W miarę postępu technologicznego i rosnących wymagań w zakresie cyfryzacji, jednostki pomocy społecznej stają przed koniecznością dostosowania swoich polityk rachunkowości oraz procesów księgowych. Ministerstwo Finansów, dostrzegając ten trend, prowadząc prace nad zmianą ustawy o rachunkowości w ramach projektu „Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji”. Wprowadzenie e-dowodów księgowych oraz obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest kluczowym krokiem w kierunku nowoczesnej e-księgowości. Koniec roku to idealny moment na dokonanie niezbędnych zmian i przygotowanie się na nadchodzące wyzwania w roku 2025 i latach następnych.
Kluczowe działania dostosowawcze
- Przegląd i aktualizacja polityki rachunkowości
- Jednostki pomocy społecznej powinny przeanalizować swoje dotychczasowe procedury rachunkowe, aby zapewnić ich zgodność z nowymi przepisami, zwłaszcza w kontekście digitalizacji, które już funkcjonują w środowisku księgowym. Kluczowe jest ustalenie zasad przechowywania i archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej oraz określenie metod weryfikacji e-dowodów księgowych.
- Warto również zadbać o wdrożenie procedur umożliwiających płynną integrację z systemem KSeF, co zapewni automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych.
- Szkolenie personelu w zakresie e-księgowości
- Przejście na cyfrowe procesy księgowe wymaga zainwestowania w rozwój kompetencji pracowników. Szkolenia dotyczące korzystania z KSeF, e-dowodów księgowych oraz procedur przechowywania dokumentów w chmurze mogą znacząco podnieść efektywność pracy.
- Warto również wdrożyć systemy monitoringu, które pozwolą na ocenę wydajności i zgodności z procedurami.
- Modernizacja infrastruktury IT
- Jednostki pomocy społecznej, które chcą w pełni wykorzystać możliwości e-księgowości, muszą zapewnić sobie nowoczesną i bezpieczną infrastrukturę IT. Obejmuje to zarówno oprogramowanie do księgowości elektronicznej, jak i odpowiednio zabezpieczone systemy przechowywania danych.
- W przypadku wrażliwych danych klientów, takich jak dane osób korzystających z pomocy społecznej, zawarte są na listach wypłat świadczeń ważnym staje się stosowanie zaawansowanych zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem.
- Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)
- Obowiązkowe korzystanie z KSeF, które ma wejść w życie w najbliższych latach tj. od 1 lutego 2026r., wymaga dostosowania zarówno oprogramowania księgowego, jak i polityki obiegu dokumentów. Konieczna będzie analiza możliwości automatyzacji procesu wystawiania i przesyłania faktur, co skróci czas pracy i zminimalizuje ryzyko błędów.
- Przygotowanie do obsługi faktur w KSeF powinno obejmować także testowanie procedur oraz opracowanie scenariuszy awaryjnych na wypadek problemów technicznych.
- Dostosowanie polityki archiwizacji danych
- W dobie cyfryzacji warto zaktualizować politykę archiwizacji danych, aby spełniała ona nowe wymagania prawne, w tym przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Zastąpienie papierowej dokumentacji elektroniczną pozwoli na ograniczenie kosztów i ułatwi zarządzanie dokumentami.
- Należy także uwzględnić przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), które nakładają obowiązek szczególnej ochrony informacji przechowywanych w systemach cyfrowych.
Dlaczego koniec roku to dobry czas na zmiany?
Koniec roku jest naturalnym momentem na przeprowadzanie zmian w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym jednostkach pomocy społecznej. Jest to czas, gdy dokonuje się bilansów i podsumowań, co pozwala na ocenę skuteczności bieżących rozwiązań i przygotowanie się do nadchodzących wyzwań. Dzięki odpowiednim dostosowaniom, organizacje mogą zyskać na efektywności i poprawić jakość obsługi, jednocześnie zwiększając swoją zgodność z dynamicznie zmieniającym się prawem.
Podsumowanie
Dostosowanie polityki rachunkowości i e-księgowości w jednostkach pomocy społecznej to konieczność wynikająca zarówno z wymagań technologicznych, jak i nowych regulacji prawnych. Projekt „Reforma systemu rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem digitalizacji”, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, jasno wskazuje kierunek, w jakim podąża sektor finansów publicznych. Wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości oraz wdrożenie e-dowodów i KseF może początkowo wymagać nakładów pracy i zasobów, jednak w dłuższej perspektywie przyniesie liczne korzyści, w tym automatyzację procesów i zwiększenie transparentności działań.
Zastosowanie powyższych rekomendacji pozwoli jednostkom pomocy społecznej na dostosowanie się do nowoczesnych wymogów i sprawniejsze funkcjonowanie w świecie cyfryzacji.
Autor: Małgorzata Jaźwińska
