KSeF w praktyce

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest praktyczne i kompleksowe przygotowanie jednostek sektora finansów publicznych do wdrożenia i stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami oraz odporny na ryzyka organizacyjne i kontrolne.

Szkolenie stanowi niezbędne uzupełnienie szkolenia wprowadzającego do KSeF i koncentruje się na realnym wdrożeniu systemu w jednostce, a nie jedynie na omówieniu przepisów.

W trakcie szkolenia uczestnicy:

• poznają sprawdzone, realne modele wdrożenia KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych, z uwzględnieniem specyfiki JST, OPS i CUS,
• otrzymają komplet gotowych, edytowalnych wzorów dokumentów wdrożeniowych, które mogą zostać bezpośrednio zastosowane w jednostce,
• nauczą się prawidłowo dobrać model dokumentowania i przetwarzania transakcji (elektroniczny, papierowy lub hybrydowy),
• zostaną przygotowani do bezpiecznego zarządzania uprawnieniami w KSeF,
• zdobędą wiedzę pozwalającą na ograniczenie ryzyk organizacyjnych, księgowych i kontrolnych związanych z wdrożeniem KSeF.

Szkolenie odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania jednostek:
„Jak wdrożyć KSeF w praktyce?”, „Jaką dokumentację musimy posiadać?”, „Jak przygotować się do kontroli RIO lub NIK?”

Szkolenie dedykujemy:

Szkolenie skierowane jest do pracowników jednostek sektora finansów publicznych, w szczególności:

• jednostek samorządu terytorialnego,
• ośrodków pomocy społecznej (OPS),
• centrów usług społecznych (CUS),

w tym:

• głównych księgowych i pracowników działów finansowo-księgowych,
• kierowników jednostek i ich zastępców,
• pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów,
• osób wyznaczonych do zespołów wdrożeniowych KSeF,
• administratorów systemów i osób odpowiedzialnych za nadawanie uprawnień.

Nabyte umiejętności:

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy będą potrafili:

• samodzielnie zaplanować i przeprowadzić wdrożenie KSeF w jednostce,
• wdrożyć KSeF zarówno w modelu elektronicznym, jak i przy papierowym obiegu dokumentów,
• prawidłowo udokumentować proces wdrożenia KSeF, zgodnie z wymogami prawa i oczekiwaniami organów kontrolnych,
• przygotować i wdrożyć wewnętrzne procedury i zarządzenia dotyczące KSeF,
• zarządzać uprawnieniami w KSeF w sposób bezpieczny i zgodny z zakresem obowiązków pracowników,
• prawidłowo dokumentować i przetwarzać transakcje objęte KSeF,
• zminimalizować ryzyka błędów, odpowiedzialności i nieprawidłowości wykazywanych podczas kontroli.

Kluczowa wartość szkolenia – GOTOWE WZORY DOKUMENTÓW

Każdy uczestnik otrzyma:

• kompletny pakiet gotowych wzorów dokumentów wdrożeniowych,
• wszystkie dokumenty w wersji edytowalnej, możliwej do bezpośredniego dostosowania i wykorzystania w jednostce,
• szczegółowe omówienie każdego wzoru – co, dlaczego i jak stosować w praktyce.

Plan szkolenia:

Moduł I

Temat 1. KSeF w praktyce JST, OPS i CUS

• odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego,
• KSeF jako element systemu kontroli zarządczej,
• ryzyka organizacyjne i kontrolne związane z wdrożeniem.

Moduł II – Modele wdrożenia KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych

Temat 1. Ewidencja elektroniczna – elektroniczny obieg dokumentów

• organizacja obiegu faktur ustrukturyzowanych,
• integracja z systemami FK,
• archiwizacja i dostęp do dokumentów,
• dokumenty i procedury niezbędne w tym modelu.

Temat 2. Ewidencja tradycyjna – papierowa dokumentacja

• funkcjonowanie KSeF przy papierowym obiegu dokumentów,
• drukowanie i opisywanie faktur z KSeF,
• archiwizacja dokumentów papierowych,
• ryzyka i ograniczenia rozwiązania.

Moduł III – Model dokumentowania i przetwarzania transakcji

Temat 1. Model dokumentowania i przetwarzania transakcji

• identyfikacja transakcji objętych KSeF,
• dobór formy przetwarzania dokumentów,
• model elektroniczny, papierowy i hybrydowy – porównanie, • rekomendacje praktyczne dla JST, OPS i CUS.

Moduł IV – Dokumentacja wdrożeniowa KSeF – wzory i omówienie

Temat 1. Powołanie zespołu ds. wdrożenia KSeF

– wzór zarządzenia (wersja edytowalna)

Temat 2. Wdrożenie KSeF w jednostce

– wzór zarządzenia (wersja edytowalna)

Temat 3. Polityka zarządzania uprawnieniami do KSeF

– wzór instrukcji z podziałem na zakresy uprawnień (wersja edytowalna)

Temat 4. Upoważnienie dla administratora systemu KSeF

– wzór dokumentu (wersja edytowalna)

Temat 5. Rejestr uprawnień do KSeF

– wzór rejestru wraz z zasadami prowadzenia (wersja edytowalna)

Temat 6. Instrukcja obiegu dokumentów księgowych z uwzględnieniem KSeF

– wzór zarządzenia i instrukcji obiegu dokumentów (wersja edytowalna)

Moduł V – Podsumowanie i dobre praktyki

Temat 1. Podsumowanie i dobre praktyki

• checklisty wdrożeniowe,
• przygotowanie do kontroli RIO i NIK,
• sesja pytań i odpowiedzi.