Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, który co do zasady powinien być udzielony zgodnie z planem urlopów. (art.163 K.p.)
Czym jest plan urlopów?
Plan urlopów to wewnętrzny dokument jednostki uwzględniający terminy urlopów wszystkich pracowników jakie przysługują im w danym roku kalendarzowym. Oczywiście jeżeli pracownik posiada jeszcze niewykorzystany urlop z poprzedniego roku będzie musiał go również uwzględnić w takim planie.
Pracownik powinien przekazać informacje dotyczące terminu urlopu, który powinien trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych (art. 162 K.p.)oraz pozostałe dni jakie mu przysługują zgodnie z wymiarem urlopu.
W planie urlopów nie uwzględnia się 4 dni urlopu na żądanie (art. 1672 K.p.)
Oznacza to, że pracownik któremu przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku będzie musiał rozplanować 16 dni, a pracownik którego wymiar urlopu wynosi 26 dni, będzie musiał rozplanować 22 dni.
Ważne jest, aby pracodawca na podstawie pozyskanych informacji o terminach urlopów wypoczynkowych, każdego pracownika z osobna, mógł zadbać o ciągłość pracy w jednostce.
Nie znajdziemy w przepisach prawa pracy informacji dotyczących np. terminu do kiedy należy sporządzić plan urlopów. Najczęściej takie terminy wskazuje pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych. Sporządzenia rocznego planu pracodawca może wyznaczyć na koniec roku poprzedniego lub początek (np. do końca stycznia) roku bieżącego.
Zgodnie z treścią art. 163 §2 K.p. sporządzony plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy – można to zrobić np. przekazując wiadomość e-mail. Z chwilą podania planu urlopów do wiadomości pracowników, staje się on wiążący dla obu stron, zarówno pracownika jak i pracodawcy. W ocenie SN (Uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79, OSN 1980, nr 7-8, poz. 132) nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu.
Nie znajdziemy również określonego przez ustawodawcę druk planu urlopów, toteż pracodawca może go sporządzić w dowolnej, wygodniej dla siebie formie uwzględniając wnioski pracowników.
W praktyce może dojść do sytuacji, że pracownik będzie chciał zmienić wcześniej zaplanowany termin urlopu wypoczynkowego. W takim przypadku przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami np. osobistymi (art. 164 § 1 K.p). Wtedy pracodawca uwzględniając wszystkie okoliczności może przychylić się do wniosku pracownika. Może jednak odmówić.
Kodeks pracy przewiduje sytuacje gdzie pracodawca będzie zobowiązany wyrazić zgodę na zmianę urlopu. Są to sytuacje, kiedy:
- pracownik wnioskuje o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 K.p.),
- pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” – do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 1672 K.p.)
- młodociany pracownik nie nabył prawa do urlopu, to w okresie ferii pracodawca może, na jego wniosek, udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.),
Usprawiedliwione nieobecności wymienione poniżej zobowiązują pracodawcę do udzielenia urlopu w późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem terminie (art.165 K.p.), są to:
- czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Czy tworzenie takich planów zawsze jest konieczne?
Istnieje kodeksowy przepis, że pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia planu urlopów. Zgodnie z art. 163 § 11 K.p. obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, ewentualnie kiedy działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów. W takich przypadkach pracodawca ustala terminy urlopów w porozumieniu z pracownikami, najczęściej na podstawie złożonych wniosków. Jak już wcześniej wspomniałam tworzenie planu urlopów pomaga pracodawcy kontrolować ciągłości pracy w jednostce. Jednakże mogą zajść sytuacje, że na wniosek pracownika, bądź jeżeli zajdą szczególne potrzeby pracodawcy np.:, jeśli nieobecność pracownika spowoduje poważne zakłócenie toku pracy może dojść do sytuacji, że pracodawca będzie zobowiązany dokonać zmian w planie urlopów.
Autor: Wioletta Frach
