
Czytelnicy dziś zajmiemy się sprawami związanymi z dodatkiem specjalnym. W swojej pracy wielokrotnie spotkałam się z wątpliwościami związanymi właśnie z tym składnikiem wynagrodzenia, w związku z tym postanowiłam w dzisiejszym artykule bliżej dodatkowi specjalnemu się przyjrzeć.
Dodatek specjalny – co to za składnik wynagrodzenia pracownika samorządowego
Dodatek specjalny jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia, ma charakter obligatoryjny tylko w przypadku burmistrza/wójta/prezydenta. Pracownicy samorządowi mogą otrzymać dodatek specjalny w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych oraz w przypadku powierzenia dodatkowych zadań nie znajdujących się w zakresie czynności danego pracownika. Wszystkie kwestie związane z przyznawaniem dodatku winny być zawarte i określone w wewnątrzzakładowych regulaminach – w tym przypadku w regulaminie wynagradzania.
Kiedy, z jakiego powodu, na jaki okres ?
Podstawowym pytaniem jakie powinniśmy sobie postawić to kiedy możemy wystąpić o dodatek specjalny dla pracownika, ile taki dodatek może wynieść i na jaki okres możemy go przyznać. Dodatek specjalny co do zasady powinien być przyznawany na wniosek bezpośredniego przełożonego lub za pośrednictwem pisma przyznającego taki dodatek dla konkretnej osoby. We wniosku/piśmie zawsze powinno być jasno określone za jakie konkretnie czynności pracownikowi przyznaje się dodatek specjalny. Unikajmy ogólnikowych pojęć tj. „za zwiększony zakres obowiązków”, „ za dodatkowe czynności”. Powinniśmy jasno wskazać na czym polegał zwiększony zakres obowiązków lub czego konkretnie dotyczyły dodatkowe zadania zlecone do wykonania konkretnemu pracownikowi. Równie ważną kwestią jest okres na jaki dodatek zostaje przyznany, gdyż zasadniczo nie może on być przyznany pracownikowi na „stałe”. Czy jednak przyznając dodatek specjalny musimy wskazywać konkretną datę graniczną jego obowiązywania? Otóż nie zawsze, możemy go przyznać na konkretnie wskazany okres (czyli od….do….), ale również na czas trwania danej okoliczności, która uprawnia pracownika do otrzymania takiego składnika wynagrodzenia (np. pełnienie obowiązków koordynatora na czas trwania zadania, pełnienie zastępstwa na czas nieobecności itp.). Jeśli chodzi o kwestie wysokości takiego dodatku, wszystko zależy jakie zapisy znajdą się w naszych wewnątrzzakładowych regulaminach.
Najczęstsze błędy
Najwięcej problemów przy przyznawaniu dodatków specjalnych sprawia nam z pewnością uwzględniania tego dodatku w podstawie naliczenia nagród jubileuszowych, odpraw emerytalno – rentowych, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop czy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Zaznajamiając się z wieloma orzecznictwami i interpretacjami w zakresie przyznawania dodatku specjalnego do najczęściej pojawiających się błędów w tym zakresie zaliczyć możemy:
- Uwzględnianie w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz odprawy emerytalnej i rentowej, dodatku specjalnego, który nie przysługiwał w miesiącu nabycia prawa do tych świadczeń;
- Nieuwzględnienie w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dodatku specjalnego wypłaconego periodycznie;
- Traktowanie dodatku specjalnego jak stałego składnika wynagrodzenia;
- Nieuzasadnienie powodu przyznania dodatku specjalnego, bądź przyznanie go za czynność, która należy do podstawowych obowiązków pracownika;
- Przyznanie dodatku specjalnego na czas nieokreślony (bez wskazania czasookresu w jakim ten dodatek przestaje obowiązywać).
Podsumowanie
Pamiętajmy, że wszelkie kwestie związane z przyznawaniem dodatków specjalnych winniśmy zawrzeć w naszych wewnątrzzakładowych przepisach. Pamiętajmy również o tym, że dodatek ten może być przyznawany procentowo albo kwotowo. Ograniczenia ustawowe co do wysokości dodatku specjalnego dotyczą tylko wójta/burmistrza/prezydenta. Co ważne nie traktujmy dodatku specjalnego jak „podwyżki” dla pracownika. Jeśli istnieją przesłanki mówiące o tym, że dany pracownik będzie realizował dodatkowe zadania przez długi okres czasu, zwiększmy mu zakres obowiązków i podwyższmy mu z tego tytułu wynagrodzenie zasadnicze. Będzie to bezpieczniejsze dla pracodawcy i pracownika. Pracodawca nie narazi się na ewentualne zarzuty co do zbyt długiego okresu przyznawania dodatku specjalnego jednemu pracownikowi. Pracownik będzie wiedział, że za dodatkowe czynności będzie otrzymywał co miesiąc stałe wynagrodzenie, a nie dodatek, który w każdej chwili można mu odebrać.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy.
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych
Autor: Magdalena Łapaj