - NIP JST i rozrachunki wewnętrzne
- Centralizacja VAT w JST – zasady i skutki dla KSeF.
- NIP JST a NIP jednostek organizacyjnych.
- Rozrachunki między jednostkami – noty księgowe zamiast faktur.
Moduł V - KSeF w działalności OPS i CUS oraz NGO
- Czy OPS/CUS wystawia faktury? – usługi społeczne, decyzje, odpłatności.
- DPS, schroniska, NGO – które transakcje wchodzą do KSeF.
- Kiedy OPS/CUS jest podatnikiem VAT – przykładowe przypadki.
- Przekształcenie OPS w CUS – modele i skutki dla KSeF.
Moduł VI - Techniczne aspekty pracy w KSeF
- Tryby pracy systemu: online, offline24, awaryjny.
- Proces wystawiania faktur – krok po kroku (schemat XML → UPO).
- Weryfikacja i odrzucenie faktur – typowe błędy.
- Korekty i poprawianie faktur w KSeF.
- Wyłączenia i odroczenia – przepisy przejściowe do końca 2026 r.
Moduł VII - Dane i dokumentacja w KSeF
- Zakres danych e-faktury – pola obowiązkowe i dodatkowe.
- Dane JST i jednostek (Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, rola 7).
- Warunki płatności, załączniki, walidacja, UPO.
- Numer KSeF i kody QR – znaczenie i stosowanie.
Moduł VIII - Integracja z systemami FK / EZD
- Jak dostosować program finansowo-księgowy do KSeF.
- Tokeny i certyfikaty w systemach FK.
- Import i eksport faktur z KSeF.
- Integracja z EZD i workflow obiegu dokumentów.
- Digitalizacja dowodów księgowych – dobre praktyki.
- Porównanie modeli: pobieranie faktur przez EZD vs FK.
Moduł IX - Zakupy i faktury pracownicze
- Faktura w sklepie po KSeF – potwierdzenie transakcji, kody QR.
- IDWew – identyfikacja pracownika OPS/CUS na fakturze.
- Przykłady faktur zakupowych i rozliczanie wydatków pracowników.
Moduł X - Praktyka księgowa i obieg dokumentów
- Obieg faktury po wpływie z KSeF: import → opis → dekretacja → płatność.
- Elektroniczna akceptacja i workflow.
- Archiwizacja, kontrola i przechowywanie faktur (10 lat).
- Checklisty i procedury wewnętrzne OPS/CUS oraz NGO.
Moduł XI - Najczęstsze błędy i ryzyka
- Błędy organizacyjne – brak ZAW-FA, złe uprawnienia.
- Błędy techniczne – tokeny, certyfikaty, walidacja.
- Błędy przy fakturowaniu – zły NIP, złe daty, brak Podmiot3.
- Jak uniknąć problemów – dobre praktyki i checklisty.
Moduł XII - Podsumowanie i plan wdrożenia
- Checklist: jak przygotować jednostkę do KSeF (krok po kroku).
- Testowanie systemu, szkolenia, procedury awaryjne.
- Plan działań OPS/CUS i harmonogram wdrożenia KSeF.
UWAGA:
Niniejszy program szkolenia objęty jest prawem autorskim Firmy Jaźwińska-Szkolenia.
Rozpowszechnianie, przetwarzanie lub korzystanie z tego programu bez wiedzy Firmy Jaźwińska-Szkolenia jest zabronione.
W jakim czasie będzie dostęp do wykupionego nagrania szkolenia?
Szkolenie nagrane do wykupienia w sklepie internetowym będzie dostępne przez 24 godz. od daty jego uruchomienia.
Czy mogę przesłać pytania do prelegenta przed szkoleniem?
Tak. Nadsyłanie pytań w tematyce szkolenia jest jak najbardziej pożądane. Pytania uczestników szkolenia zostaną przekazane prelegentowi celem udzielenia odpowiedzi podczas trwającego spotkania na żywo. Pytania nadsyłamy na adres kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Najpóźniej na 1 dzień przed szkoleniem.
Jakie metody płatności są akceptowane?
Płatność przelewem na konto wskazane na fakturze lub płatność za pośrednictwem naszej strony Internetowej – PayU przy rezerwacji szkolenia – faktura z dniem płatności elektronicznej.
Czy istnieje możliwość zwrotu pieniędzy za szkolenie?
Rezerwując szkolenie i dokonując płatności elektronicznej otrzymujecie Państwo fakturę. W przypadku rezygnacji przez uczestnika z udziału w szkoleniu w terminie krótszym niż 7 dni przed planowaną datą szkolenia, środki nie będą zwrócone. Jeżeli rezygnacja będzie w terminie dłuższym niż 7 dni od daty planowanego szkolenia - środki zostaną zwrócone na konto, z którego dokonano płatności za uczestnika. Jeżeli szkolenie się nie odbędzie z przyczyn organizatora – środki zostaną zwrócone uczestnikom na konta z których dokonano płatności.
Jakie są wymagania techniczne do udziału w szkoleniu online?
Do przeprowadzania szkoleń online wykorzystujemy program ClickMeeting. Ponieważ ClickMeeting jest platformą opartą na przeglądarce, wymagane jest korzystanie z najaktualniejszych oficjalnych wersji Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge (Chromium), Yandex lub Opera.
Wymagania sprzętowe:
- System operacyjny: co najmniej MS Windows 8 (zalecany MS Windows 10 lub 11), Mac OS 10.13 (zalecana najnowsza wersja).
- Procesor 2 GHz dual-core lub lepszy (4-core zalecane).
- Minimum 2 GB RAM (najlepiej 4 GB lub więcej).
- Najaktualniejsza wersja przeglądarki: Chrome, Safari, FireFox, Opera lub Edge.
- Głośniki lub słuchawki.
- Podłączenie do Internetu.
Czy mogę liczyć na pomoc informatyka?
Godzinę przed rozpoczęciem szkolenia oraz przez cały czas trwania szkolenia, zgłoszeni uczestnicy będą mieli dostęp telefoniczny do wskazanego przez Prelegenta informatyka, który - jeśli będzie taka potrzeba - udzieli pomocy odnośnie dostępu do udziału w szkoleniu.
Całość szkolenia online realizowana jest za pomocą platformy ClickMeeting.
Jak mogę złożyć zapotrzebowanie na szkolenie zamknięte?
Firma/Instytucja potrzebująca szkolenia zamkniętego dla swoich pracowników, powinna wysłać zapytanie ofertowe na adres kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Ze wskazaniem tematyki lub zagadnień w jakich oczekuje szkolenia lub warsztatów praktycznych. Wymagane jest określenie lokalizacji miejsca szkoleniowego i podanie ilości uczestników. Nasza firma przygotuje dla Państwa ofertę handlową, przesyłając ją Państwu drogą mailową.
Czy istnieje możliwość konsultacji eksperta/prelegenta w miejscu pracy uczestnika/uczestników?
Tak. W sytuacjach problemowych wymagających analizy dokumentów wewnętrznych organizacji/firmy/jednostki istnieje możliwość przeprowadzenia konsultacji na miejscu. Osoby zainteresowane powinny zgłosić taką potrzebę na adres mailowy kontakt@jazwinska-szkolenia.pl. Wskazując przedmiot i zakres konsultacji. Nasza Firma wyznaczy: czas spotkania, miejsce i koszt.
W jaki sposób uzyskam fakturę za szkolenie?
Faktura zostanie przesłana w dniu szkolenia na adres mailowy wskazany przy rezerwacji szkolenia, płatność do 7 dni po szkoleniu.
